Microsoft verlagert den externen Zugriff auf freigegebene Inhalte in SharePoint und OneDrive schrittweise von der Authentifizierung über den One-Time Passcode (SPO OTP) in SharePoint Online hin zu Microsoft Entra B2B. Dieser Übergang verändert die Art und Weise, wie externe Empfänger identifiziert und verwaltet werden, wenn sie auf freigegebene Dateien zugreifen sollen.

Im bisherigen Modell konnten Personen außerhalb der Organisation einen freigegebenen Link öffnen und ihre Identität mithilfe eines temporären Einmalcodes bestätigen. Mit Microsoft Entra B2B werden externe Mitarbeitende und Geschäftspartner stattdessen als Gastkonten im Microsoft-Entra-Verzeichnis der Organisation angelegt.

Für die Person, die eine Datei freigibt, sieht der Prozess zunächst ähnlich aus. Mitarbeitende wählen weiterhin eine Datei in SharePoint oder OneDrive aus. Anschließend teilen sie diese mit einer externen Person und versenden einen Link. Je nach Entra-Konfiguration der Organisation müssen externe Empfänger jedoch zusätzliche Schritte durchlaufen, etwa eine Einladung annehmen, ihre Identität bestätigen oder Zugriffsrichtlinien erfüllen, bevor sie die freigegebenen Dateien öffnen können. Die wesentlichere Änderung findet im Hintergrund statt: Der Zugriff ist nun an ein Gastkonto gebunden, das von der Organisation verwaltet werden muss.

Wo zusätzlicher Aufwand und Reibung entstehen können

Die praktischen Auswirkungen werden deutlicher, wenn bestehende Freigaben und externe Empfänger mit dem neuen Modell abgeglichen werden müssen.

Laut Microsoft müssen bereits freigegebene Inhalte nicht zwingend erneut geteilt werden. Für externe Empfänger muss jedoch ein Entra-Gastkonto angelegt werden, um ihren Zugriff weiterhin aufrechterhalten zu können. In einigen Fällen funktionieren zuvor freigegebene Links nach der Umstellung möglicherweise nicht mehr, sodass entweder die Empfänger oder die Organisation Maßnahmen ergreifen müssen, um den Zugriff wiederherzustellen.

Ein Beispiel: Eine Mitarbeiterin hat vor einigen Monaten einen Ordner mit einer externen Rechtsberaterin geteilt. Wenn diese Beraterin nicht über die erforderliche Gastidentität im neuen Modell verfügt, reicht der bisherige Link möglicherweise nicht mehr aus. Dann muss gegebenenfalls ein Gastkonto erstellt oder der Inhalt erneut freigegeben werden, damit der Zugriff wieder funktioniert.

Auch für IT-Teams gibt es eine weniger sichtbare Veränderung. Durch die Einbindung externer Personen in das Entra-B2B-Modell entstehen Gastkonten, die verwaltet werden müssen. Für Unternehmen, die mit Hunderten oder Tausenden von Kunden, Lieferanten, Partnern, Auftragnehmern und Beratern zusammenarbeiten, kann sich die Anzahl dieser Konten schnell summieren.

Die IT-Abteilung muss möglicherweise nachverfolgen, wer diese Gäste sind, auf welche Inhalte sie zugreifen können, ob sie den Zugriff noch benötigen und wann dieser wieder entzogen werden sollte. Ein einzelnes Gastkonto verursacht kaum Aufwand. Die Verwaltung von Tausenden von Gastkonten hingegen ist eine ganz andere Herausforderung.

Externe Freigabe ist nicht immer gleich Zusammenarbeit

Hier wird der Unterschied zwischen interner und externer Zusammenarbeit besonders deutlich.

Für Mitarbeitende ist identitätsbasierter Zugriff sinnvoll. Sie verfügen bereits über ein Konto, eine definierte Rolle, einen Onboarding-Prozess und einen langfristigen Platz innerhalb der Unternehmenssysteme.

Externe Nutzer unterscheiden sich davon erheblich. Ein Kunde benötigt vielleicht Zugang zu einem vertraulichen Vertrag. Ein Lieferant muss Preisunterlagen bereitstellen. Ein Anwalt benötigt Zugriff auf einige wenige Dokumente für einen bestimmten Fall. Ein Berater braucht Informationen für einige Wochen. Ein Projektpartner benötigt möglicherweise sechs Monate lang Zugang zu einem gemeinsamen Arbeitsbereich.

All diese Szenarien betreffen externe Personen, stellen aber sehr unterschiedliche Anforderungen.

Für langfristige Projektteams kann die Einrichtung von Gastkonten und die laufende Verwaltung der Zugriffsrechte durchaus sinnvoll sein. Alle Beteiligten benötigen regelmäßig Zugriff, die Zusammenarbeit ist etabliert, und ein strukturierter Verwaltungsansatz bietet klare Vorteile.

Anders sieht es aus, wenn jemand lediglich ein sensibles Dokument erhalten soll. In solchen Fällen ist das Ziel meist einfach: Sicherstellen, dass die richtige Person die Datei erhält, die Informationen geschützt bleiben und der Zugriff möglichst unkompliziert erfolgt, ohne unnötigen Verwaltungsaufwand zu verursachen.

Wie Tresorit externe Zusammenarbeit erleichtert

Genau hier kann ein anderer Ansatz sinnvoll sein.

Tresorit wurde speziell für die sichere Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg entwickelt. Unternehmen können sensible Informationen mit externen Personen teilen, ohne dass dafür ein Konto erstellt werden muss und ohne jeden Empfänger in die eigene Identitätsverwaltung integrieren zu müssen.

So kann beispielsweise ein Mitarbeitender einen vertraulichen Vertrag über einen geschützten Link mit einem Anwalt teilen. Je nach Anwendungsfall kann das Unternehmen zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen aktivieren, etwa die Verifizierung per E-Mail, einen Passwortschutz, Download-Beschränkungen, Wasserzeichen, Ablaufdaten oder die Nachverfolgung von Aktivitäten über Audit-Logs.

Dasselbe gilt für den sicheren Empfang von Dateien. Unternehmen können Kunden oder Lieferanten eine sichere Dateianfrage senden und sie bitten, Dokumente über einen geschützten Kanal bereitzustellen. Auch hier lassen sich Funktionen wie E-Mail-Verifizierung oder Linkablaufzeiten einsetzen.

Wenn die Zusammenarbeit umfangreicher wird, bietet Tresorit Engage Ende-zu-Ende-verschlüsselte Datenräume für die kontinuierliche Zusammenarbeit mit Kunden und externen Partnern. Anstatt einzelne Dateien auszutauschen, können Teams in einer dedizierten, sicheren Umgebung zusammenarbeiten.

Dadurch erhalten Unternehmen verschiedene Optionen für unterschiedliche Anforderungen. Ein einmaliger Dokumentenaustausch muss nicht zwangsläufig zu einer Verwaltung von Gastkonten führen, während langfristige Geschäftsbeziehungen dennoch die erforderliche Struktur und Kontrolle erhalten.

Wann Tresorit eine gute Ergänzung zu Microsoft ist

Tresorit ist besonders für Unternehmen geeignet, die Microsoft für die interne Zusammenarbeit nutzen, sensible Dateien mit externen Personen aber sicher und ohne dauerhafte Gastkonten austauschen möchten. Tresorit eignet sich insbesondere, wenn:

• viele oder häufig wechselnde externe Personen Dateien erhalten oder bereitstellen,

• sensible oder vertrauliche Informationen zusätzliche Zugriffskontrollen erfordern,

• Gastkonten und deren laufende Verwaltung unnötigen administrativen Aufwand verursachen.

Geschützte Links, sichere Dateianfragen und verschlüsselte Datenräume unterstützen diese externen Sharing- und Collaboration-Szenarien.

Wann Microsoft Entra B2B die passendere Lösung sein kann

Für langfristige Projektteams mit dauerhaftem Zugriff, deren externe Mitglieder ohnehin als Gastkonten in Microsoft Entra verwaltet werden, kann Entra B2B die passendere Lösung sein.