Rechtstitelversicherer CATIC vertraut beim Datenaustausch auf Tresorit

Das Projekt auf einen Blick

Täglicher Arbeitserleichterer
Ob Steuerformulare, Policen, umfangreiche juristische Dokumente oder Marketing-Präsentationen – die Entscheidung für Tresorit bewährt sich tagtäglich. Denn umständliche Workarounds beim Teilen von Dateien oder unsichere Abstimmungsrunden via Mail sind einem schlanken Prozess mit sicherer Link-Übermittlung gewichen. Der interne Austausch ebenso wie die Kommunikation mit Dienstleistern, Agenten oder Kunden funktioniert jetzt mit wenigen Klicks und ganz ohne Hürden wie Account-Erstellungen.

Unternehmen

Abgesichert zum Immobilienkauf
Connecticut Attorney’s Title Insurance Company: CATIC ist ein US-amerikanischer Anbieter von Rechtstitelversicherungen (engl. titel insurance) mit Hauptsitz in Rocky Hill, Connecticut. Tätig ist die Firma vor allem an der gesamten Ostküste, in den südlichen Bundesstaaten sowie in Teilen des Mittleren Westens. 1965 gegründet verfolgt sie mit ihren heute rund 240 Mitarbeitenden vor allem ein Ziel: der Immobilienbranche qualitativ hochwertige Rechtschutzversicherungen anzubieten.

Ausgangslage

Pain Point #1: Externer Datenaustausch
Täglich verarbeiten CATIC-Mitarbeitende eine Vielzahl sensibler Dokumente – von Policen über rechtliche Gutachten bis hin zu Steuerformularen. Insbesondere für den externen Datenaustausch mangelte es an passenden Lösungen. Zwar stand mit OneDrive ein vertrautes Tool für interne Bedürfnisse zur Verfügung, doch der Versand an Externe war umständlich oder aus Compliance-Sicht nicht vertretbar.

Im Hinblick auf potenzielles Oversharing – also das Teilen von unnötig vielen Informationen, die nicht für Außenstehende bestimmt sind – oder Sicherheitsvorfälle wollten die Verantwortlichen eine klare technische Trennung zwischen interner Kollaboration und externer Kommunikation. Nur so lassen sich Risiken vermeiden und Kontroll- ebenso wie Dokumentationsaufwände reduzieren.

Pain Point #2: Dateigrößen
Darüber hinaus ist es für die Abteilung für Schadensabwicklung üblich, dass sie umfangreiche Dokumente mit mehreren Hundert Seiten an Anspruchsteller oder Partner versendet. Doch E-Mail-Systeme wie Outlook setzen beim Datenvolumen klare Grenzen. OneDrive kam wiederum aus Compliance-Gründen nicht infrage. So mussten Mitarbeitende ganze Aktenordner per Post verschicken.

Dieser analoge Umweg bremste nicht nur die Abläufe, sondern war auch mit erheblichem manuellem Aufwand verbunden. Die Mitarbeitenden verbrachten unnötig viel Zeit mit Zwischenlösungen – auf Kosten der Effizienz und Kundenzufriedenheit.

Anforderungen

Umstieg ohne Kompromisse
Für CATIC zählten beim Austausch mit externen Partnern und für die interne Zusammenarbeit Aspekte wie Sicherheit, Kontrolle und Benutzerfreundlichkeit. Ein Blick auf die Anforderungen:

Umsetzung und Implementierung

Mehr als ein Tool
Mit diesen Anforderungen vor Augen testete CATIC neben Tresorit zwei weitere Lösungen in einer Demoversion. Schnell stand fest: Die Sicherheitsstandards der SecureCloud sind unschlagbar. Ebenso überzeugte der Nutzen für die externen Anwender.

„Mein Highlight: Externe müssen nicht erst einen Account erstellen und sich umständlich anmelden. Sie erhalten keinen Testaccount, der nach 14-Tagen abläuft. Müssen Sie auf Dateien zugreifen, bekommen sie einfach einen Link – und los geht’s!“ — Holly Mendez

Schadensabwicklung
Tresorit wurde zunächst eingeführt, um die Abteilung Schadensabwicklung zu entlasten, deren Arbeit durch Outlooks Größenbeschränkungen und die Vorgabe, keine OneDrive-Links extern zu teilen, stark eingeschränkt war.

Also Lösung für diese Hürden wurde die Plattform schnell zum zentralen Werkzeug, um Schadensangelegenheiten sicher an Kunden zu versenden – selbst bei großen Dateien. Damit entfiel die mühsame Aufteilung von E-Mails, Prozesse wurden deutlich schneller, vertraulicher und der administrative Aufwand sank erheblich.

Legal
Auch die Rechtsabteilung profitiert vom digitalen Datenaustausch – zum Beispiel bei der Übermittlung von Policen und Schecks durch Agenten. Diese laden ihre Dokumente in einen geschützten Tresorit-Ordner, statt sie per Einschreiben zu versenden – ein deutlicher Effizienz- und Kostenvorteil.

Compliance
Nach dem erfolgreichen Einsatz in den Teams Schadenabwicklung und Legal entschied sich auch die Compliance-Abteilung für Tresorit – insbesondere für die sichere Bearbeitung sensibler Steuerunterlagen wie 1099-Formulare und Buchhaltungsdateien.

Über die File-Request-Funktion laden Mitarbeitende Dokumente über verschlüsselte Upload-Links direkt hoch. Die Dateien werden automatisch verarbeitet und über eine Schnittstelle in das bestehende Dokumentenmanagementsystem übertragen. Das Ergebnis: mehr Effizienz, weniger Risiko und ein deutlich sichererer Umgang mit vertraulichen Daten.

Marketing
An der zentralen Verwaltung und Dateifreigabe via Tresorit hat auch das Marketing-Team Gefallen gefunden. Videos, Präsentationen und Webinar-Materialien für Agenten lassen sich dank großem Speicherplatz teilen und dokumentieren.

Ergebnisse und Feedback

Spürbare Entlastung im Alltag
Die Einführung von Tresorit hat die alltägliche Arbeit in mehreren Fachbereichen deutlich vereinfacht – sowohl bei der internen Zusammenarbeit als auch im Austausch mit externen Parteien. Insbesondere bei der Schadensabwicklung hat sich der Aufwand drastisch reduziert: Was früher per Postversand mehrere Tage dauerte, gelingt heute in wenigen Minuten über sichere Links – ohne Medienbruch, ohne Rückfragen. Die Prozesse in den anderen Teams laufen dank der zentralen Plattform gleichfalls effizienter ab.

„Das eindrücklichste Argument für die Plattform ist die Akzeptanz im Unternehmen: Unsere Teams lieben die sichere und einfache Arbeit mit Tresorit!“ — Holly Mendez

Gelebte Sicherheit
Das klare Sicherheitskonzept von Tresorit ist den Verantwortlichen als erstes positiv aufgefallen. Schließlich nimmt die Cyber-Bedrohungslage täglich zu – gerade durch Phishing-Mails. Besonders in der Versicherungsbranche gehören Angriffe wie diese zum Alltag. Denn Kriminelle versuchen immer häufiger, über täuschend echt gestaltete Links zu Plattformen wie Dropbox, Google Drive oder Box Zugriff auf vertrauliche Daten zu erhalten.

Nun umgeht CATIC diese Gefahr souverän:
„Unsichere Links von Dropbox und Co. akzeptieren wir nicht mehr – stattdessen geben wir externen Partnern direkt einen Tresorit-Link. Das hat sich bewährt und wird ohne Widerstand angenommen.“ — Holly Mendez

Außerdem ermutigt Catic seine Partner und Vertreter, sensible Dokumente ausschließlich über die sicheren Links von Tresorit hochzuladen und zu teilen. So stärkt das Unternehmen eine gelebte Sicherheitskultur im gesamten Ökosystem.

Maximale Benutzerfreundlichkeit
Darüber hinaus schätzt das Unternehmen die Einfachheit der Plattform. Empfänger von Links müssen keine eigenen Konten anlegen. Der Zugriff auf sensible Inhalte bleibt geschützt. Schulungen zur Nutzung sind nicht nötig. Registrierungspflichten für die Gegenseite entfallen ebenfalls. Die Kombination aus Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Zero-Knowledge-Prinzip und Audit Logs bietet volle Nachvollziehbarkeit – und das auf einem nutzerfreundlichen Niveau.

„Wir wollten eine Lösung, bei der wir die volle Kontrolle behalten – Tresorit liefert genau das. Und das Beste: Die Bedienung ist so einfach, dass niemand Schulungen braucht.“ — Holly Mendez

Technik und Mensch
Die Lösung selbst hat sich auf unterschiedlichsten Ebenen bewährt. Doch die positiven Erfahrungen mit Tresorit beziehen sich nicht nur auf die Technik. 42 Monaten nach der Implementierung gilt auch der Kundensupport als zuverlässige Stütze. Trotz Zeitverschiebung werden Rückfragen schnell beantwortet und Anregungen stoßen bei den Ansprechpartnern auf offene Ohren.

Fazit

Datenaustausch – sicher, schnell, einfach
Gerade im Versicherungssektor, in dem Vertrauen und Compliance unerlässlich sind, zahlt sich die Entscheidung für ein durchgängig sicheres und nachvollziehbares System mehrfach aus. Davon hat sich CATIC mit Tresorit überzeugt. Die Plattform vereint Sicherheitsstandards mit Benutzerfreundlichkeit und gilt als verlässliche Unterstützung für den internen und externen Datenaustausch im Unternehmen.

Infobox
In den USA ist die titel insurance (Rechtstitelversicherung) ein wichtiger und fester Bestandteil beim Immobilienkauf. Sie schützt Käufer und Kreditgeber vor finanziellen Verlusten, die durch ungeklärte Eigentumsverhältnisse oder Rechtsstreitigkeiten rund um das Grundstück entstehen könnten. Dazu zählen zum Beispiel unbekannte Hypotheken, Grunddienstbarkeiten, Betrugsfälle oder fehlerhafte Eintragungen im Grundbuch.

Im Gegensatz zu vielen anderen Ländern, in denen ein Grundbucheintrag als unanfechtbares Eigentum am Grundbesitz gilt, ist dies in den USA nicht der Fall. Daher bietet die Rechtstitelversicherung den nötigen Schutz.