Digitale Transformation im Rechtswesen: Vom Papierakt zur Legal-Tech-Plattform

Digitale Lösungen haben viele Branchen effizienter gemacht – doch im Rechtswesen stehen Datenschutz, Berufsrecht und komplexe Prozesse dem digitalen Fortschritt oft im Weg. Gleichzeitig wächst von verschiedenen Seiten der Druck, zeitgemäße Kommunikations- und Arbeitsstrukturen zu etablieren. Erfahren Sie, warum die Digitalisierung juristischer Prozesse unumgänglich ist und wie sie effizient und rechtskonform gelingt.

Die Papierwand: Warum das Rechtswesen mit papierlastigen Prozessen kämpft

In vielen Branchen sind papierbasierte Akten und lokal gespeicherte Dokumente längst Geschichte. Digitale Prozesse, Cloud-Lösungen und standortübergreifende Zusammenarbeit prägen den Arbeitsalltag. In Kanzleien ebenso wie in Rechtsabteilungen bestimmen hingegen noch immer Papierakten, persönliche Unterschriften und heterogene IT-Strukturen die Praxis. Die Gründe dafür liegen nicht in mangelnder Innovationsbereitschaft, sondern in komplexen, strengen Rahmenbedingungen.

Berufsrechtliche Vorgaben, Datenschutzanforderungen und technologische Herausforderungen lähmen den digitalen Wandel. Doch der Druck zur Transformation wächst – von Mandanten, Mitarbeitenden und dem Markt.

Digitalisierung unter besonderen Bedingungen

Juristische Dienstleistungen sind nicht nur besonders komplex und anspruchsvoll, sie unterliegen auch strengen rechtlichen und berufsständischen Vorgaben. Das Anwaltsgeheimnis etwa verpflichtet zur Verschwiegenheit und Unabhängigkeit, was auch weitreichende Folgen für digitale Arbeitsabläufe hat.

Gleichzeitig gelten weltweit höchste Anforderungen an den Schutz sensibler Daten.

In Europa und Großbritannien etwa regelt die Datenschutz-Grundverordnung (GDPR bzw. UK GDPR) den Umgang mit personenbezogenen Informationen. Ergänzend sorgt die NIS2-Richtlinie (Netz- und Informationssysteme) für einheitliche Sicherheitsstandards. In US-Bundesstatten definieren Gesetze wie der California Consumer Privacy Act (CCPA), der Virginia Consumer Data Protection Act (VCDPA) oder der New York SHIELD Act hohe Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit.

Studien zeigen: Die Branche hinkt ihren eigenen Ansprüchen hinterher

Wie groß der Nachholbedarf der Branche ist, zeigen verschiedene, aktuelle Studien. Die Thomson Reuters Legal Department Operations (LDO) Survey verdeutlicht z. B., dass mehr als die Hälfte der befragten Kanzleien der Digitalisierung hohe Relevanz beimisst, doch gleichzeitig noch viele von ihnen über keine klar definierte Digitalstrategie verfügen. Als Gründe werden vor allem Angst vor Sicherheitsrisiken, vor zu hohen Umstellungskosten sowie Unsicherheiten im Umgang mit sensiblen Daten genannt.

Auch die Europäische Benchmarkstudie zur Digitalisierung von Rechtsabteilungen, durchgeführt von Wolters Kluwer und der European Legal Tech Association (ELTA), zeichnet ein deutliches Bild: 10 % der Rechtsabteilungen arbeiten noch immer papierbasiert, 43 % speichern ihre Dokumente auf gemeinsam genutzten Laufwerken. Gleichzeitig empfehlen die Studienautoren den Einsatz von Legal-Tech-Lösungen wie Vertragsmanagement-Software, Datenschutz-Management-Tools und E-Signaturen, um Effizienz und Produktivität zu steigern.

Ähnliche Erkenntnisse liefert der ABA Cybersecurity TechReport 2023 der American Bar Association für den US-Amerikanischen Markt: Zwar verfügen 80 % der Kanzleien über Richtlinien zur Nutzung von Technologie, jedoch besitzt nur ein Drittel einen Incident-Response-Plan. Dabei sind Sicherheitslücken allgegenwärtig: 29 % der Kanzleien berichten von Phishing-Angriffen oder Datenlecks.

Mandanten und Mitarbeitende fordern digitale Angebote

Während Studien den digitalen Nachholbedarf juristischer Organisationen deutlich machen, wächst gleichzeitig der Druck von außen. Mandanten erwarten eine schnelle, transparente und sichere Kommunikation – bestenfalls rund um die Uhr, personalisiert und digital.

Und auch auf die Mitarbeitergewinnung und -bindung hat die Digitalisierung Auswirkungen. So wünschen sich immer mehr Juristinnen und Juristen moderne, flexible Arbeitsbedingungen – im Büro ebenso wie im Homeoffice.

Eine Kanzlei oder ein Unternehmen, das keine sicheren digitalen Prozesse bietet, verliert an Attraktivität für Klienten genau wie im Wettbewerb um Fachkräfte.

Warum gängige Cloud-Lösungen nicht ausreichen

Dies hat hier und da auch dazu geführt, dass gängige Cloud-Angebote zum Einsatz kommen. Das Problem: Nur selten werden diese den hohen Anforderungen an Datenschutz im Rechtswesen gerecht. Zu oft herrscht bspw. Unklarheit darüber, wo genau sensible Daten gespeichert werden und wer Zugriff darauf erhält.

Dabei können Verstöße gegen die Verschwiegenheitspflicht oder die Kompromittierung vertraulicher Informationen juristische und wirtschaftliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Viele Unternehmen sind sich dieses Dilemmas bewusst und begegnen diesen Risiken, indem sie in teure Cyber-Versicherungen investieren. Diese Policen können zwar finanzielle Schäden abfedern, verhindern jedoch weder den Vertrauensverlust bei Mandanten noch die langfristigen Folgen eines Datenlecks.

Sechs Anforderungen an Legal-Tech-Lösungen

Um den Anforderungen von Mandanten, Mitarbeitenden und Regulierungsbehörden gerecht zu werden und Prozesse nachhaltig zu digitalisieren, braucht es die Etablierung von Legal-Tech-Lösungen und damit digitale Lösungen, die genau dort ansetzen, wo herkömmliche Angebote an ihre Grenzen stoßen. Sechs Kriterien sind dabei unverzichtbar:

1. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Jede Datei und jede Interaktion muss auf höchstem Sicherheitsniveau geschützt sein.
2. Rechtskonformität: Die Lösung muss alle relevanten Datenschutz- und Berufsrechtsstandards einhalten.
3. Geschützte Datenräume: Eigene und externe Projekte sollten in klar abgegrenzten, sicheren Räumen verwaltet werden.
4. Automatisierte Workflows: Branchenübliche Prozesse lassen sich digital abbilden und individualisieren.
5. Integriertes Projektmanagement: Aufgabenverteilungen, Anfragen, eSignaturen und Benachrichtigungen laufen zentral zusammen.
6. Personalisierbarkeit: Digitale Lösungen stärken die Markenidentität durch individuelle Gestaltungsmöglichkeiten.

Den digitalen Wandel aktiv gestalten

Die Digitalisierung juristischer Dienstleistungen ist keine Option, sondern eine Notwendigkeit. Mandanten erwarten digitale Angebote, Fachkräfte fordern moderne Arbeitsbedingungen, und der Wettbewerbsdruck wächst. Gleichzeitig stellen Datenschutz, Berufsrecht und Cybersecurity hohe Anforderungen an Kanzleien und Rechtsabteilungen.

Wer sich frühzeitig mit den richtigen Lösungen auseinandersetzt, profitiert doppelt: von effizienteren Prozessen und einem sicheren, rechtskonformen Arbeiten.

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