Non-Profit-Organisation Kokua Services nutzt sicheren Datentausch für reibungslose Audits

Wenn der schlimmste Fall eintritt

Seit mehr als drei Jahrzehnten bietet Kokua Services im US-amerikanischen Bundesstaat Washington wohn- und gemeindebezogene Supportdienstleistungen für Erwachsene mit einer Behinderung.

Die Non-Profit-Organisation richtet Ihren Fokus darauf, das Recht ihrer Klienten auf hohe Lebensqualität zu sichern, und unterstützt sie im Hinblick auf sowohl medizinische als auch Verhaltensbetreuung sowie gemeinschaftliches und persönliches Empowerment.

Kokuas wichtige Arbeit bedeutet, dass die Organisation strenge Datensicherheitsprotokolle befolgen und Compliance mit Verordnungen wie HIPAA gewährleisten muss.

„Wir sind nicht nur unserer eigenen Mission [dem Schutz der Privatsphäre von Klienten] gegenüber verpflichtet, sondern auch den Compliance-Verordnungen der Regierung des Staates Washington und der US-Bundesregierung“, erklärt Sean Bonneprise, Geschäftsführer von Kokua Services.

In dem Bestreben, Daten sicher zu speichern, verließ Kokua sich in der Vergangenheit auf einen geteilten On-Premises-Server. Das Gerät stieß wiederholt auf Probleme und der Zugriff auf die Daten war im Fall von Stromausfällen nicht möglich.

Letztendlich bedurfte es jedoch eines erheblichen Sicherheitsvorfalls in Form eines Einbruchs und gestohlenen Computers, um dem Unternehmen klarzumachen, wie verwundbar das System war.

Bemüht darum, die Sicherheit zu verbessern, führten Kokuas Mitarbeiter ein kompliziertes IT-Protokoll ein: die allabendliche Anfertigung von Sicherheitskopien auf einer externen Festplatte, bevor diese dann außerhalb der Büroräume unter Verschluss aufbewahrt wurde.

Der Organisation war jedoch bewusst, dass diese Übergangsmaßnahme weder effizient noch praktikabel für eine Agentur war, die sich zukunftssichere Prozesse wünschte.

Neue Möglichkeiten

Im Anschluss an eine interne Prüfung war sich Kokua darüber im Klaren, dass die Organisation ein cloudbasiertes System benötigte, das auch die Sicherheit der Dateien ihrer Klienten gewährleisten könnte. Und an dieser Stelle kam Tresorit ins Spiel.

Tresorits sichere Cloud-Lösung nutzt eine branchenführende Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und gewährleistet vollständige Compliance mit HIPAA-Verordnungen. Darüber hinaus bietet Tresorit zusätzliche Tools, die Unternehmen helfen, genau im Blick zu behalten, wer auf ihre Dateien Zugriff hat, wenn diese digital geteilt werden.

„Das Teilen via Links in Tresorit ist eine einfache und effiziente Möglichkeit, Feedback über sich in Bearbeitung befindliche Formulare zu erhalten und einzelne Dokumente oder ganze Dateien zu teilen“, sagt Bonneprise. „Einstellungen wie Ablaufdatum und Rückrufoptionen sind ein weiterer Vorteil, der uns in einer Branche mit hoher Mitarbeiterfluktuation Seelenfrieden gibt.“

Tresorits sichere Datentauschlösung ist besonders wichtig, wenn Kokuas regelmäßige Audits durch Staats- und Bezirksbeauftragte anstehen. Die Möglichkeit, einen einzelnen sicheren Ordner mit einem Auditor zu teilen, spart den Managern jede Menge Zeit und führt zu besserer Zusammenarbeit. Teammitglieder können Dateien zur Prüfung ganz einfach hochladen, ohne dafür etwas scannen, kopieren oder per E-Mail senden zu müssen.

Ein Blick in die Zukunft

Kokua Services plant nun, weitere Tresorit-Lösungen in den Workspace der Organisation zu integrieren, um die Effizienz weiter zu verbessern.

„Ich bin sehr an Tresorit eSign interessiert“, sagt Bonneprise. „Wir haben viel Geld für Adobe Sign ausgegeben, aber derartige Kosten sind für eine Non-Profit-Organisation untragbar. Tresorits System bietet Sicherheitsoptionen, die uns dabei helfen, jederzeit Kontrolle über unsere Dokumente zu haben. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung gewährleistet, dass der Empfänger keine Bedenken hat, diese Dokumente zu unterzeichnen.“

„Ich freue mich darauf, diese Software weiterhin wachsen zu sehen“, sagt er. „Jedes neue Feature ist eine Möglichkeit für mehr Sicherheit, Zusammenarbeit und Effizienz.“