Benutzen Sie Content-Collaboration-als-Service statt traditioneller Dateiserver

Unternehmen investieren heutzutage massiv in die Bereitstellung und Aufrechterhaltung einer effizienten Content-Collaboration-Plattform. Noch bis vor kurzem übernahmen IT-Abteilungen die Aufgabe, sg. hausinterne Dateiserver zu entwickeln – eine regelrecht maßgeschneiderte Lösung, von Grund auf aufgebaut. Dies wurde als eine Datentausch- und Synchronisationslösung konzipiert – damals schien es durchaus die ideale Lösung. Sie wurde komplett auf die Organisation zugeschnitten und alle Entwicklungen wurden von internen Mitarbeitern durchgeführt. Seitdem hat sich aber vieles verändert: Die Cloud ist nun nicht länger eine optionale Plattform, sondern hat sich für viele Unternehmen zur Kernplattform etabliert. Darüber hinaus sind mobiles Arbeiten, Multi-Plattform-Support und weitere Features zur Verbesserung der Lebensqualität nun grundlegende Anforderungen an die digitale Welt. Dies führte zu einem steigenden Bedürfnis nach personalisierter und maßgeschneiderter Anwendererfahrung.

Alles in allem müssen Anbieter immer schneller neue Features zu ihren Lösungen herausbringen, um mit der steigenden Nachfrage seitens ihrer Kunden Schritt zu halten. Diesem hohen Nutzererlebnisniveau nachzukommen stellt Unternehmen jedoch vor ernsthafte Herausforderungen: Es setzt Organisationen und IT-Abteilungen nämlich unter riesigen Druck und bedeutet zusätzlichen Aufwand für sie. Wenn der Schwerpunkt auf der Verwaltung von Dateiservern liegt, kann dies auf Kosten der Effizienz im Back-Office-Bereich gehen, denn es lenkt die Aufmerksamkeit von der Vielzahl anderer dringlichen Aufgaben ab. Unternehmen sind sich einig darüber, dass Content Collaboration zwar als eine zu bewältigende Herausforderung gilt, jedoch sollte diese nicht den Großteil der IT-Ressourcen aufbrauchen.

Als Antwort auf diese Schwierigkeit entscheiden Firmen sich häufig dafür, ihren lokalen Dateiserver und alle damit verbundenen Probleme loszuwerden. Als Alternative setzen Organisationen auf eine Content-Collaboration-Plattform (CCP) als kompletten Service, um die Mühsal der IT-Abteilungen zu mildern. Die endgültige Entscheidung für eine CCP-als-Service leitet sich in der Regel aus dem Abwägen verschiedener Faktoren ab. Einige häufig wiederkehrende Kriterien finden Sie nachstehend:

a. Ersetzen von Altsystemen

Die Kodierung und Konfiguration veralteter Dateiserver kann ggf. mehr als ein Jahrzehnt zurückliegen. Seitdem wurden große Fortschritte in der Entwicklung neuer IT-Funktionen gemacht und diese wurden mittlerweile zur gängigen Praxis. Ein überwiegender Teil dieser Altsysteme eignet sich nicht für die Integration neuer Features und Funktionen oder erfordert einen erheblichen Umbau, um diese zu ermöglichen. In vielen Fällen kann die Nutzung von Fileservern als Grundlage die Bemühungen zur deren Aufbesserung erheblich benachteiligen. In einigen Fällen kann es sogar jegliche Form des Fortschritts unmöglich machen und sollte daher durch eine flexiblere Lösung ersetzt werden.

b. Reduzierung des starken Ressourcenkonsums

Die Verwaltung von Dateiservern erfordert eine durchdachte Verteilung von Ressourcen.Von der Bauweise der Server und der entwickelten Funktionen abhängig kann die Auslastung von Ressourcen erheblich schwanken, aber letztlich kommt es stets darauf an, wieviel Geld, Zeit und Arbeit für die Wartung, Fehlerbehebung, Wiederherstellung und den Ersatz aufgewendet werden müssen. Der Ressourcenverbrauch kann einen Punkt erreichen, bei dem dieser nur noch Verluste für die Organisation erzeugt. Um die Ausgaben zu minimieren, kann es deshalb sinnvoll sein, in einen Dienst zu investieren, der dem erheblichen Kostenverbrauch entgegenwirken kann und zudem eine fortschrittlichere Lösung zu einem Preis von weniger als einem Viertel der jährlichen auf einen Dateiserver verwendeten Ausgaben anbieten kann.

c. Sicherheit gepaart mit geschäftlicher Wirksamkeit

Die Unterhaltung von Dateiservern rührt aus der Angst von Organisationen, einem Anbieter zu viele Einsichten in die Firmendaten zu gewähren. Sie mussten deshalb eine Wahl zwischen Bedienkomfort und Informationssicherheit treffen. Doch es gibt Alternativen, die diese Anforderungen vereinen. Es gibt in der Tat CCP-Dienste, die Zero-Knowledge garantieren, indem sie geschäftskritische Informationen in sicheren, für Anbieter unzugänglichen Data-Vault-Modellen speichern. Auf diese Weise können Organisationen von den Vorteilen der Nutzerfreundlichkeit profitieren und zur gleichen Zeit auf höchstmögliche Sicherheit vertrauen.

d. Beseitigung von Skalierbarkeitshürden

Unternehmen können sich extrem schnell ändern und wachsen. Dateiserver wurden dagegen nicht so unbedingt konzipiert, um Änderungen in derartig kurzen Abständen vornehmen zu können. Die Lösung zur Bewältigung dieser Änderungsgeschwindigkeit heißt flexible Skalierbarkeit und beschreibt die Fähigkeit, die Speicherkapazität des Servers und die Nutzeranzahl mithilfe flüchtiger Arbeitsspeicher (On-the-fly-Prinzip) erhöhen zu können. CCP-Services wurden aufgebaut, um spontane Änderungen zu unterstützen – dies ist sowohl in der angebotenen Technologie als auch in der entsprechenden Preisstruktur eingebettet.

e. Übertragung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten an Dienstanbieter

Wenn ein Unternehmen eine bestimmte Funktion an einen Dienstanbieter auslagert, macht es dies hauptsächlich mit dem Ziel, alle mit der Funktion verbundenen Aufgaben und Verantwortungsbereiche an ihn zu übertragen. Diese Aufgaben umfassen u. a. Betrieb, Wartung, Problembehebung und langfristigen Support. Die Verantwortlichkeiten hingegen beziehen sich auf die Erfüllung branchenspezifischer und regulatorischer Compliance-Auflagen. Dementsprechend übernehmen Dienstanbieter alle mit dem Service einhergehenden Pflichten und fungieren als Garant dafür, dass der verwendete Service alle verbindlichen Anforderungen erfüllt. Zusätzlich agieren sie als eine Versicherung für die Organisation.

Abschließend lässt sich sagen, dass Content-Collaboration-als-Service eine ideale Lösung für diejenigen Unternehmen ist, die nach einer Alternative suchen, um

• ihre in die Jahre gekommenen oder rigiden Server zum Teilen und Synchronisieren zu ersetzen
• die jährlichen Kosten für den Betrieb und die Wartung erheblich zu senken
• Cloudspeicher zu verwenden, ohne das Sicherheitslevel in Gefahr zu bringen
• die Lebensqualität ihrer Mitarbeiter und die Nutzerfreundlichkeit zu verbessern
• die IT-Abteilung zu entlasten und Workloads an Dienstanbieter zu übertragen