Stellen Sie sich vor, jede Zusammenarbeit mit einem externen Partner hätte ihren eigenen, klar abgegrenzten Arbeitsbereich: Alle relevanten Dokumente liegen an einem Ort, Freigaben sind eindeutig nachvollziehbar und nichts landet versehentlich bei der falschen Person. Genau dieses Maß an Struktur und Vertrauen brauchen Unternehmen heute, um ihre Lieferketten effizient und regelkonform zu steuern – ob im Einkauf, in der Compliance oder im Nachhaltigkeitsmanagement.

Doch die Realität sieht oft anders aus. Dateien wandern als Anhänge durch Postfächer, Messenger-Dienste unterbrechen Abläufe, Nachweise liegen in verstreuten Ordnern. Spätestens wenn Fristen nahen oder Auditoren Einblick verlangen, entsteht Hektik. Abhilfe schafft eine rechtskonforme, projektfähige Datenraumlösung, die globale Wertschöpfung ermöglicht und regulatorische Anforderungen wie die CSRD oder den EU Due Diligence Act erfüllt.

Getrennte Datenräume für mehr Sicherheit

Lieferketten sind heute in großen Teilen Teamarbeit, die sich weit über Unternehmens-, Länder- und Systemgrenzen hinweg erstreckt. Damit Prozesse reibungslos funktionieren, müssen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar sein.

In einer zentralen, geschützten Datenraumlösung erhält jede Partei ihren eigenen, klar abgegrenzten Arbeitsbereich. Für jeden Lieferanten lässt sich ein individueller Datenraum einrichten – inklusive der jeweils passenden Workflows. Unternehmen können dafür auf bewährte Vorlagen zurückgreifen, eigene Abläufe gestalten und bei Bedarf unkompliziert replizieren.

Zugriffsrechte werden intuitiv gesteuert, Dokumente bleiben vollständig nachvollziehbar, Freigaben werden automatisch revisionssicher protokolliert. Nicht zuletzt können die Räume im Erscheinungsbild des Unternehmens gestaltet werden, was die Markenidentität stärkt und das Vertrauen bei Partnern und Dienstleistern erhöht. Damit wird der Austausch mit externen Partnern von der potenziellen Schwachstelle zur verlässlichen Routine.

Praxisbeispiele: Zusammenarbeit im Datenraum

In der Pharmabranche gehören sensible Produktionsdaten, Auditunterlagen und Freigabeprozesse zum Tagesgeschäft. Werden solche Informationen mit externen Auditoren geteilt, kommt es auf klar definierte Zugriffsrechte und lückenlose Nachvollziehbarkeit an – etwa im Rahmen der GxP-Regularien der EMA oder der Vorgaben des Arzneimittelgesetzes (AMG).

Auch in der Chemieindustrie müssen Dokumente wie ESG-Analysen, Sicherheitszertifikate oder Lieferantenerklärungen häufig zwischen verschiedenen Standorten, Abteilungen und externen Partnern abgestimmt werden. Vorgaben wie das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) oder regulatorische Berichtspflichten machen eine transparente und revisionssichere Dokumentation erforderlich – ein zentraler Datenraum mit anpassbaren Zugriffsrechten kann hier Prozesse spürbar vereinfachen.

Im Finanzsektor erfordern regulatorische Vorgaben wie der Digital Operational Resilience Act (DORA), dass Banken, Versicherungen und andere Institute sensible Informationen sicher mit Partnern und Aufsichtsbehörden austauschen. Mit digitalen Datenräumen lassen sich für jeden Partner dedizierte, streng kontrollierte Arbeitsbereiche einrichten, in denen Risikoanalysen, Audit-Dokumentationen oder Incident Reports sicher und nachvollziehbar verwaltet werden.

Sicher arbeiten ohne Umwege

Je komplexer Lieferketten sind, desto wichtiger ist ein System, das Sicherheit nicht voraussetzt, sondern aktiv mitgestaltet.

Eine projektfähige Datenraumlösung kombiniert kompromisslose Ende-zu-Ende-Verschlüsselung mit einer vollständig in der EU gehosteten Infrastruktur. So lassen sich selbst sensible Informationen in Übereinstimmung mit strengen regulatorischen Vorgaben verwalten – ohne zusätzliche Tools oder komplizierte Umwege.

Und auch die Bedienung bleibt mehr als alltagstauglich: Projekte lassen sich mit wenigen Klicks anlegen, Rechte flexibel anpassen, Zugänge temporär vergeben und selbst große Datenmengen unkompliziert teilen.

Effizienz und Sicherheit in jeder Phase der Lieferkette

Alle, die Verantwortung für komplexe Lieferketten tragen – sei es im Einkauf, in der Compliance, der IT oder im Nachhaltigkeitsmanagement – müssen Partner sicher einbinden können, ohne Abläufe auszubremsen.

Eine Datenraumlösung wie Tresorit Engage bietet genau das. Und noch wichtiger: Wer Externe in einen klar strukturierten, sicheren Prozess einbindet, setzt einen Standard, der weiter wirkt. Partner erleben, wie unkompliziert und verbindlich sichere Zusammenarbeit sein kann – und übertragen diese Praxis oft selbst auf ihre eigenen Lieferanten. So entsteht Schritt für Schritt eine stärkere Sicherheitskultur entlang der gesamten Lieferkette.

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