Von Faxgeräten zum Cloudspeicher: Wertvolle Kundendaten mit sicherem Dokumententransfer schützen

Anwälte für die Gemeinschaft

Da eine besorgniserregende Zahl von Amerikanern sich nach wie vor mit finanziellen Schwierigkeiten konfrontiert sieht, sind die Pro-Bono-Rechtsberatungsservices, die von freiwilligen Anwälten für benachteiligte Gruppen angeboten werden, von erheblicher Bedeutung. Der US-amerikanischen Statistikbehörde (US Census Bureau) zufolge lebten 2017 12,3% der US-amerikanischen Bevölkerung, d. h. 39,7 Millionen Menschen, unter der Armutsgrenze. Jede siebte Person in Texas – das entspricht etwa 4,2 Millionen Texanern – ist von Armut betroffen und versucht trotz steigender Kosten über die Runden zu kommen. Das US-Bundesstaat bietet überdies eine Heimat für 1,5 Millionen Veteranen und weist damit die zweitgrößte Veteranengemeinschaft nach Kalifornien auf. Doch viele von ihnen leben bedauerlicherweise in Haushalten mit niedrigen Einkommen.

Tarrant County Bar Association hat zwei Pro-Bono-Programme in Fort Worth in Texas und bietet dringend benötigte Hilfestellung für Gemeinschaftsmitglieder, die sich sonst keine Rechtsberatung leisten könnten. "Texas Lawyers for Texas Veterans - Tarrant County Chapter" (TLTV) stellt Veteranen und Ehepartnern verstorbener Mitglieder des Militärs kostenlose juristische Dienstleistungen und Schulungen mittels Rechtskliniken und eines umfangreichen Pro-Bono-Anwaltsnetzwerks zur Verfügung. Seit seiner Gründung 2010 half das Programm mehr als 1500 Veteranen und dabei verrichteten über 400 Juristen mehr als 10 000 Stunden freiwillige Arbeit. Parallel dazu steht der Verbandsausschuss für Gemeinschaftsservice, Tarrant County Volunteer Attorney Services (TVAS), seit 2012 hilfsbedürftigen Einheimischen mit kostenloser juristischer Beratung zur Seite.

"Letztes Jahr allein widmeten sich mehr als 50 Anwälte ehrenamtlichen Fällen", sagt Melissa Sircar, Direktorin für Pro-Bono-Programme im Verein. Die Zusammenarbeit über die Entfernung mit einem so umfangreichen Anwaltsnetzwerk ist allerdings mit erheblichen Risiken verbunden. "Als Anwalt unterliegt man gesetzlichen und ethischen Pflichten, um die Klientendaten bestmöglich zu schützen. Mein schlimmster Alptraum ist, dass unser System gehackt wird und die Sozialversicherungsnummern unserer Klienten gestohlen werden, um mit diesen Identitätsdiebstahl zu begehen," erklärt Melissa. Kein Wunder: Ein Datenschutzverstoß könnte verheerende Folgen verursachen und die Mission des ganzen Verbands gefährden.

Hohe Einsätze, geringe Ressourcen

Da Kanzleien höchst sensible Daten handhaben und speichern, die einen guten Deal auf dem Schwarzmarkt verheißen, sind diese seit langem ein begehrtes Angriffsziel für Cyberkriminelle. Und die Anzahl der Angriffe steigt stetig an. Dem American Bar Association Techreport 2018 zufolge erlebten 23% der US-Firmen eine Datenpanne, im Vergleich zu 14% im Jahr 2016. "Ich kenne kleine Unternehmen, die keinem als potenzieller Zielpunkt in den Sinn kämen und dennoch fielen sie Cyberkriminellen zum Opfer. Und es spielt dabei gar keine Rolle, ob man ehrenamtlich engagiert ist," betont Melissa. Im Bewusstsein der in E-Mail-Anhängen inhärenten Risiken kehrte der Verein zum Gebrauch von Fax, Brief sowie zur persönlichen Zustellung zurück, um Dokumente innerhalb seines Netzwerks sicher zu teilen. "Es war langsam und unpraktisch. Wir benötigten dringend eine sichere Lösung für die Dokumentenverwaltung, die für das Senden von vertraulichen Dateien an unsere Freiwilligen geeignet war," erklärt die Direktorin. Das Problem war, dass unser Programm relativ klein ist und die Mehrzahl der Lösungen entweder außerhalb unserer Preisspanne lag oder die von ihnen bereitgestellte Speichergröße nicht ausreichend war." Dann stieß sie letztes Jahr auf der Equal Justice Conference in San Diego, Kalifornien, auf Tresorit und beschloss, dieses gleich auszuprobieren.

Juristische Dokumentenverwaltung in der Cloud

Tresorits ende-zu-ende-verschlüsselter Cloudspeicher bietet zudem ein Stück Seelenfrieden in einem Sektor, in dem Ransomware-Angriffe derzeit epidemische Ausmaße erreichen. "Es ist für mich eine große Erleichterung zu wissen, dass die Daten unserer Klienten extern sicher gespeichert und nicht auf lokalen Servern abgelegt werden, so dass keine Chance mehr besteht, dass diese zum Gegenstand von Erpressungsversuchen werden," sagt Melissa. Sollten Cyberkriminelle jedoch einen Weg finden und in ihre Systeme eindringen, wären die Informationen den Angreifern ohne die Verschlüsselungscodes nie in lesbarer Form zugänglich.

Ein weiteres Feature von Tresorit, von dem der Verein am meisten profitiert, ist die für Admins angebotene Kontrolle. Da die Pro-Bono-Projekte von Tarrant County Bar Association sich massiv auf die Arbeit von remote-arbeitenden Juristen stützen, werden die vertrauliche Informationen enthaltenen Ordner täglich mit externen Freiwilligen geteilt. "Mir gefällt besonders an Tresorit, dass ich die volle Kontrolle darüber behalten kann, wer wie lange und von wo aus auf die Dokumente zugreift. Darüber hinaus kann ich auch verschiedene Zugriffsberechtigungen einrichten: Ein Anwalt kann beispielsweise Dokumente per Fernzugriff einsehen, diese lassen sich aber nicht auf sein Gerät herunterladen. Dadurch können wir die Risiken einer potenziellen Datenschutzverletzung deutlich minimieren. Falls nötig kann ich auch die Zugriffsrechte der Nutzer jederzeit entziehen."

Reibungslos ging auch die Bereitstellung der neuen Technologie vor sich. Am Anfang zeigte sich ein gewisser Widerstand seitens der weniger technikaffinen Anwälte, aber es standen keine großen Hindernisse im Wege der Implementation. "Wir haben zunächst unseren Freiwilligen erläutert, warum wir in die Cloud wechseln müssen. Obwohl es anfangs von manchen unserer Anwälte einen Lernaufwand erforderte, hat sich das breite Netzwerk mittlerweile mit dem Tool vertraut gemacht. Das heißt, wir faxen gar nichts mehr. In der Tat benutze ich Tresorits Lösung so gerne, dass ich in meinem Bekanntenkreis ständig davon schwärme und es allen gutherzig empfehle."

Möchten Sie mehr über die Vorteile der Dokumentenverwaltungslösung von Tresorit für Kanzleien erfahren? Werfen Sie einen Blick auf folgende Materialien:

• 10 Gründe, warum Rechtsprofis von traditionellen Dateiservern zu Tresorit wechseln sollten
• Expertentipps zum Schutz Ihrer Daten und der Ihrer Klienten und zum Vermeiden von Datenschutzverletzungen
• Sicherer Cloudspeicher für Rechtsexperten