Daten unkompliziert schützen mit virtuellen Datenräumen
Cyberangriffe stellen für Unternehmen große Risiken dar. Datenschutz ist daher ein essenzieller Schritt, um den Fortbestand des Unternehmens zu sichern. Allein durch zahlreiche Phishing-Mails ist die Bedrohung für jedes Unternehmen real. Ein falscher Klick kann dazu führen, dass das Unternehmen wochenlang handlungsunfähig ist und zusätzlich große Reputationsschäden erleidet: Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeitende verlieren das Vertrauen in das Unternehmen, wenn es ihre Daten nicht ausreichend schützen kann. Beides führt zu großen finanziellen Verlusten, sodass Datenschutz sich auch wirtschaftlich für Unternehmen lohnt.
Wer bisher noch nicht präventiv in den Datenschutz investiert hat, wird durch verschärfte Regularien dazu gesetzlich verpflichtet. So zwingen die DSGVO und NIS-2 Unternehmen dazu, sich Gedanken über Datenschutzmaßnahmen zu machen. Viele sind überfordert von den verschiedenen Aspekten der Gesetze und den Herausforderungen, die diese an ihre IT-Infrastruktur stellen.
Ein zentraler Bestandteil der Sicherheitsstrategie können virtuelle Datenräume wie Tresorit sein, die den sicheren Austausch und die Verwaltung von Dokumenten ermöglichen. Wichtig ist bei der Wahl des Datenraumanbieters, dass dieser hohe Sicherheitsstandards hat und gleichzeitig die Nutzerfreundlichkeit in den Fokus stellt.
Daten vor fremden Zugriffen schützen
Um Kunden den größten Schutz zu bieten, sollten virtuelle Datenräume den höchsten Verschlüsselungsstandard verwenden, für den sich auch Tresorit entschieden hat.
Mit der Verschlüsselung nach dem Zero-Knowledge-Prinzip verwenden Anbieter die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2EE): Die Daten werden auf dem Gerät des Absenders verschlüsselt und beim Empfänger wieder entschlüsselt. Das Zero-Knowledge-Prinzip basiert zudem noch auf einer zusätzlichen Sicherheitsmaßnahme, da der Anbieter selbst nicht auf die entschlüsselten Daten zugreifen kann. Bei einem Cyberangriff auf den Anbieter des virtuellen Datenraums können Cyberkriminelle somit nur unleserlichen Datensalat erbeuten, den sie nicht entschlüsseln können.
Die richtige Verschlüsselung allein garantiert allerdings noch nicht, dass sensible Daten – oft auch unabsichtlich – nicht in unbefugte Hände geraten. Abhilfe schafft hier die Möglichkeit, Zugriffsrechte granular zu verwalten. Es kann für einzelne Ordner und Dateien genau festgelegt werden, wer Zugriff darauf hat, sodass nicht jeder im Unternehmen beispielsweise Verträge und personenbezogene Daten einsehen kann. Diese zusätzliche Maßnahme erhöht nicht nur die Sicherheit, sondern führt auch zu einem stärkeren Vertrauen von wichtigen Stakeholdern in das Unternehmen.
DSGVO erfüllen mit Wahlmöglichkeiten zum Serverstandort
Mit Blick auf die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist für Unternehmen wichtig, dass sie einen virtuellen Datenraum aussuchen, bei dem sie den Speicherort ihrer Daten wählen können. Die DSGVO schreibt vor, dass personenbezogene Daten nur auf Servern innerhalb der Europäischen Union oder in einem als sicher deklarierten Drittstaat gespeichert werden dürfen.
Anbieter, die Unternehmen die Möglichkeit bieten, zwischen mehreren Serverstandorten zu wählen, können das Erfüllen der DSGVO stark vereinfachen. Tresorit speichert Daten in Irland und den Niederlanden, während die Daten Schweizer Kunden standardmäßig in der Schweiz gesichert werden. Kunden können die Datenresidenz aber auch jederzeit ändern.
Kein Datenschutz ohne Nutzerfreundlichkeit
Auch wenn virtuelle Datenräume alle Punkte erfüllen, ist es essenziell, auf die Nutzerfreundlichkeit der Anwendungen zu achten. Sichere Lösungen sind nur sicher, wenn sie richtig verwendet werden. Es kann schnell passieren, dass Mitarbeitende eine Schatten-IT anlegen, wenn sie das Arbeiten mit dem virtuellen Datenraum zu umständlich empfinden. Für Unternehmen wäre damit jede Datenschutz-Strategie zum Scheitern verurteilt.
Virtuelle Datenräume sollten deswegen einfach, verständlich und in gängige Programme integrierbar sein. Tresorit ist in gängige Programme wie Google, Microsoft, Azure Active Directory, usw. integrierbar und ermöglicht so eine einfache und sichere Zusammenarbeit über Teams und Standorte hinweg. Praktisch sind zudem zusätzliche Funktionen wie elektronische Signaturen, sodass Dokumente digital und in der gleichen Anwendung unterschrieben werden können. Mit einem nutzerfreundlichen virtuellen Datenraum vereinfachen Unternehmen Prozesse und steigern die Produktivität.
Die Datenschutzstrategie eines Unternehmens sollte zwar über die Nutzung von virtuellen Datenräumen hinausgehen. Sie sind aber ein wichtiges und einfach zu integrierendes Mittel, um Cyberangriffe vorzubeugen, Geschäftskontinuität zu sichern und das Vertrauen in das Unternehmen zu stärken.
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