Das Biophysical Immunology Lab der Universität Oxford verschlüsselt den Informationsaustauch in der Forschung

Das Projekt auf einen Blick

Sichere Zusammenarbeit über die Campusgrenzen hinaus
Tresorit ermöglicht den BPI-Wissenschaftlern, Forschungsdaten sicher und in Echtzeit auszutauschen sowie reibungslos, gemeinsam Dateien zu bearbeiten - automatisierte Backups miteingeschlossen. Damit sind die Zeiten vorbei, in denen Festplatten zwischen Laboren oder sogar über Kontinente hinweg transportiert oder stundenlang Dateiversionen zusammengeführt werden mussten.
Heute arbeiten die Forscher effizienter zusammen und können sich darauf verlassen, dass ihre sensiblen Daten innerhalb des hochabgesicherten Netzwerks bleiben.

Unternehmen

Medizinische Spitzenforschung
Das BPI-Labor gehört zur Universität Oxford, die auf der ganzen Welt für akademische Exzellenz und Spitzenforschung bekannt ist. Im Bereich der Medizinforschung belegt sie im QS World University Rankings 2024 weltweit den zweiten Platz, mit einer überragenden Bewertung von 95,4 von 100 Punkten.

Ausgangslage

Weitverzweigte Zusammenarbeit
Der Erfolg des BPI-Labors in Lehre und Forschung ist auf Zusammenarbeit angewiesen – zwischen verschiedenen Instituten ebenso wie mit anderen Forschungseinrichtungen und Organisationen aus dem Gesundheitswesen. Das medizinische Forschungsteam unterhält z. B. Verbindungen zu Partnerinstituten in Großbritannien, in den USA und Europa.

Eine derart weitgefächerte Zusammenarbeit sicher und effizient zu organisieren, bringt besondere Herausforderungen mit sich.

Umgang mit sensiblen Datenmengen
Medizinische Forschungsprojekte umfassen den Umgang mit sensiblen Daten und erfordern die Koordination von Zuarbeiten verschiedener Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

„Tagtäglich bewegen wir teils riesige Datenmengen zwischen Gebäuden der Universität oder zwischen Laboren, die nicht unbedingt etwas miteinander zu tun haben und daher auch nicht immer über entsprechende Kommunikationsstrukturen verfügen. Hinzu kommen diverse Kooperationen mit Partnern außerhalb der Universität, für die wir effiziente und zugleich sichere Informationswege benötigen. Im Kern geht es immer um wertvolles Wissen, das wir schützen wollen und müssen“, beschreibt Professor Fritzsche.

Aufwändige Datensicherung und -zusammenführung
Vor der Einführung von Tresorit hatte das BPI-Labor mit infrastrukturellen Hürden zu kämpfen. Um Daten zu transportieren, brauchte es oft physische Speichermedien, wie USB-Sticks oder Festplatten. Backups wiederum hingen von benutzerdefinierten Skripts und unsicheren manuellen Vorgehensweisen ab. Professor Fritzsche: „Ich kann mich noch gut an Zeiten erinnern, in denen wir Festplatten ins Flugzeug auf dem Weg in die USA mitgenommen haben, um Informationen persönlich und damit sicher zu ihren Empfängern zu bringen. Ich habe sogar eigene Back-up-Skripts geschrieben, um wirklich sicher zu gehen, dass nichts verloren geht. Und ich musste darauf vertrauen, dass alle anderen Beteiligten dasselbe tun. Heute, mit Tresorit, könnte es einfacher nicht sein – wir laden die Daten hoch und sie sind sofort und immer verfügbar. Und über Backups muss sich ebenfalls niemand mehr Gedanken machen.“

Darüber hinaus bedeutete Zusammenarbeit oft, Stunden damit aufzuwenden, Dateienversionen und Kommentare zusammenzuführen. Damit ging für die Wissenschaftler, für die bei der Umsetzung ihrer anspruchsvollen Projekte jede Minute zählt, wertvolle Zeit für ihre eigentliche Arbeit verloren.

Anforderungen

Globaler Forschungskontext
Professor Fritzsche suchte nach einer Lösung, die den sicheren Austausch und die gemeinsame Bearbeitung von Dateien zwischen unterschiedlichen Laboren vereinfacht und beschleunigt und gleichzeitig automatisiert Backups erstellt.

Zudem bedarf wissenschaftliches Arbeiten einfacher Möglichkeiten, um Ideen auszutauschen und gemeinsam Forschungspapiere zu erarbeiten, ohne wertvolle Dateiversionen zu verlieren. Die Software sollte über eine intuitive Bedienoberfläche verfügen, so dass sich die Wissenschaftler auf ihre Forschungsarbeit konzentrieren können, ohne sich mit technischen Hürden auseinandersetzen zu müssen.

Die Einhaltung der Vorschriften ist in Anbetracht der strengen Regulierung des Umgangs mit Forschungsdaten eine weitere, essenzielle Anforderung an die Software. Sie muss die strengen Datenschutzregeln der Oxford Universität erfüllen ebenso wie die umfassenden Compliance-Vorgaben hinsichtlich Verschlüsselung und Serverstandort.

Umsetzung und implementierung

8 Jahre Tresorit
2015 wurde Professor Fritzsche auf Tresorit aufmerksam und war schnell sicher, die richtige Lösung gefunden zu haben: „Die Kombination aus stabiler Hardware und dem kompromisslosen Verschlüsselungskonzept haben mich schnell überzeugt.“ Mit Tresorit wurde die Zusammenarbeit effizient optimiert und maximal abgesichert. Jedes Mitglied des Forschungsteams erhält einen eigenen Account und kann direkt auf gemeinsame Projektdateien zugreifen und diese bearbeiten.
Eine gut organisierte Ordnerstruktur – einschließlich eines Backup-Ordners, spezieller Projektordner und persönlicher Ordner – macht es den Anwendern leicht, benötigte Informationen schnell zu finden.

Ergebnisse und feedback

Einfacher, sicherer, schneller
Ob Datenaustausch, Zusammenarbeit oder Backup – die gesamte Datenverwaltung ist laut dem Professor einfacher, sicherer und schneller, was auch zu Kosteneinsparungen führt.

„Tresorit ist wirklich ein Safe Space für unser Labor“, so Prof. Fritzsche. „Jeder kann sich darauf verlassen, dass die Dateien sicher sind und automatisch aktualisiert werden. Ein gutes Beispiel hierfür ist das wissenschaftliche Manuskript, das wir am Ende eines jeden Projekts erstellen. Mir ist noch sehr präsent, wieviel Arbeit das Zusammenführen der Versionen machte. Ich schickte Anmerkungen herum, schrieb sie wieder ab und fügte sie zusammen. Das kostete mich bis zu einem halben Tag. Mit Tresorit entfällt dieser Aufwand einfach vollständig und wir können über Zeitzonen hinweg nahtlos am selben Dokument arbeiten“.

Ausblick

Aus Datenhub wird offizielle Plattform
Aktuell fungiert Tresorit als Datenhub für die Forschung innerhalb des BPI-Labors. Angesichts der wachsenden Anzahl von Kooperationen wird die Lösung in Zukunft weiter an Bedeutung gewinnen.