Datensicherheit stärken – 5 Tipps für IT-Admins

Fast jede Woche werden neue und wieder neue Artikel zu Themen wie Datendiebstahl, mangelnde IT-Sicherheit und gehackte E-Mails und Dateien veröffentlicht – der schlimmste Alptraum für jeden IT-Admin. Die gängige Lösung scheint zu sein, bereits vorhandene Schichten von Systemen, Regelungen und Compliance-Anforderungen um weitere Schichten zu ergänzen. Dies kann jedoch die Zusammenarbeit für Ihre Kollegen erheblich erschweren.

Wir haben daher einige Tipps und Tricks zusammengestellt, um Sicherheit zu stärken und den Vorgang zu vereinfachen. Wir werden Ihnen zeigen, wie Sie die überflüssigen und frustrierenden Teile von Richtlinien und Vorschriften reduzieren und sie stattdessen mit Systemen ersetzen können, die für alle Beteiligten Sinn machen.

Tipp 1: Wählen Sie die richtigen Tools für die Verwaltung von Nutzergruppen und Zugriffsrechten

Als IT-Administrator benötigen Sie die richtigen Werkzeuge in Ihrem Arsenal, wenn es darum geht, die Zugriffsrechte Ihrer Nutzer auf Firmendaten einzuschränken, zu autorisieren oder anzupassen. Besonders wenn Sie hochsensible oder vertrauliche Dateien handhaben, würden Sie sicherlich gern unbefugtes Herunterladen, Datenverluste und ungewolltes Filesharing vermeiden.

Der wichtigste Schritt besteht darin, Nutzergruppen zu erstellen und diesen Richtlinien zuzuweisen. Somit beschränken Sie den Zugriff auf sensible Daten auf diejenigen Kollegen, die diese zum Erledigen ihrer täglichen Aufgaben benötigen. Das Hinzufügen eines Nutzers zu verschiedenen Nutzergruppen sollte intuitiv, schnell und flexibel genug sein, um das On- und Offboarding sowie an Teams und Zugriffsrechten vorgenommene Änderungen zu erleichtern.

Diese Richtlinien können auf allgemeine Beschränkungen im Geschäftsbetrieb ausgeweitet werden, wie z. B. das Einschränken von lokaler Synchronisation, das Erstellen von verschlüsselten Ordnern und das Deaktivieren von permanenter Löschung. Dies wird Mitarbeiter daran hindern, Dateien versehentlich zu löschen oder diese lokal herunterzuladen. Außerdem vermeiden Sie auf diese Weise, dass Daten versteckt in den eigenen Ordnern von Nutzern landen, die Sie nicht kontrollieren können.

Tipp 2: Kontrollieren Sie Ihre Filesharing-Optionen

Es ist sehr wichtig einen Blick auf Ihre Optionen zum Datenaustausch zu werfen und in Erwägung zu ziehen, wie Sie jegliche Form von Datenmissbrauch verhindern können. Filesharing ist der Kern eines jeden Unternehmens: Vom Austausch vertraulicher Dokumente zwischen Partnern und Kunden in Rechtanwaltskanzleien bis hin zu Start-ups, die bahnbrechende Technologien entwickeln und erforschen – Sie und Ihr Team tauschen mit großer Wahrscheinlichkeit jeden Tag Dateien untereinander aus.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Filesharing als IT-Admin kontrollieren können. Fürs Erste können Sie mit allgemeinen Richtlinien einen Passwortschutz für das Teilen von Links verbindlich einrichten. Dies ist dann nützlich, wenn Ihre Kollegen vertrauliche Dateien regelmäßig an Dritte senden. Sie können sogar ein Ablaufdatum oder eine maximale Zugriffsanzahl für Links festlegen.

Ist Ihr Team in der Forschung tätig und teilt daher Dokumente intern? Auch hier können Sie die Kontrolle mithilfe einer Richtlinie ergreifen, die nur Nutzern mit der entsprechenden E-Mail-Domain gestattet Links zu öffnen. Für diese Richtlinie können Sie außerdem Dokumentanalytik und detaillierte Zugriffsprotokolle aktivieren.

Tipp 3: Seien Sie sich darüber im Klaren, wo Ihre sensiblen Dokumente gespeichert sind

Der Betrieb vieler Unternehmen findet in Gerichtsbarkeiten statt, die ihnen vorschreiben, vertrauliche Daten nur auf Servern an einem bestimmten Standort zu speichern, z. B. in der EU oder in dem Land, in dem das jeweilige Unternehmen ansässig ist. Für IT-Admins wie Sie kann dies eine große Herausforderung darstellen. Zum Glück bieten wir eine Lösung für derartige Auflagen.

Unsere Datenresidenzoptionen erlauben es Ihnen, einen standardmäßigen und obligatorischen Serverstandort für jede Nutzergruppe zu bestimmen. Auf diese Weise können Sie sich nach dem Festlegen der korrekten Richtlinien zurücklehnen und müssen sich nie wieder den Kopf über Standort-Compliance zerbrechen: Die Richtlinie wird dafür sorgen, dass die richtigen Dateien automatisch den richtigen Servern zugewiesen werden, ohne jegliches Nutzer- oder Admin-Input.

Tipp 4: Fügen Sie Ihren Prozessen eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu

Wir wissen, dass Admins differenzierte Optionen bevorzugen, wenn es um die Einrichtung von IT-Sicherheit geht. Daher haben wir Richtlinien geschaffen, die vielerlei Aspekte von Anmeldung, Nutzerverifizierung und Datenschutz definieren können.

Falls Ihr Unternehmen nur Mac oder Windows nutzt, kann eine simple Richtlinie alle anderen Plattformen sperren und so sicherstellen, dass Anmeldeversuche von außerhalb Ihres Unternehmens unterbunden werden. Das Gleiche gilt für IP-Adressen, für die sowohl Whitelist- als auch Blacklist-Features verfügbar sind.

Mit Richtlinien können Sie außerdem wichtige Sicherheitsfunktionen verpflichtend machen, wie z. B. 2-Stufen-Verifizierung oder Sitzungsdauer. Somit sind Firmendateien geschützt, falls das Gerät eines Mitarbeiters verloren geht oder gestohlen wird.

Tipp 5: Überdenken Sie Ihre Integrationen

Jedes Unternehmen verfügt über mehrere Systeme, die täglich Einsatz finden. Die Integration dieser Systeme erleichtert den Alltagsbetrieb. Dies beinhaltet Single Sign-On (SSO) und E-Mail-Programme wie Outlook oder Gmail. Dank unserer Richtlinien können Sie auch diese Systeme optimieren. Tresorit bietet Ihnen Optionen zur Integration Ihrer bereits vorhandenen Kollaborationsplattformen mithilfe von SSO und zum Ersetzen riskanter E-Mail-Anhänge, falls Ihre Organisation Outlook oder Gmail nutzt.

Fazit

Da Cyberangriffe und Datenschutzverletzungen in unserer zunehmend digitalisierten Welt immer häufiger stattfinden, müssen Unternehmen Ihren Werkzeugkasten um Tools erweitern, die dafür sorgen, dass ihre sensibelsten Daten niemals kompromittiert werden. Hier bei Tresorit sind wir der Überzeugung, dass IT-Sicherheitsexperten sich in der optimalen Position befinden, Unternehmen beim Bewältigen von Herausforderungen im Bereich Datensicherheit zu unterstützen. Tresorits Optionen für Nutzergruppen und Richtlinien geben Ihnen die geeigneten Werkzeuge an die Hand, um Ihren Geschäftsbetrieb abzusichern und Sicherheit zu einem mühelosen Unterfangen zu machen.

Wir versuchen stets, über Ihre Erwartungen hinauszugehen, indem wir unsere Datensicherheitsfunktionen ständig erweitern, um Ihnen so vollständigen Seelenfrieden zu bescheren. Wir helfen Ihnen gern, die von Ihnen gewünschte maximale Sicherheit zu erreichen.
Kontaktieren Sie uns noch heute: sales@tresorit.com