Sichere und effiziente Datenräume für Juristen

Die Digitalisierung macht auch vor der Rechtswelt nicht Halt – und virtuelle Datenräume (VDR) spielen dabei eine wichtige Rolle. Kanzleien, Rechtsabteilungen und Einzelanwälte stehen vor der Herausforderung, vertrauliche Daten sicher zu verwalten, zu sichern und auszutauschen, um effizient mit Mandanten, Kollegen und externen Partnern zusammenzuarbeiten. Virtuelle Datenräume haben sich längst als Standard für M&A-Transaktionen etabliert – doch ihr Potenzial geht weit über diesen Bereich hinaus.

Homeoffice in der Rechtsbranche – ein Trend, der bleibt

Remote- und Hybrid-Arbeitsmodelle sind in der Rechtsbranche weit verbreitet. Eine Umfrage der American Bar Association ergab, dass 87 % der Anwälte flexibel von zu Hause oder unterwegs arbeiten – und fast 30 % tun dies fast ausschließlich. Diese Entwicklung zeigt deutlich, wie essenziell sichere und effiziente digitale Kollaborationstools geworden sind, um den modernen Arbeitsalltag in der Rechtswelt nahtlos zu gestalten.

Warum brauchen Juristen virtuelle Datenräume?

Ob es um Due Diligence, die Verwaltung sensibler Mandantendaten oder die Zusammenarbeit mit Gerichten und Behörden geht – Anwälte und Legal Teams arbeiten täglich mit hochsensiblen Informationen. Dabei sind sie nicht nur an strenge berufsrechtliche Geheimhaltungspflichten gebunden, sondern müssen auch regulatorische Anforderungen wie die DSGVO, NIS-2 oder andere beachten.

Daraus ergeben sich klare Anforderungen an eine sichere und effiziente digitale Zusammenarbeit im Rechtsbereich. Dazu gehören unter anderem:

• Vertraulichkeit: Nur berechtigte Personen dürfen Zugriff auf sensible Dokumente haben.
• Integrität: Dokumente dürfen nicht unbemerkt verändert oder manipuliert werden.
• Nachvollziehbarkeit: Jede Aktion muss protokolliert werden, um eine revisionssichere Dokumentation zu gewährleisten.
• Benutzerfreundlichkeit: Einfache Bedienung ohne aufwendige Schulungen ist essenziell.

Um dies zu gewährleisten, empfiehlt es sich für Juristen, virtuelle Datenräume zu nutzen – und zwar nicht nur, wenn sie M&A begleiten. Virtuelle Datenräume bieten eine sichere Umgebung, in der Dokumente gespeichert, geteilt und gemeinsam bearbeitet werden können – je nach gewählter Lösung mit granular einstellbaren Zugriffsrechten, zuverlässiger Verschlüsselung und Audit-Logs, die Transparenz und Compliance gewährleisten. Wichtig bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters ist, genau auf die Spezifika zu achten, beispielsweise beim Thema Verschlüsselung.

Der Goldstandard ist hier Ende-zu-Ende-Verschlüsselung nach dem Zero-Knowledge-Prinzip. Hierbei werden die Daten bereits auf dem Endgerät des Nutzers verschlüsselt und weder der Cloud-Anbieter noch Dritte haben Zugriff auf die Entschlüsselungsschlüssel. Dadurch bleibt die Vertraulichkeit jederzeit gewahrt, selbst bei Sicherheitslücken oder Datenlecks auf Anbieterseite.

Jenseits von M&A: Datenräume für Kanzleien und Rechtsabteilungen

Während M&A-Transaktionen bisher traditionell den Hauptanwendungsfall für virtuelle Datenräume darstellen, erkennen immer mehr Kanzleien und Unternehmensjuristen den Mehrwert dieser Technologie für andere Szenarien. Dazu gehören unter anderem:

• Prozessführung und Streitbeilegung: Rechtsstreitigkeiten erfordern oft den sicheren Austausch großer Mengen an Beweismitteln, Zeugenaussagen und juristischen Schriftsätzen.
• Compliance und interne Untersuchungen: Unternehmen müssen bei internen Audits und regulatorischen Prüfungen sicherstellen, dass vertrauliche Dokumente geschützt bleiben.
• Datenschutz und Mandantenkommunikation: Der Austausch von Verträgen, Gutachten und anderen sensiblen Informationen mit Mandanten muss sicher und nachvollziehbar erfolgen.

Mehr zum Thema erfahren? Treffen Sie uns auf der ABA Techshow!

Sind Sie neugierig geworden? Dann besuchen Sie uns auf der ABA Techshow, wo unser Experte Aaron Stillman, Head of Product Marketing bei Tresorit, den Vortrag “Secure, Compliant, Efficient – Why Lawyers Need Virtual Data Rooms Beyond M&A” präsentiert.

Außerdem freuen wir uns auf Austausch, Impulse und Gespräche an unserem Messestand mit der Stand Nr. 4033.