Das Projekt auf einen Blick
4 New Square benötigte eine sichere Cloud-Lösung für die Zusammenarbeit, die hochsensible juristische Daten schützt und gleichzeitig strenge Compliance- und Vertraulichkeitsanforderungen erfüllt. Mit Tresorit konnte die Kanzlei Dateien sicher speichern und teilen, das Risiko von Datenlecks reduzieren und Mandanten das höchste Maß an Datensicherheit garantieren.
Die Herausforderung
Wie viele andere Branchen hat IT die Art und Weise revolutioniert, in der Anwaltskanzleien arbeiten. Juristen sind auf ein sich stets erweiterndes Angebot an Online-Systemen angewiesen, um diverse Arbeitsgänge zu übernehmen: von der Kommunikation mit Klienten bis hin zum Einreichen von Dokumenten für Gerichtsverfahren.
Dies hat jedoch Sicherheitsrisiken mit sich gebracht, im besonderen da Anwälte dazu tendieren, sich auf ihre zentrale Rolle – die Ausübung ihrer juristischen Tätigkeit – zu konzentrieren, manchmal auf Kosten des Erlernens und Anwendens von vorbildlichen Datensicherheitspraktiken. Daher ist es verständlich, dass IT-Leiter Sicherheitsbedenken haben, wenn es um den Wechsel in die Cloud geht.
„Anwälte schenken Cloudanbietern oft zu viel Vertrauen, ohne dabei zu wissen, worum es sich bei dem jeweiligen Cloudspeicher handelt, wo und in welchem Zustand ihre Daten gespeichert werden," erklärt Ian Wheeler, IT-Manager bei 4 New Square, einer führenden, gewerblichen Gruppe von Anwaltskanzleien, die sich in London befindet.
Der Rechtsbereich muss jedoch abgesichert sein, da Anwälte mit extrem vertraulichen Informationen in oftmals hochrangigen Verfahren umgehen. Und auch wenn die Anwälte als individuelle Experten agieren, kann die gesamte Anwaltskammer davon betroffen sein, wenn eine einzelne Datenschutzverletzung stattfindet, die sich auf einen einzelnen Anwalt in einem einzelnen Fall bezieht - laut Ian.
Die unbeabsichtigte Veröffentlichung von vertraulichen Daten kann nicht nur finanzielle Folgen durch das ICO mit sich bringen, sondern auch eine ernsthafte Rufschädigung verursachen. Außerdem gibt es eine Reihe von Verordnungen, wie die Richtlinien der DSGVO, des ICO und der Anwaltskammer, denen Anwälte nachkommen müssen, wenn sie Daten verwalten und speichern. Und letztlich wollen nicht nur die Mitglieder der Kammer selbst, sondern auch deren Klienten die Gewissheit haben, dass ihre Daten auf korrekte Weise gehandhabt werden.
Die Lösung
Aus diesem Grund begannen 4 New Square damit, alle Daten und von ihren MItarbeitern verwendete Cloudprogramme, wie z.B. Dropbox, pCloud und OneDrive, aufeinander abzustimmen und zusammenzulegen. Das Problem, das sich ihnen stellte, war, dass die Sicherheit rund um diese Produkte nicht immer unbedingt bekannt war. Daher entschieden sie sich dafür, sich auf dem Markt auf der Suche nach einer sicheren Lösung umzuschauen und nahmen Gespräche mit verschiedenen Anbietern auf.
„Tresorit bot die vollständigste Lösung an, die alle Aspekte von Datensicherheit und Konformität mit den Datenschutzauflagen abdeckte. Durch das Zusammenlegen all unserer Daten in Tresorit wissen wir ganz genau, womit wir es zu tun haben, im Gegensatz zu anderen Plattformen, bei denen wir nicht wussten, wo die Daten sich befanden und wie sie gespeichert und übertragen wurden", erklärt Wheeler.
Die Umsetzung
„Das wichtigste Feature von Tresorit ist die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Das ist etwas, was Ihnen in anderen Produkten nicht begegnen wird. Und trotz Tresorits hohem Sicherheitsgrad ist das Produkt dennoch sehr leicht anwendbar. Aus der Sicht des Endverbrauchers könnte das Synchronisieren und Teilen von Ordnern nicht einfacher sein." Ian fügt außerdem hinzu, dass die Einführung von Tresorit hervorragend verlief und inzwischen 90% der Mitarbeiter von 4 New Square Tresorit täglich nutzen.
„Funktionen, wie die Möglichkeit, auf Dokumente von Mobilgeräten aus zugreifen zu können, sind fantastisch. Anwälte können Informationen auf sichere Weise von unterwegs aus teilen. Tresorit schafft uns ein sicheres Umfeld für das Speichern von fallspezifischen Informationen und ermöglicht es den Anwälten zu kontrollieren, wer Zugriff auf die Daten hat und für wie lange. Tresorit-Nutzer können Downloadbeschränkungen und Passwörter als zusätzliche Sicherheitsmaßnahme festlegen und bei Bedarf den Zugriff auf Daten entziehen."
Die Ergebnisse
„Die automatische Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist bei weitem das Beste an Tresorit. Das Unternehmen war außerdem sehr proaktiv im Umgang mit unserem Feedback. Tresorit entwickelt sich stets weiter und passt sich Marktanforderungen an. Für uns war es die perfekte Lösung", schließt Ian.