Vorsicht ist besser als Nachsicht: Welche Dateien sollten Sie verschlüsseln?

Laut IBM Security belaufen sich die durchschnittlichen Kosten als Folge einer Datenschutzverletzung dieses Jahr weltweit auf 4,45 Millionen US-Dollar – ein Anstieg um 15% seit dem Jahr 2020. Dies ist besonders alarmierend angesichts der Tatsache, dass es allein im August 2023 zu 73 öffentlich bekanntgegebenen Sicherheitsvorfällen kam, die nahezu 80 Millionen Datensätze rund um die Welt offenlegten. Die aktuellen Schlagzeilen beinhalten die verspätete Entschuldigung der britischen Wahlkommission, nachdem eine Cyberattacke bereits im August 2021 die personenbezogenen Informationen von 40 Millionen registrierten Wählern kompromittierte. Zu allem Übel blieb der Vorfall ganze 14 Monate lang unentdeckt und die Wahlaufsichtsbehörde hat zugegeben, dass die Kommission im selben Jahr, in dem sie dem Hackerangriff zum Opfer fiel, einen Cybersicherheitstest nicht bestanden hatte.

Vorfälle wie dieser sind eine eindringliche Erinnerung daran, wie wichtig rigorose, gut durchdachte Sicherheitsmaßnahmen sind, um sensible Dateien vor lauernden Cyberbedrohungen zu schützen. Verschlüsselung, „die kryptografische Transformation von Daten zur Erstellung eines Geheimtexts“, wie vom US-amerikanischen National Institute of Standards and Technology (NIST) definiert, ist eine der ältesten und effektivsten Waffen im Kampf gegen unbefugten Zugriff – selbst wenn vertrauliche Daten gestohlen oder kompromittiert werden oder verloren gehen. Einfacher ausgedrückt bedeutet die Verschlüsselung von Dateien, dass die ursprünglichen Inhalte auf eine Art und Weise chiffriert werden, dass sie nur von Personen im Besitz des notwendigen Schlüssels oder Passworts gelesen werden können.

Es ist daher kein Wunder, dass für die meisten Unternehmen heutzutage die Frage nicht lautet, ob verschlüsselt werden sollte oder nicht, sondern was verschlüsselt werden sollte. Was macht sensible Informationen aus und welche Dateien müssen Sie verschlüsseln? In diesem Artikel werden wir die Datentypen und Geschäftsbereiche unter die Lupe nehmen, die extra Vorsicht erforderlich machen, sowie einige der Verordnungen, die für Unternehmen in diversen Branchen gelten, und bewährte Verfahren für die Sicherung von Firmendaten.

Den Code knacken: Die Arten von Dateien, die Sie unbedingt verschlüsseln sollten

Eine gute Faustregel ist, dass Sie alle Dateien verschlüsseln sollten, die sensible oder vertrauliche Informationen enthalten – egal, ob diese rechtlich, finanziell, geschäftlich oder personenbezogen sind. Dies kann persönliche Identifikationsinformationen, Einzelheiten zu Finanzen, Krankenakten, Betriebsgeheimnisse und mehr umfassen. Unbefugter Zugriff auf derartige Dateien kann schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen, von finanziellen Verlusten und Rufschädigung bis hin zu gesetzlicher Haftung und sogar Identitätsdiebstahl.

Hier sind einige Beispiele für die Dateitypen, die verschlüsselt werden sollten:

• HR-Daten: HR-Dokumente wie Mitarbeiterverträge, Leistungsberichte, Abwesenheitsformulare und Lohnabrechnungsinformationen enthalten rechtlich geschützte private Daten wie Adressen, Sozialversicherungsnummern und finanzielle Informationen.
• Rechtsdokumente: Verträge, Anträge zur Sicherung geistiger Eigentumsrechte, Geheimhaltungsvereinbarungen, Lizenzverträge und juristische Korrespondenz enthalten oftmals urheberrechtlich geschützte und vertrauliche Informationen.
• Bank- und Finanzunterlagen: Dokumente wie Kontoauszüge, Anlageportfolios, Versicherungspolicen und Steuererklärungen enthalten kritische finanzielle Informationen, die angemessenen Schutz erfordern.
• Krankenakten: Patientengesundheitsinformationen gehören zu den sensibelsten Datentypen und medizinischen Einrichtungen wird durch Verordnungen wie dem Gesundheitsversicherungsübertragbarkeits- und Verantwortungsgesetz (Health Insurance Portability and Accountability Act, HIPAA) in den USA vorgeschrieben, deren effektiven Schutz zu gewährleisten.
• Kundendaten: Sämtliche Dateien, die personenbezogene Daten von Kunden wie Adressen, Zahlungsinformationen und die Einkaufshistorie enthalten, müssen verschlüsselt werden, um Datenschutz zu gewährleisten und das Vertrauen aufrechtzuerhalten.
• Interne Geschäftsdokumente: Um geschäftliche Interessen zu schützen, ist es wichtig, dass Mitarbeiter eines Unternehmens Strategiepläne, Besprechungsprotokolle, Berichte zu internen Audits und andere firmeneigene Dokumente verschlüsseln.
• Geistiges Eigentum: Sämtliche Dokumente, die Informationen zu Erfindungen, Betriebsgeheimnisse oder urheberrechtlich geschützte Geschäftsprozesse enthalten, die eine attraktive Beute für Cyberkriminelle sein können, sollten verschlüsselt werden.

Denken Sie daran: Das Ziel von Verschlüsselung ist, Daten zu sichern und vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Im Zweifelsfall ist Vorsicht besser als Nachsicht.

Welche Dateitypen können verschlüsselt werden? Eine detaillierte, aber nicht erschöpfende Auflistung

Zwar können alle digitalen Dateitypen verschlüsselt werden, um die Datensicherheit zu verbessern, aber die folgenden Dateitypen sind die am häufigsten verschlüsselten:

• PDF-Dateien: Dokumente – insbesondere solche, die sensible Informationen enthalten – werden oftmals als PDFs gespeichert und sind ein erstklassiger Anwärter für Verschlüsselung.
• Bilddateien: Zu diesen gehören Formate wie .jpeg, .png, .gif etc. Das Verschlüsseln von Bilddateien kann dabei helfen, persönliche Fotos oder andere sensible grafische Daten zu schützen.
• Textdateien: Dateien in den Formaten .txt oder .docx, die oft für das Führen von Aufzeichnungen verwendet werden, sollten verschlüsselt werden, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
• Datenbankdateien: Dateien mit den Dateierweiterungen .db, .dat und .mdb, die kritische Informationen enthalten, werden gewöhnlich verschlüsselt.
• E-Mail-Dateien: EML- und MSG-Dateien, die persönliche oder vertrauliche Korrespondenz enthalten, erfordern ebenfalls Verschlüsselung, insbesondere in einem geschäftlichen Umfeld.
• Video- und Audiodateien: Dateien wie .mp4, .avi, .mp3, und .wav können ebenfalls sensible Informationen enthalten und können von Verschlüsselung profitieren.
• Tabellenkalkulationsdateien: Excel-Dateien (.xls, .xlsx), die für die Organisation von Daten und die Führung von Aufzeichnungen genutzt werden, enthalten oftmals vertrauliche Informationen, die Verschlüsselung verlangen.

Dateiverschlüsselung in Unternehmen: Der geschäftliche Weg, Geheimnisse zu wahren

Dateiverschlüsselung in Unternehmen spielt eine wichtige Rolle beim Schutz sensibler Informationen in diversen Abteilungen innerhalb einer Firma. Das bedeutet, dass ihr Hauptziel nicht nur darin besteht, individuelle Datenelemente zu schützen, sondern auch darin, die Integrität und Vertraulichkeit des gesamten Datenökosystems des Unternehmens zu gewährleisten.

Lassen Sie uns einmal einen Blick darauf werfen, wie zentrale Abteilungen in einem Unternehmen von firmenweiter Dateiverschlüsselung profitieren können.

• Personalwesen: Die HR-Abteilung handhabt hochsensible Informationen wie Personalakten, Lohnabrechnungsdaten und Leistungsbewertungen, was Enterprise-Dateiverschlüsselung unerlässlich macht.
• Finanzen: Finanzdaten, Unternehmenserträge und andere steuerliche Daten müssen geschützt werden, um potenzielle Finanzverbrechen zu verhindern.
• Forschung und Entwicklung: Um den Wettbewerbsvorteil des Unternehmens zu sichern, müssen urheberrechtlich geschützte Forschungsdaten, Erkenntnisse, Produktdesigns oder innovative Ideen verschlüsselt werden.
• Recht: Die Verschlüsselung von Rechtsdokumenten, Verträgen und juristischer Korrespondenz ist von äußerster Wichtigkeit, um das Anwaltsprivileg und Rechtsschutz aufrechtzuerhalten.
• Sales und Marketing: Kundeninformationen, Strategiepläne, Marktforschungsunterlagen und Sales-Berichte sind das Lebenselixier für den Unternehmenserfolg. Die Verschlüsselung dieser Dateien hilft, einen strategischen Vorteil aufrechtzuerhalten.
• Informationstechnologie: Um die IT-Infrastruktur eines Unternehmens zu schützen, müssen Netzwerkdiagramme, Passwörter und weitere sensible systembezogene Informationen gesichert aufbewahrt werden.

Von der DSGVO bis zum CCPA: Wir dekodieren wichtige Datenschutzgesetze für Sie

Gesetze, die auf die Sicherung sensibler Informationen gegen externe Bedrohungen abzielen, unterscheiden sich von Branche zu Branche und Land zu Land. Hier nennen wir Ihnen einige der wichtigsten Verordnungen, die Unternehmen möglicherweise einhalten müssen:

1. Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Dieses Gesetz der Europäischen Union schreibt den Schutz personenbezogener Daten und der Privatsphäre von EU-Bürgern vor. Verschlüsselung wird als angemessene Methode für den Schutz personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO anerkannt.
2. Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA): In den USA sind Gesundheitsanbieter durch das Gesundheitsversicherungsübertragbarkeits- und Verantwortungsgesetz (Health Insurance Portability and Accountability Act, HIPAA) dazu verpflichtet, starke Sicherheitsmaßnahmen für den Schutz von Krankenakten und anderen personenbezogenen Gesundheitsinformationen zu implementieren. Zu diesen Maßnahmen kann auch Verschlüsselung gehören.
3. Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS): Diesem globalen Standard unterstehen Unternehmen, die Kredit- und Debitkarteninformationen handhaben. Er verlangt, dass für die Übertragung von Karteninhaberdaten über öffentliche Netzwerke Verschlüsselung angewendet wird, um Kreditkartenbetrug zu verhindern.
4. California Consumer Privacy Act (CCPA): Diese US-bundesstaatliche Verordnung gewährt Bewohnern Kaliforniens die Kontrolle über ihre personenbezogenen Daten. Zwar schreibt sie Verschlüsselung nicht ausdrücklich vor, aber sie empfiehlt die Verwendung von Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz von Verbraucherdaten.

Tresorits Ende-zu-Ende-verschlüsselte Kollaborationsplattform macht Dateiverschlüsselung zum „Business as usual“

Tresorit nutzt Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, um Ihre Daten zu schützen. Im Gegensatz zu anderen Anbietern können wir jedoch garantieren, dass auf Ihre Daten kein unbefugter Zugriff möglich ist, ganz egal, von wo aus Sie auf sie zugreifen – selbst über Ihren Browser. Es ist praktisch unmöglich, dass unbefugte Personen auf Ihren privaten Schlüssel und Ihre Dokumente Zugriff erlangen können. Und das bezieht uns mit ein. Unsere Datenspeicher- und Dateitransferlösung mit dem höchsten Sicherheitslevel in der Cloud ermöglicht Ihnen Folgendes:

• Machen Sie die Zusammenarbeit in der Cloud so einfach wie möglich
  Jede Datei und relevante Metadaten auf den Geräten unserer Nutzer werden mit zufällig generierten Verschlüsselungscodes verschlüsselt. Der Zugriff auf Dateien ist nur mit dem einzigartigen Entschlüsselungscode eines Nutzers möglich, von dem niemand sonst – nicht einmal Tresorit – Kenntnis hat. Das bedeutet, dass, selbst wenn unsere Server gehackt werden würden, niemand deren Inhalte lesen könnte.
  
• Sorgen Sie für sicheren und eingeschränkten Zugriff
  Kontrollieren und entscheiden Sie, welche Geräte Zugriff auf welche Dateien nehmen können und von wo aus Nutzer sich in ihrem Firmenkonto anmelden können, um geschäftskritische Dokumente zu schützen. Verwalten Sie Dateien und Ordner auf differenzierte Weise, um sicherzustellen, dass sie nur für die Personen zugänglich sind, die sie für ihre Tätigkeit benötigen. Beschränken Sie Downloads oder sperren Sie den Zugriff jederzeit.
  
• Behalten Sie die Kontrolle darüber, was mit Ihren Daten geschieht
  Implementieren Sie Datenschutzmaßnahmen, einschließlich der Kontrolle darüber, wer auf welche Daten Zugriff nehmen kann; des Protokollierens von Dateiaktivitäten und des Erstellens interner Sicherheitsrichtlinien für die Datenverwaltung. Dank kryptografischer Authentifizierung, die auf alle verschlüsselten Daten in Form von HMAC oder AEAD angewendet wird, können keine Dateiinhalte ohne Ihr Wissen modifiziert werden.
  
• Richten Sie Unternehmenssicherheitsrichtlinien ein und setzen Sie diese durch – alles an einem Ort
  Stellen Sie sicher, dass alle in Ihrem Unternehmen an einem Strang ziehen, was die Verwendung wichtiger Datensicherheitstools und -prozesse angeht. Wenden Sie Richtlinienprofile an, einschließlich 2-Stufen-Verifizierung, IP-Filter, Zeitüberschreitungsrichtlinien und Richtlinien zum Teilen. Erstellen Sie verschiedene Richtlinien für jedes Profil und modifizieren Sie sie nach Bedarf über eine einzige Benutzeroberfläche.
  
• Verschlüsseln Sie Anhänge automatisch in Gmail und Outlook
  Unterstützen Sie Ihre Teams dabei, effektiv zu arbeiten und verschlüsselte E-Mails zu versenden, indem Sie Tresorit mit Google Workspace oder Azure Active Directory und Office 365 integrieren. Die Add-ons sind eine schnelle und einfache Möglichkeit für Nutzer, unter Verwendung ihrer bestehenden E-Mail-Adressen riskante E-Mail-Anhänge durch verschlüsselte Links zum Teilen und passwortgeschützte Dateien zu ersetzen.