Warum eSign der Schlüssel zu verschlüsselten und sicheren Geschäftsabläufen ist
Wenn Unternehmen über eSignatures sprechen, konzentrieren sie sich in der Regel auf die Vorteile, die sie für die Effizienz im Büro mit sich bringen. Aber während digitale Signaturen tatsächlich alltägliche Geschäftsaufgaben wie die Bearbeitung von Rechnungen und die Aushandlung von Verträgen rationalisieren, haben sie auch einen anderen, weniger offensichtlichen Vorteil: die Cybersicherheit.
Mit ein wenig digitalem Know-how können Unternehmen und Organisationen auch eSignatures verwenden, um die Sicherheit ihrer Dokumente zu verbessern und Kundeninformationen zu schützen. Die Verwendung digitaler Signaturen kann ein wertvolles Mittel sein, um das Risiko versehentlicher Datenlecks - wie den Verlust wichtiger Dokumente während des Transports - zu verringern und sich vor böswilligen Cyberangriffen zu schützen.
István Lám , Mitbegründer und CEO von Tresorit, diskutierte mit dem Swiss Cyber Institute ausführlich über die Vorteile der elektronischen Signatur für moderne Unternehmen und stellte einige der neuesten Fallstudien von Tresorit vor.
Sie können sich die gesamte Episode hier anhören, oder lesen Sie weiter, um eine kurze Zusammenfassung darüber zu erhalten, warum eSignatures ein Muss für Unternehmen ist, die die Cybersicherheit ernst nehmen.
1. Sie ist oft das fehlende Glied in digitalen Arbeitsabläufen
In den meisten Unternehmen ist der Großteil der Geschäftsprozesse bereits online.
Aber wenn Sie Ihre Angebote bereits mit einer computergestützten Entwurfssoftware erstellt, Ihre Besprechungen online abgehalten, Unterlagen in der Cloud ausgetauscht und einen Vertrag per E-Mail ausgehandelt haben, warum sollten Sie dann gezwungen sein, am Ende ein physisches Dokument zu drucken?
Oder wie István es ausdrückt : "Obwohl wir in einem 21. Jahrhundert leben und die Digitalisierung überall zu sehen ist, erlebe ich immer noch Fälle, in denen ein Partner sagt: Okay, druckt das aus, unterschreibt es, scannt es ein und schickt es zurück. Ist das wirklich der beste Weg?"
Durch den Einsatz digitaler Signaturen können Dokumente während ihres gesamten Lebenszyklus - einschließlich Speicherung und Löschung - in einer einzigen, sicheren Umgebung gespeichert, bearbeitet und geschützt werden. Dies bedeutet weniger Arbeit für die Mitarbeiter, aber auch eine geringere Wahrscheinlichkeit, dass Dokumente verloren gehen oder in die falschen Hände geraten. Für Unternehmen geht es wirklich darum, das Beste aus beiden Welten zu nutzen.
2. Sie können kontrollieren, wer Ihre Daten sieht
Papierdokumente bergen Risiken.
Physische Kopien selbst der wichtigsten Akten können leicht verloren gehen. Mitarbeiter können versehentlich Verträge auf ihrem Schreibtisch oder im Fotokopierer liegen lassen. Abwesende Assistenten können Dokumente in den falschen Fächern ablegen und so vertrauliche Informationen neugierigen Blicken aussetzen. Vielbeschäftigte Vorstandsvorsitzende können Verträge zwischen Papierbergen verlieren oder Aktentaschen mit vertraulichen Informationen im Zug liegen lassen.
Diese Fehler mögen harmlos erscheinen, werden aber von Gesetzgebern und Aufsichtsbehörden als Datenschutzverstöße betrachtet . Ein versehentlicher Fehltritt kann immer noch dazu führen, dass Ihr Unternehmen von den Datenschutzbehörden unter die Lupe genommen oder zur Zahlung einer hohen Geldstrafe gezwungen wird, insbesondere wenn Sie im Rahmen von Rechtsvorschriften wie der DSGVO arbeiten.
Elektronische Unterschriften vermindern diese Risiken. Wenn Sie ein Dokument zur digitalen Unterzeichnung senden, muss es nicht durch eine Kette von Assistenten, Sekretärinnen und mittleren Managern geleitet werden. Vielmehr geht es nur an einen einzigen Ort: den Posteingang des vorgesehenen Unterzeichners.
3. Es bietet zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen für Ihr gesamtes Unternehmen - auch mit externen Partnern
Oberflächlich betrachtet scheinen digitale Signaturen einfach zu sein - fast so einfach wie das Schreiben Ihres Namens. Das ist beabsichtigt: Gute eS ign-Software ist so benutzerfreundlich und intuitiv wie möglich gestaltet.
Aber wenn Sie unter der Oberfläche kratzen, werden Sie feststellen, dass digitale Signaturen eine Reihe von versteckten Funktionen haben, die dazu dienen, Betrug zu verhindern und die Integrität des virtuellen Dokuments zu schützen, für das sie verwendet werden .
Digitale Dateien enthalten zusätzliche Informationen, anhand derer Sie sich vergewissern können, dass die Datei, die Sie erhalten haben, echt ist und von einer Person oder einem Unternehmen versandt wurde, dem Sie vertrauen.
Wenn Sie ein Dokument zur digitalen Signatur mit Tools wie Tresorit eS ign senden, können Sie auch den Zugriff auf eine bestimmte Datei widerrufen, wenn Sie später Bedenken haben.
All diese Tools können nicht nur in Ihrem eigenen Büro verwendet werden, sondern auch, wenn Sie Dokumente an externe Partner, Mitarbeiter und Auftragnehmer senden, die weltweit im Einsatz sind.
Da viele Datenaufsichtsbehörden inzwischen verlangen, dass nicht nur einzelne Unternehmen, sondern auch ihre Lieferanten und Partner die Datenschutzgesetze einhalten, sind eSignatures ein wichtiges Instrument, um sicherzustellen, dass die Cybersicherheit in Ihrer gesamten Lieferkette Priorität hat.
4. Der perfekte Partner für End-to-End-Verschlüsselung
Sie haben den Sprung zu digitalen Signaturen geschafft. Unordentliche Posteingangsfächer, fehlende Seiten und verlegte Dokumente gehören nun der Vergangenheit an. Aber was passiert, wenn Ihr Unternehmen von einem Cyberangriff heimgesucht wird?
Der eigentliche Vorteil der Software eS ign liegt in der Kombination mit der branchenführenden End-to-End-Verschlüsselung.
Während des Unterschriftsprozesses wandern digitale Dokumente in Unternehmen oft von Posteingang zu Posteingang oder zwischen Cloud-basierten Ordnern. Wenn Ihr Unternehmen über sensible Daten verfügt - seien es Kundeninformationen oder Forschungs- und Entwicklungs-, Finanz- oder Gesundheitsdaten - könnten die Posteingänge und Ordner von se von Personen angegriffen werden, die diese Daten durchsickern lassen oder ausnutzen wollen.
Wenn Sie Ihre Dateien im sicheren digitalen Arbeitsbereich von Tresorit speichern oder sie zum Signieren mit Tresorit eS ign versenden, wissen Sie, dass Ihre Dokumente durch eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung geschützt sind.
Bei der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sind die digitalen Schlüssel, die für den Zugriff auf Ihre Daten benötigt werden, nur auf Ihrem individuellen Gerät verfügbar.
Das bedeutet, dass Hacker selbst dann, wenn Ihre Dateien angegriffen werden, nachdem sie zum Signieren an gesendet wurden - egal, ob sie sich auf dem Transportweg befinden oder auf einem Server unter gespeichert sind - nicht in der Lage sind, die gefundenen Informationen zu lesen oder zu verwenden.
Auch Tresorit selbst hat keinen Zugriff auf Ihre Daten. Wie István erklärt: "Was wir speichern, ist Kauderwelsch; was wir sehen, kann nicht dazu verwendet werden, jemanden zu identifizieren - weil wir als Anbieter keinen Zugang zu den Schlüsseln haben. [...] Wenn sie nicht verschlüsselt sind , sind private Daten nicht privat".
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Tresorit und die elektronische Unterschrift Ihr Unternehmen schützen können, können Sie Istváns Vortrag mit dem Swiss Cyber Institute unter anhören - einschließlich Fallstudien aus einer Reihe von Regierungsabteilungen und den Bereichen Vermögensverwaltung, Fintech und Recht.
