Business mit Cloudsicherheit schaffen

Die Risiken von Dropbox

Im Frühjahr 2015 gründete eine Gruppe erfahrener IP-Rechtsanwälte, inklusive Gregory Gulliver, die Apogee Law Group. Die Kanzlei hilft Klienten, unter ihnen Mitglieder der Fortune 100, mitt Rechtsfragen zu geistigem Eigentum, wie z.B. Patenten, Schutzmarken, Urheberrechten, Verträgen und Lizenzen.

Die Apogee Law Group wollte, dass alle ihre Anwälte sofortigen, sicheren und problemlosen Zugriff auf Dokumente haben, von überall aus. Daher entschieden sie sich, in die Cloud zu wechseln, um interne IT-Kosten einzudämmen, Hardware-Kosten zu reduzieren und die Produktivität zu steigern. Gregory wollte direkt mit Dropbox arbeiten, aber Diskussionen mit den Apogee-Partnern warfen das Problem auf, dass einige aktuelle und potentielle Klienten Bedenken bezüglich Dropbox hatten. Hausinterne rechtliche Berater verhöhnten diesen Anbieter nahezu, da sie ihn als unsicher und nur für den Heimgebrauch geeignet erachteten.

Gregory hatte bereits Erfahrungen mit dem Kopfzerbrechen und den Kosten, die sichere Lösungen mit sich bringen, und hatte nicht vor, sich wieder darauf einzulassen. Er wünschte sich einen Anbieter, der die Vorzüge von Dropbox bot, aber die Klienten nicht verjagte.

Produktivitätsengpässe

In ihren früheren Kanzleien hatten die Apogee-Gründer die Erfahrung gemacht, dass interne Dateiserver, weiterhin ein Eckpfeiler für viele Rechtskanzleien, die Arbeit der Anwälte verlangsamten. Da ein Server sich an einem Standort befindet, aber das Unternehmen 3 Büroräume über 2 Staaten verteilt besaß, könnte der Zugriff auf Dokumente schwierig sein.

Bandbreitenbegrenzungen würden die Anwälte zu Stoßzeiten plagen. VPN-Verbindungen, die für die Sicherheit notwendig sind, würden den Zugriff von Handys oder Tablets aus erschweren. Da Anwälte zwischen den Zweigstellen hin- und herreisen und sich mit Klienten treffen, würden diese Einschränkungen ihnen regelmäßig Probleme bereiten.

Außerdem war die Aufrechterhaltung dieser Infrastruktur sehr kostspielig. Gregorys frühere Kanzlei hatte zwei Vollzeit-IT-Administratoren angestellt, um sicherzustellen, dass der Server zu allen Zeiten einsatzbereit und sicher war und um die Software, die auf den Computern aller Anwälte benötigt wurde, zu betreuen. Da die Kanzlei spezielle Software installieren musste, mussten passende Hardware und Sicherheit bereitgestellt und unterstützt werden.

Als früherer Computeringenieur wusste Gregory, dass ein Verlegen des Speicherplatzes in die Cloud all diese Probleme im Handumdrehen lösen würde. Die neue Kanzlei nutzte bereits Cloudspeicherdienste für Praxisverwaltung und Abrechnungen.

"Angemessener Schutz" ist nicht gleich garantierter Schutz

Apogee sind ihrer Sorgfaltspflicht nachgekommen – sie wussten, dass professionelles Verhalten gemäß den Richtlinien der Anwaltskammer nur "angemessenen Schutz" verlangt, wenn es um das Speichern vertraulicher Klientendateien in der Cloud geht. Aber "angemessener Schutz" kann trotzdem zum Verlust von Klienten führen, wenn eine Datenschutzverletzung auftritt. Apogee wünschten sich erstklassige Sicherheit.

Bei seiner Suche nach Cloudanbietern nahm Gregory Microsoft OneDrive und Dropbox unter die Lupe. OneDrive war extrem kompliziert, aber Dropbox schien das einzig Wahre zu sein. Dropbox folgte den Regeln des professionellem Verhaltens, war einfach zu verwenden und kostete den Bruchteil eines internen Dateiservers.

Gregory war schon bereit Dropbox einzuführen, als er während eines Meetings der Partner auf ein unerwartetes Problem stieß. Ein wichtiger Kunde eines Partners hatte gesagt "er würde Dropbox nicht verwenden". Nach weiterer Recherche fand Gregory heraus, dass einige hausinterne Anwälte negative Auffassungen über Dropbox hatten.
Als ein´Mitarbeiter einer anderen Kanzlei vorschlug Dropbox zu verwenden, rissen die hausinternen Berater den Typen in Stücke," erzählt Gregory. "Sie sagten, dass man heutzutage nicht vorsichtig genug sein kann, wenn es um die Handhabung von Patenten oder Schutzmarkendokumenten geht. Ihrer Meinung nach war Dropbox nur für den Endverbraucher zu Hause und nicht für unsere Zwecke geeignet."

Die Apogee-Partner sahen direkt eine Geschäftsmöglichkeit. Wenn andere Kanzleien Dropbox oder andere, ähnlich wahrgenommene, gängige Cloudspeicherdienste verwendeten, würde dies die Alarmglocken läuten lassen, besonders bei Großkunden. Sicher, Dropbox mag dem Standard der Anwaltskammer entsprechen. "Die Klienten über die Sicherheit des Kanzleisystems aufzuklären, gehört nicht unbedingt zu dem, was Sie während eines Business-Pitchs tun möchten," meint Gregory. "Der Klient disqualifiziert Sie möglicherweise vom Angebotsverfahren, bevor Sie die Chance haben, sich zu erklären."

Sicherheit, die nicht im Weg steht

"Tresorit war reaktionsschnell und schnell zu synchronisieren. Die Einrichtung war sehr einfach und uns sind seitdem keine Verbindungsengpässe mehr widerfahren. Die alltägliche Arbeit und Zusammenarbeit zwischen den Zweigstellen hat sich beschleunigt." Tresorit Business bietet ein ganzes TB pro Nutzer, so dass mit mehreren Nutzern Dokumente für hunderte von Anliegen ganz einfach in deren Konto untergebracht werden können.

Beim Reisen zwischen den Zweigstellen oder zu Klienten bieten Tresorits mobile Apps leichten und sicheren Zugriff auf Dokumente. Die Anwälte müssen nicht länger ein kompliziertes Mobile VPN einrichten. Sie können nun endlich ganz einfach und ohne Umschweife ihr Handy oder Tablet hervorholen, wenn Sie sich mit Klienten treffen. Dank client-seitiger Verschlüsselung müssen sich die Anwälte nicht länger darum sorgen, dass jemand ihre Verbindung ausfindig machen könnte, falls auf ein Dokument z.B. in einem Hotel oder an einem Flughafen zugegriffen werden muss.

Und Gregory muss sich auch kein Kopfzerbrechen mehr um den Verlust von Geräten mit vertraulichen Daten machen. Nutzer können verlorengegangene Mobilgeräte jederzeit aus Tresorit entfernen.

Apogee hat zusätzlich einen internen Server eingerichtet, um ein Backup für die Tresore zu erstellen. Dieser Server ist jedoch nur ein Backup fürs Backup. Er legt den Anwälten keine Steine mehr in den Weg. Und falls jemals ein Desaster eintreten und die Arbeitsabläufe in ihrem Büro stören sollte, können die Anwälte schnell über einen beliebigen Computer auf all ihre Dateien zugreifen.

Sicherheit ist gut fürs Geschäft

Überzeugt von der einfachen Nutzung und erkennbaren Sicherheit des Dienstes hat Gregory sich dazu entschieden, Tresorit Vollzeit zu verwenden. "Wenn ich schon einmal Geld für eine Business-Lösung ausgebe, dann gebe ich es lieber an ein Unternehmen, über das nicht gespottet wird, wenn ich zugebe, dass ich es verwende. Ich bin überzeugt davon, dass dieses Zero-Knowledge-System unseren Ansprüchen gerecht wird." Der Wechsel zu Tresorit spart außerdem die Kosten für IT-Personal.

Da der Service Anwendungen für alle gängigen Plattformen bietet, kann die Kanzlei es ihren Anwälten gestatten, ihre eigenen Geräte mitzubringen, was tausende Dollars an Hardware-Kosten einspart. Von noch größerer Wichtigkeit ist jedoch, dass Gregory in Tresorit einen Wettbewerbsvorteil für das nächste Kapitel seiner Kanzlei sieht – Wachstum.

"Wir sind stets darum bemüht, neue Klienten zu gewinnen, und die Nutzung von Tresorit bietet uns eine solide Antwort auf die Frage, wie wir Daten handhaben," sagt Gregory.

"Wenn Sie ein Gebot für die Bereitstellung von Rechtsdienstleistungen für ein Fortune-100-Unternehmen abgeben, wird von Ihnen erwartet, dass Sie erklären, welche Datenschutzsicherheitsmaßnahmen Sie ergreifen. Wir sind der Überzeugung, dass wir einen Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Unternehmen haben, die Cloudanbieter wie Dropbox Business verwenden, denen es an Zero-Knowledge-Sicherheit fehlt."

Sie möchten mehr über sichere Zusammenarbeit in der Cloud erfahren? Sehen Sie sich die folgenden Ressourcen an:

• 10 Gründe, warum Rechtsprofis von traditionellen Dateiservern zu Tresorit wechseln sollten
• Expertentipps zum Schutz Ihrer Daten und der Ihrer Klienten und zum Vermeiden von Datenschutzverletzungen