Der Wechsel zu elektronischen Signaturen

Die Digitalisierung Ihres Unternehmens kann eine große Herausforderung darstellen, insbesondere dann, wenn es um sensible oder vertrauliche Dateien geht.

Tresorit eSign wurde designt, um eine der gängigsten Büroarbeiten unserer Kunden – das Unterzeichnen von Dokumenten und Verträgen – in Tresorits sicheres digitales Ökosystem einzugliedern.

Dies ist der jüngste Schritt in unserem Bemühen darum, ein umfassendes, geschütztes und rechtssicheres Dokumentenmanagementsystem zu schaffen, das den gesamten Lebenszyklus sensibler Dateien innerhalb einer integrierten Plattform abdeckt.

In unserem aktuellen Webinar stellen wir Ihnen unser neuestes Produkt vor, Tresorit eSign, sowie eine Vorschau dazu, wie wir die Plattform zukünftig zu erweitern und zu verbessern planen.

Sie können entweder hier klicken, um sich das komplette Webinar (auf Englisch) über die Tresorit-Webseite anzusehen, oder weiterlesen, um eine Zusammenfassung der wichtigsten Gesprächsthemen zu erhalten.

1. Vertraulichkeit geht alle an

Vertrauliche Dokumente sind ein integraler Bestandteil der modernen Geschäftswelt: egal, ob Sie einen Vertrag mit einem Neukunden unterschreiben, einen neuen Lieferanten einführen oder Mitarbeiterverträge über die Personalabteilung verteilen. Da diese Dokumente jedoch so allgegenwärtig sind, werden sie oftmals übersehen – besonders von Mitarbeitern, die in Abteilungen arbeiten, die nicht als hohes Cybersicherheitsrisiko angesehen werden.

Die Nutzung einer digitalen Plattform wie Tresorit eSign sorgt abteilungsübergreifend für standardmäßige Verfahren, sodass alle Verträge den gleichen hohen Sicherheitsstandards unterliegen. Zusätzlich wird der Signaturprozess optimiert und somit gewährleistet, dass diese alltägliche Aufgabe von Ihrem gesamten Team so effizient und mühelos wie möglich erledigt werden kann.

2. Zusammengeführte Arbeitsabläufe mindern Risiken

In modernen Büros werden häufig verschiedene Plattformen oder Softwareprogramme für ähnliche Aufgaben verwendet. Derartig fragmentierte Arbeitsabläufe behindern nicht nur die Effizienz, indem sie alltäglichen Aufgaben zusätzliche Schritte hinzufügen, sondern erzeugen außerdem Schwachstellen in Bezug auf Cybersicherheit.

Mitarbeiter, die sich zur gleichzeitigen Nutzung mehrerer Tools genötigt sehen, werden mit größerer Wahrscheinlichkeit Fehler machen, wie z. B. Anmeldedaten verlegen oder verwechseln, versehentlich Daten beim Import von Dokumenten offenlegen oder wichtige Sicherheitsschritte vergessen.

Wenn Sie Arbeitsabläufe auf eine Weise zusammenführen, sodass eine Aufgabe wie das Speichern und Unterschreiben eines Dokuments innerhalb einer einzigen Plattform stattfinden kann, mindern Sie diese Risiken.

3. Ihre Kunden und Partner sollten weiterhin Ihre Priorität sein

Ein reibungsloser Signaturprozess ist unerlässlich, wenn Sie einen erstklassigen Kundendienst bieten möchten.

Global tätige Unternehmen müssen ihre Kunden überall erreichen können – ganz egal, wo auf der Welt diese sich befinden. Aber obwohl die Nutzung digitaler Business-Tools sich seit der Pandemie stark verbreitet hat, zögern Kunden oftmals, diese Anwendungen zu installieren, oder haben Probleme mit der neuen Software.

Die Verwendung einer einheitlichen Dokumentenplattform zum Sammeln und Speichern von Signaturen an einem zentralen Ort macht das Jonglieren mehrerer Systeme für Ihre Kunden überflüssig. Und das Beste: Tools wie Tresorit eSign wurden so designt, dass sie auch von Personen ohne eigenes Konto genutzt werden können. So können auch externe Parteien Dokumente mit einem einfachen Klick unterzeichnen.

Darüber hinaus bietet Tresorit Ihnen zusätzlichen Seelenfrieden, wenn Sie Ihre Dokumente an externe Kunden oder Partner senden. Da all Ihre Dateien in Tresorits Ende-zu-Ende-verschlüsselter Umgebung aufbewahrt werden, behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Verträge, dank praktischer Tools, mit denen Sie entscheiden können, wer das jeweilige Dokument ansehen und bearbeiten kann oder für wie lange der Zugriff gestattet ist.

4. Einfache Signaturen sind nur der erste Schritt

Mit Tresorit eSign werden Dokumente digital mit einer einfachen elektronischen Signatur (EES) unterschrieben. Die Signatur der jeweiligen unterzeichnenden Partei wird mit dem betreffenden Dokument verknüpft, um ihre Zustimmung zum Inhalt des Dokuments nachzuweisen. In den meisten Fällen – wie z. B. in Regionen wie dem Vereinigten Königreich und der Europäischen Union – sind derartige Unterschriften vollständig rechtswirksam und bedürfen keines weiteren Legitimationsnachweises.

Jedoch sind wir bei Tresorit uns darüber bewusst, dass manchmal nur das höchste Sicherheitslevel gut genug ist. Aus diesem Grund haben wir die Voraussetzungen geschaffen, um unseren Kunden in der nahen Zukunft über dieselbe nutzerfreundliche Plattform noch strengere, rechtskonforme qualifizierte elektronische Signaturen (QES) bieten zu können.

Wenn Sie unsere Social-Media-Kanäle abonnieren, werden Sie am schnellsten erfahren, wann QES in Ihrer Region zur Verfügung stehen wird. In der Zwischenzeit würden wir uns jedoch freuen, wenn Sie uns Ihre Gedanken und Ihr Feedback zum Thema mitteilen, damit wir Tresorit eSign weiterhin verbessern können. Schreiben Sie uns Ihre Kommentare oder Fragen via research@tresorit.com – wir sind gespannt auf Ihre Rückmeldung.