DMC Group beschleunigt die Projektzusammenarbeit mit Tresorit Engage – und spart dank sicherer, anpassbarer Datenräume jede Woche einen ganzen Arbeitstag

Das Projekt auf einen Blick

Kundenzufriedenheit im Fokus
Als Cyber-Security-Berater steht absolute Sicherheit für die DMC Group an oberster Stelle. Ein Standard, der für die interne wie externe Zusammenarbeit gilt. Doch wie sollte ein Unternehmen glaubwürdig zum Schutz sensibler Daten beraten, wenn es nicht selbst auf eine durchgängig sichere technische Infrastruktur setzt?

Mit Tresorit Engage erfüllt die DMC Group diesen Anspruch konsequent: Jede Interaktion mit Kollegen, Kunden und Partnern entspricht höchsten Sicherheitsstandards. Zudem läuft die Projektarbeit heute zentralisiert, vollständig verschlüsselt und deutlich effizienter ab. Das Team spart dadurch rund einen vollen Arbeitstag mit administrativen Aufgaben pro Woche.

Ein sechsmonatiges Projekt mit mehreren Kommunen verdeutlicht diesen positiven Effekt: Die kumulierte Zeitersparnis von einer Woche pro Monat führte dazu, dass das Projekt 1,5 Monate früher abgeschlossen werden konnte.

Unternehmen

Cybersecurity als Versprechen
Cybersicherheit ist heute wichtiger denn je. Denn Angriffe nehmen hinsichtlich Anzahl und Raffinesse zu. Um Organisationen zu schützen, berät die DMC Group mit Sitz in den Niederlanden ihre Kunden – von Kommunen und Regierungsbehörden über Bildungseinrichtungen bis hin zum Gesundheitswesen. Als Mitglied im Branchenverband Cyberveilig Nederland setzt sich das Unternehmen für die Qualität und Transparenz bei Sicherheitsthemen ein.

Ausgangslage

Sicherheit – für Daten und Projekte
Bei der DCM Group dreht sich alles um Cybersecurity. Nur verständlich, dass auch die tägliche Arbeit auf einem sicheren Fundament fußen soll. Daher entschied sich das Beratungsunternehmen vor einigen Jahren, den Datenaustausch über die Tresorit SecureCloud abzubilden. Eine Plattform, die durch clientseitige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung mit Zero-Knowledge für unangefochtene Sicherheit sorgt. Auch die flexiblen Freigabeoptionen und die Vergabe von Zugriffsrechten erleichtern den täglichen Datenaustausch. So umgeht die DMC Group heute die nicht immer zuverlässigen E-Mail-Lösungen.

Neben Tresorit SecureCloud nutzte das Team weitere Tools für Messaging, Notizen und Aufgabenmanagement. Doch der Einsatz verschiedener Plattformen führte zunehmend zu einer fragmentierten Arbeitsweise. Die Verantwortlichen sehnten sich nach einer Lösung, die die einfache Zusammenarbeit – optimalerweise an einem zentralen Ort – noch stärker in den Mittelpunkt rückte. Die Suche begann.

Interaktion auf dem nächsten Level
Genau in diesem Zeitraum erreichte den Cybersecurity Consultant der DMC Group Mick Deben eine E-Mail von Tresorit. Die Neugierde war schnell geweckt. Denn darin wurde ein neues Produkt angekündigt, das projektfähige Datenräume, die sich individuell branden lassen, und somit die Zusammenarbeit intern wie extern erleichtern sollte.

Dank vollständig verschlüsselter Datenräume und einer intuitiven Benutzeroberfläche wurde schnell klar, dass hier Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit Hand in Hand gehen.

Für einige laufende Projekte wurde Engage direkt implementiert, um sie auf Herz und Nieren zu überprüfen. Das Zwischenfazit nach den ersten Prüfungen: Tresorit Engage als zentraler Ort, um Projekte anzustoßen, zu organisieren und erfolgreich abzuschließen, erfüllt genau die Anforderungen der DMC Group.

Mick Deben: „Es zahlt sich aus, einen digitalen Ort zu haben, an dem alle Arbeitsabläufe stattfinden können. Aktuell gibt es nicht viele Lösungen, die dazu fähig sind. Aber Tresorit Engage bietet individualisierbare Kundenportale, in denen alles gefunden und alle Projektbeteiligten miteinander verbunden werden können.“

Anforderungen

Sichere, optimierte und nutzerfreundliche Abläufe mit externen Kunden
Durch die jahrelange Nutzung der Tresorit SecureCloud wusste die DMC Group bereits, dass Lösungen aus dem Hause Tresorit höchste Sicherheitsstandards erfüllen – und sogar darüber hinausgehen. Allerdings bot die Lösung damals nicht den Grad an Zentralisierung und professionellem Branding, der nötig ist, um Kunden nahtlos in die eigenen Arbeitsabläufe einzubinden.

Deshalb machte sich das Team auf die Suche nach einem Produkt, mit dem sich vertrauliche Projekte und die Zusammenarbeit mit Kunden noch sicherer, effizienter und strukturierter steuern lassen.

Der Anforderungskatalog stand fest.

Umsetzung und Implementierung

Engage in der Praxis mit Kunden
Dass Tresorit Engage viele Einsatzmöglichkeiten bietet, hat sich die DMC Group direkt zunutze gemacht. In einem Projekt, in dem mehrere Gemeinden involviert waren und alles über ein übergeordnetes Aufsichtsgremium gesteuert wurde, zeigten sich die Benefits der projektfähigen, individualisierbaren Kundenportale schnell.

Denn die Arbeitsabläufe gestalteten sich für alle Beteiligten deutlich effizienter. Die DMC Group muss beim Onboarding nur die bereits erstellten Vorlagen einmal duplizieren und für die jeweiligen Gemeinden freigeben. So können alle Beteiligten gemeinsam nahtlos an Dokumenten arbeiten, Prozesse optimieren und während des gesamten Projekts auf Kurs bleiben.

Durch die Zentralisierung der Informationen und die Projektzusammenarbeit in einem Datenraum entfiel eine intransparente E-Mail-Kommunikation. Alle Akteure waren somit stets auf demselben, aktuellen Stand.

Mick Deben: „Mit Tresorit Engage werden Fragen nach dem Aufgabenstatus oder letzten Dokumentversionen überflüssig. Alle Projektbeteiligten können Informationen übersichtlich und zentral einsehen. Das ist etwas, das uns sehr hilft – und vor allem Zeit spart.“

Zusammenarbeit mit Partnern
Bei Beratungsaufträgen setzt das Unternehmen häufig auf die Unterstützung von externen Consultants. Mit ihnen erfolgen Projektzusammenarbeit und Datenaustausch in separaten Datenräumen.

Für den oben beschriebenen Beratungsfall mit den Gemeinden wurden also weitere Datenräume erstellt, die die Kunden jedoch nicht sehen. So ist die Projektzusammenarbeit weiterhin an einem Ort geregelt, Kunden sehen aber nur die Informationen, die sie wirklich benötigen wie finale Berichte und Analysen. Eine Trennung von internen und externen Dateien und Aufgaben ist so ein Leichtes.

Ergebnisse und Feedback

Externe Arbeitsabläufe ganz simpel
Die Projektarbeit hat sich mit Tresorit Engage für die DMC Group grundlegend verändert. Denn bislang war die Tool-Landschaft weitläufig und es fehlte eine Lösung, die Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit und effiziente Zusammenarbeit verband.

Heute öffnet sich im individualisierbaren Kundenportal eine Hauptseite, auf der alle relevanten Informationen gesammelt sind. Status-Updates lassen sich einsehen und Aufgaben lassen sich dort verwalten. Personen können einfach To-dos zugewiesen werden. Das Teilen von Dokumenten erfolgt hochsicher.

Die verschiedenen Vorteile haben bereits überzeugt und Tresorit Engage gilt heute als die Lösung im Unternehmen für das sichere Teilen von Informationen und die effiziente Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern.

Kunden-Onboarding drastisch vereinfacht
Für Kunden führt die DMC Group verschiedene Aufträge durch. Dank Tresorit Engage entfällt hierfür Aufwand signifikant. Denn schon im Vorfeld hat das Team verschiedene Vorlagen angefertigt, die die Anforderungen an die Projekte abbilden.

Mit Start einer neuen Aufgabe müssen Verantwortliche nun lediglich einen Datenraum auf Basis eines bereits bestehenden Templates erstellen und Aufgaben wie auch Zuständigkeiten zuweisen. Aufwendige E-Mail-Kommunikation und manuelles Kopieren von einem digitalen Speicherort zum anderen entfallen.

Zeitersparnis durch Zentralisierung
Die Zentralisierung der Zusammenarbeit in Datenräumen reduziert manuelle Vorgänge zu Status-Updates und Informationsverteilung radikal. Schließlich erhalten alle Beteiligten Informationen im modernen Datenraum.

Mick Deben: „Wir haben in den Datenräumen alle Informationen zum Projekt zentral an einem Ort abliegen. Das spart uns erheblich Zeit – unterm Strich sogar bis zu einem Arbeitstag in der Woche.“

In längeren Projekten – wie etwa der sechsmonatigen Zusammenarbeit der DMC Group mit mehreren Gemeinden – sparte das Unternehmen mit Engage jeden Monat eine komplette Arbeitswoche ein.

Das Ergebnis: Das Projekt konnte 1,5 Monate früher als geplant abgeschlossen werden. Damit ließ sich auch eine maximal effiziente Umsetzung unter Budget realisieren. Letztlich ergab sich dadurch ein Gewinn für das Unternehmenswachstum und ein deutlicher Mehrwert für die Kunden, die schneller und sicherer zu ihren Ergebnissen kamen.

Fazit

Entscheidung für Engage. Entscheidung für erfolgreiche Projekte!
Am Anfang stand für die DMC Group ein klares Ziel: Die Projektzusammenarbeit mit Kunden sollte deutlich effizienter ablaufen. Dass auf der Suche nach einer geeigneten Lösung Sicherheit nicht vernachlässigt wurde, ist für ein Cyber-Security-Beratungsunternehmen selbstverständlich.

Am Ende hat die Erweiterung der Tresorit SecureCloud um Engage alle Anforderungen erfüllt. Denn die projektfähigen Datenräume bieten maximale Sicherheit, sind benutzerfreundlich gestaltet und sorgen für Transparenz wie auch Effizienz.

Mick Deben: „Ich empfehle es jedem Unternehmen, eine sichere und gut durchdachte Wahl bei Produkten für die Zusammenarbeit zu treffen. Engage hilft nämlich, den Überblick zu behalten. So wird auch die Verwaltung von Projekten einfacher – und kann am Ende einen Wettbewerbsvorteil bedeuten.“