Das Projekt auf einen Blick
Als UNI FORCE den Einsatz von KI-gestützten Workflows ausweitete, benötigte das Unternehmen eine Möglichkeit, die Verarbeitung hochsensibler Steuer-, Rechts-, Finanz- und Gesundheitsdokumente sicher zu automatisieren.
"Unsere Priorität war es, die Prozessqualität zu verbessern und die Automatisierung voranzutreiben. Die bisherigen Workflows mit verschiedenen Zwischenlösungen waren unnötig komplex und erforderten umfangreiche Kontrollen", erklärt André Eger, Inhaber von UNI FORCE.
Durch die Integration der S3-kompatiblen API von Tresorit in das bestehende Dokumenten-Ökosystem schuf UNI FORCE eine sichere Grundlage für KI-gestützte Dokumenten-Workflows. Heute unterstützen KI-Agenten bei der Zusammenstellung von Dokumentenpaketen, dem Dateiübertrag zwischen Systemen, der Überprüfung erfolgreicher Verarbeitungen, der Benachrichtigung von Nutzern sowie der Dokumentation abgeschlossener Arbeitsschritte.
Die Herausforderung
UNI FORCE suchte nach Möglichkeiten, die Servicequalität für seine Kunden mithilfe von Automatisierung und KI weiter zu verbessern. Ein zentraler Dokumenten-Workflow war jedoch weiterhin von manuellen Schritten abhängig: Kunden luden Dateien über authentifizierte Links in Drittsysteme hoch. Anschließend mussten Mitarbeitende die Dokumente herunterladen und manuell erneut in Tresorit hochladen, damit interne Teams darauf zugreifen konnten.
Dieser Prozess funktionierte zwar, brachte jedoch zusätzliche Komplexität mit sich, erhöhte den Prüfaufwand und schuf Potenzial für menschliche Fehler. Mit der geplanten Ausweitung KI-gestützter Prozesse wurden diese manuellen Übergaben zunehmend zum Hindernis für eine effizientere Automatisierung.
"Wir haben verschiedene Möglichkeiten geprüft, um den Workflow zu automatisieren. Viele Ansätze waren jedoch schwer zu verwalten und erforderten umfangreiche Kontrollen", erklärt André.
UNI FORCE benötigte eine Möglichkeit, bestehende Systeme miteinander zu verbinden, ohne dabei die Sicherheit und Kontrolle zu beeinträchtigen, die für den Umgang mit hochvertraulichen Dokumenten unerlässlich sind.
Die Lösung
UNI FORCE integrierte Tresorit über die S3-kompatible API in seine Dokumentenlandschaft. Dadurch entfiel der manuelle Download-und-erneute-Upload-Prozess, und gleichzeitig entstand ein sicherer Integrationspunkt für Automatisierungs- und KI-gestützte Workflows.
Die Integration ermöglicht KI-gestützte Abläufe, bei denen KI-Agenten Dokumentenpakete vorbereiten, Dateien zwischen Systemen übertragen, die erfolgreiche Ausführung von Prozessen überprüfen, relevante Nutzer benachrichtigen und erledigte Aufgaben dokumentieren. Durch die Automatisierung dieser Schritte kann UNI FORCE die Komplexität reduzieren und gleichzeitig die Konsistenz sowie Zuverlässigkeit seiner Dokumentenprozesse verbessern.
Ebenso wichtig waren die Themen Sicherheit und Datenschutz. Da UNI FORCE hochvertrauliche Steuer-, Rechts-, Finanz- und Gesundheitsdaten verarbeitet, benötigte das Unternehmen eine Lösung, die Automatisierung und KI-gestützte Prozesse unterstützt, ohne Kompromisse bei der Sicherheit einzugehen.
Laut André fiel die Wahl auf Tresorit aufgrund seines ausgezeichneten Rufs im Bereich Sicherheit, der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, der Zero-Knowledge-Architektur sowie seines konsequenten Fokus auf Compliance. Auch die europäischen Wurzeln des Unternehmens und die hohen Datenschutzstandards passten ideal zu den Anforderungen von UNI FORCE im Umgang mit sensiblen Informationen.
Die Ergebnisse
Für UNI FORCE liegt der größte Mehrwert in der verbesserten Prozessqualität und Zuverlässigkeit. Durch den Ersatz bisheriger Workflows mit Zwischenlösungen durch eine sichere API-Integration konnte das Unternehmen den Bedarf an manuellen Kontrollen reduzieren, potenzielle Fehler minimieren und einen verlässlicheren Umgang mit sensiblen Dokumenten etablieren.
Darüber hinaus bildet die Integration eine sichere Grundlage für KI-gestützte Dokumenten-Workflows. KI-Agenten unterstützen heute die Vorbereitung, Übertragung, Verifizierung, Benachrichtigung und Dokumentation von Dokumentenprozessen und arbeiten dabei in einer sicheren Umgebung für hochvertrauliche Informationen.
Das Ergebnis: UNI FORCE hat nicht nur einen zuvor manuellen Prozess automatisiert, sondern auch die Grundlage geschaffen, um KI-gestützte Workflows sicher zu skalieren, ohne Abstriche bei Sicherheit, Compliance oder Qualität machen zu müssen.
