Wie UNI FORCE KI-Agenten sicher mit hochvertraulichen Dokumenten arbeiten lässt

Wie automatisiert man die Verarbeitung hochsensibler Dokumente? 

UNI FORCE, ein deutsches Beratungsunternehmen für Steuer-, Rechts- und Finanzdienstleistungen im Gesundheitswesen, hat Tresorit SecureCloud über die S3-kompatible API an die eigene Dokumentenlandschaft angebunden.

Damit entfällt der manuelle Austausch zwischen den Systemen: Dateien wandern automatisch aus dem Mandantenportal in die verschlüsselte Ablage, und die KI-Agenten von UNI FORCE übernehmen definierte Schritte in der Weiterverarbeitung.

„Unsere Priorität war es, die Prozessqualität zu verbessern und die Automatisierung voranzutreiben. Die bisherigen Workflows mit verschiedenen Zwischenlösungen waren unnötig komplex und erforderten umfangreiche Kontrollen“, erklärt André Eger, Inhaber von UNI FORCE.

Warum scheitern Automatisierungen an manuellen Dateiübergaben?

Weil eine Automatisierung dort endet, wo zwei Systeme nicht miteinander sprechen. Bei UNI FORCE wurde genau diese Lücke von Hand geschlossen.

Mandanten luden ihre Unterlagen über authentifizierte Links in ein Drittsystem hoch. Danach mussten Mitarbeitende jede Datei herunterladen und erneut in Tresorit hochladen, damit die internen Teams damit arbeiten konnten. Das Problem war also nicht die Verschlüsselung – die funktionierte. Das Problem war der manuelle Transport zwischen zwei Systemen.

Diese Übergabe kostete Zeit, erzeugte Prüfaufwand und war die Stelle, an der Fehler entstehen konnten. Mit jedem weiteren automatisierten Ablauf wurde sie zum Engpass: Ein Prozess lässt sich nicht durchgängig automatisieren, wenn in der Mitte jemand Dateien per Hand verschiebt.

„Wir haben verschiedene Möglichkeiten geprüft, um den Workflow zu automatisieren. Viele Ansätze waren jedoch schwer zu verwalten“, erklärt André Eger.

Wie lässt sich Tresorit an bestehende Systeme anbinden?

Über die S3-kompatible Tresorit API. UNI FORCE hat sie in die eigene Dokumentenlandschaft eingebunden und damit den manuellen Transport durch eine direkte Verbindung ersetzt.

Der Unterschied liegt darin, wo der Übergabepunkt sitzt. Vorher lag er auf dem Rechner einer Mitarbeiterin: Jemand musste eine Datei aus dem einen System holen und in das andere legen. Jetzt liegt er in der Schnittstelle. Systeme, die das S3-Protokoll sprechen, greifen direkt auf den verschlüsselten Speicher zu – mit den Rechten, die ihnen zugewiesen wurden, und ohne dass ein Mensch die Datei anfassen muss.

Damit hat UNI FORCE einen Anschlusspunkt geschaffen, an dem sich Automatisierung überhaupt erst ansetzen lässt. Die KI-Agenten des Unternehmens arbeiten an dieser Stelle.

Wo findet die KI-Verarbeitung statt?

Nicht bei Tresorit. Die KI-Agenten gehören UNI FORCE und laufen in der Umgebung des Beratungsunternehmens. Tresorit stellt den verschlüsselten Speicher und die API für die Anbindung bereit – mehr nicht.

Tresorit scannt keine Dateien, analysiert keine Inhalte und trainiert keine Modelle mit Kundendaten. Welche KI ein angebundenes System einsetzt und was sie mit abgerufenen Dateien tut, entscheidet allein der Kunde.

Wie läuft der Prozess ab?

1. Bereitstellung – Mandanten laden Dokumente über das Portal hoch.

2. Übertragung – Die Systeme tauschen die Dateien automatisch über die S3-kompatible API aus; die KI-Agenten stellen die Dokumentenpakete zusammen.

3. Verarbeitung – Die KI-Agenten von UNI FORCE übernehmen die definierten Verarbeitungsschritte.

4. Prüfung – Die Agenten verifizieren, ob jeder Schritt durchgelaufen ist, und benachrichtigen die zuständigen Mitarbeitenden.

5. Dokumentation – Der abgeschlossene Vorgang wird protokolliert.

Warum hat sich UNI FORCE für Tresorit entschieden? 

Weil Tresorit SecureCloud die Automatisierung zulässt, ohne die Vertraulichkeit aufzuweichen. Die Dokumente werden auf dem Gerät verschlüsselt und bleiben in der Ablage verschlüsselt. Lesen kann sie nur, wer dafür berechtigt ist. Tresorit selbst kann es nicht – auch nicht auf Anfrage, weil der Anbieter die Schlüssel nicht besitzt. Das ist gemeint, wenn von Zero-Knowledge-Architektur die Rede ist.

Dazu kamen die europäischen Wurzeln von Tresorit und die hohen Datenschutzstandards, die zu den Anforderungen von UNI FORCE an den Umgang mit hochvertraulichen Steuer-, Rechts-, Finanz- und Gesundheitsdaten passten.

Wichtig dabei: Verschlüsselung und Zugriffskontrolle sind Bausteine der DSGVO-Konformität, keine Garantie. Konform wird eine Organisation durch ihre Prozesse, nicht durch ein Produkt allein.

Was hat sich dadurch verändert?

Der manuelle Transport zwischen den Systemen ist weggefallen. Dokumente aus dem Mandantenportal landen automatisch in der verschlüsselten Ablage, ohne dass jemand sie herunterlädt und erneut hochlädt. Damit entfällt auch der Prüfaufwand, den diese Übergabe erzeugt hat: Ob ein Verarbeitungsschritt durchgelaufen ist, stellen die KI-Agenten von UNI FORCE selbst fest und protokollieren es.

Für UNI FORCE bedeutet das weniger manuelle Kontrollen und weniger Stellen, an denen ein Fehler entstehen kann. Und die Anbindung ist wiederverwendbar: Weitere KI-gestützte Abläufe lassen sich an denselben verschlüsselten Speicher hängen, ohne die Verschlüsselung aufzubrechen. UNI FORCE hat damit nicht nur einen manuellen Prozess abgelöst, sondern die Grundlage für die nächsten geschaffen.