Warum Sie keine E-Mail-Anhänge mehr versenden sollten

E-Mail-Anhänge: Sind sie sicher? Wussten Sie, dass die Anzahl der Datenpannen durch E-Mails und Anhänge letztes Jahr um 46% gestiegen ist? Dies sollte besorgniserregend sein, da E-Mails weltweit die beliebtesten Kommunikationsmethoden für Unternehmen sind: Mehr als 2 Millionen E-Mails werden in jeder Sekunde versendet. Wir teilen Bilder, Verträge, Präsentationen und andere Dokumente jeden Tag. Die meisten werden per E-Mail weitergeleitet, unabhängig davon, ob sie vertraulich sind oder nicht.

Vor kurzem haben wir eine Untersuchung über die Risiken beim Teilen mit E-Mail-Anhängen durchgeführt und das Ergebnis war (nicht überraschend) besorgniserregend. Mehr als 1/3 der Befragten gaben zu, schon einmal eine E-Mail an die falsche Person gesendet zu haben. Eine andere Studie zeigt, dass mehr als 50% der Datenpannen auf menschliches Versagen zurückzuführen sind, wie z. B. das Versenden einer E-Mail an die falsche Adresse.

Das Problem ist, dass nach dem Versenden einer E-Mail ist diese weg. Sie haben keine Kontrolle mehr über die angehängten Dateien und Sie wissen nicht einmal, ob diese vom Empfänger geöffnet wurden.

Abgesehen von menschlichen Fehlern und Vorfällen gibt es leider zahlreiche weitere Möglichkeiten, wie Ihre Firmendaten offengelegt werden können. E-Mail-Konten sind leichte Beute für Hacker. Auf dem Schwarzmarkt sind viele Services für das Hacken von E-Mail-Konten verfügbar. Aus einem Bericht geht hervor, dass ein persönliches E-Mail-Konto für $129, ein Firmenkonto für $500 aufgebrochen wird. Sobald ein E-Mail-Konto gehackt ist, werden alle E-Mail-Anhänge im Postfach kompromittiert.

Die gute Nachricht ist, dass Angriffe und versehentliche Datenpannen zu vermeiden sind, wenn Sie sensible Dateien nicht mehr in E-Mails anhängen. Links zum Teilen bieten viel mehr Möglichkeit für Kontrolle über gesendete Dateien. Nehmen wir an, dass Sie gerade eine Präsentation zur Verkaufsstrategie bearbeitet haben und diese mit einem Kollegen teilen möchten. Sie laden die Datei in die Cloud hoch und erstellen einen passwortgeschützten Link zum Teilen. Sie versenden den Link per E-Mail und das Passwort dazu per Chat oder SMS, doch Sie merken, dass die E-Mail an eine falsche Person außerhalb Ihrer Firma gesendet wurde.

Hätten Sie eine E-Mail mit Anhang versendet, wäre die Situation nicht mehr zu retten. Da Sie aber das Passwort durch einen anderen Kanal versendet haben, ist die Wahrscheinlichkeit gering, dass man den Fehler zweimal begeht. Hätten Sie auch das Passwort an die falsche Person gesendet, könnten Sie den Link immer noch sperren. Damit wird das geteilte Dokument sofort unzugänglich für den Empfänger.

Dateien per Link statt E-Mail-Anhang zu versenden ist nicht nur sicherer, sondern es kann auch die Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen fördern. Welche weiteren Vorteile haben Links zum Teilen im Gegensatz zu Anhängen? Erfahren Sie mehr in der nachstehenden Infographik:

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