Wie automatisiert man die Verarbeitung hochsensibler Dokumente?
UNI FORCE hat Tresorit über eine S3-kompatible Schnittstelle an die eigenen Systeme angebunden. Das Beratungsunternehmen verarbeitet hochsensible Steuer-, Rechts-, Finanz- und Gesundheitsdokumente für Ärztinnen, Ärzte und Kliniken.
„Unsere Priorität war es, die Prozessqualität zu verbessern und die Automatisierung voranzutreiben. Die bisherigen Workflows mit verschiedenen Zwischenlösungen waren unnötig komplex und erforderten umfangreiche Kontrollen", erklärt André Eger, Inhaber von UNI FORCE.
Durch die Integration der S3-kompatiblen API für SecureCloud von Tresorit in die bestehende Dokumentenlandschaft schuf UNI FORCE eine sichere Grundlage für automatisierte Dokumenten-Workflows. Heute stellen KI-Agenten Dokumentenpakete zusammen, übertragen Dateien zwischen Systemen, prüfen, ob die Verarbeitung durchgelaufen ist, benachrichtigen die zuständigen Mitarbeitenden und protokollieren, was erledigt wurde.
Warum scheitern Automatisierungen an manuellen Dateiübergaben?
Weil eine Automatisierung genau dort endet, wo zwei Systeme nicht miteinander sprechen. Die Lücke wurde von Hand geschlossen: Kunden luden Dateien über authentifizierte Links in Drittsysteme hoch. Anschließend mussten Mitarbeitende die Dokumente herunterladen und manuell erneut in Tresorit hochladen, damit interne Teams darauf zugreifen konnten.
Die Übergabe funktionierte, kostete aber Zeit, erzeugte Prüfaufwand und schuf Raum für Fehler. Mit der geplanten Ausweitung automatischer Abläufe wurden diese manuellen Übergaben zunehmend zum Hindernis für eine effizientere Automatisierung.
UNI FORCE benötigte eine Möglichkeit, bestehende Systeme miteinander zu verbinden, ohne dabei die Sicherheit und Kontrolle zu beeinträchtigen, die für den Umgang mit hochvertraulichen Dokumenten unerlässlich sind.
„Wir haben verschiedene Möglichkeiten geprüft, um den Workflow zu automatisieren. Viele Ansätze waren jedoch schwer zu verwalten" , erklärt André.
Wie lässt sich Tresorit an bestehende Systeme anbinden?
Über die S3-kompatible Tresorit API. UNI FORCE hat sie in die eigene Dokumentenlandschaft eingebunden – damit entfiel das manuelle Herunterladen und erneute Hochladen. Gleichzeitig entstand ein sicherer Integrationspunkt für Automatisierungs-Workflows.
Die Integration ermöglicht automatisierte Abläufe, bei denen KI-Agenten Dokumentenpakete vorbereiten, Dateien zwischen Systemen übertragen, die erfolgreiche Ausführung von Prozessen überprüfen, relevante Nutzer benachrichtigen und erledigte Aufgaben dokumentieren. Durch die Automatisierung dieser Schritte kann UNI FORCE die Komplexität reduzieren und gleichzeitig die Konsistenz sowie Zuverlässigkeit seiner Dokumentenprozesse verbessern.
Ebenso wichtig waren die Themen Sicherheit und Datenschutz. Da UNI FORCE hochvertrauliche Steuer-, Rechts-, Finanz- und Gesundheitsdaten verarbeitet, benötigte das Unternehmen eine Lösung, die Automatisierung und KI-gestützte Prozesse unterstützt, ohne Kompromisse bei der Sicherheit einzugehen.
Den Ausschlag gab die Zero-Knowledge-Architektur von Tresorit SecureCloud: Die Dokumente bleiben Ende-zu-Ende-verschlüsselt, und niemand kann sie ohne Erlaubnis lesen – nicht einmal Tresorit selbst. Dazu kamen die europäischen Wurzeln des Unternehmens und die hohen Datenschutzstandards.
Was hat die Automatisierung im Alltag verändert?
Die Übergabe läuft ohne Zutun: Dokumente aus dem Mandantenportal landen automatisch dort, wo das interne Team sie braucht. Indem UNI FORCE die bisherigen Zwischenlösungen durch eine sichere API-Integration ersetzte, konnte das Unternehmen den Bedarf an manuellen Kontrollen reduzieren, potenzielle Fehler minimieren und einen verlässlicheren Umgang mit sensiblen Dokumenten etablieren.
Darüber hinaus bildet die Integration eine sichere Grundlage für effiziente Dokumenten-Workflows. KI-Agenten unterstützen heute die Vorbereitung, Übertragung, Verifizierung und Dokumentation von Dokumentenprozessen und arbeiten dabei in einer sicheren Umgebung für hochvertrauliche Informationen.
Das Ergebnis: UNI FORCE hat nicht nur einen zuvor manuellen Prozess automatisiert, sondern auch die Grundlage geschaffen, um automatisierte Workflows sicher zu skalieren, ohne Abstriche bei Sicherheit, Compliance oder Qualität machen zu müssen.
