So fördert Tresorit die papierlose Organisation, die Datenschutz zur Priorität macht

Das sichere Teilen von personenbezogenen Daten

Das belgische Landesinstitut für Kranken- und Invalidenversicherung (LIKIV) – in Belgien als RIZIV-INAMI-LIKIV bekannt – unterstützt Millionen von Klienten in besonders schweren Zeiten.

Seit 1963 verwaltet die Organisation das Programm für Invalidenleistungen und die staatliche Krankenversicherung des Landes. Darüber hinaus beaufsichtigt sie Belgiens Entschädigungsfonds für medizinische Unfälle. Hierfür müssen Gutachter oftmals Unmengen von Dokumenten durcharbeiten, um Hunderte von anhängigen Verfahren zu beurteilen.

Tresorits verschlüsselte Tools für die Zusammenarbeit helfen der LIKIV-Abteilung, die den Entschädigungsfond für medizinische Unfälle verwaltet, diese sensiblen Dokumente auf sichere Weise zu organisieren und zu teilen – einschließlich datenlastiger Dateien, die für eine Reihe interner und externer Parteien zugänglich sein müssen.

Ein Sprecher für die Organisation schildert, wie das interne Fallverwaltungssystem des LIKIV Tag für Tag einen fortwährenden Informationsfluss bewältigen muss. Das System speichert die medizinischen Unterlagen für die jeweiligen Fälle sowie jegliche von Experten, dem Kläger oder dessen Gesundheitsdienstleiter bereitgestellte Dokumente und Gutachten. Oftmals hat jede der Parteien einen eigenen Anwalt und medizinischen Berater, die ebenfalls zur gleichen Zeit Zugriff auf diese Dateien nehmen müssen.

In der Vergangenheit druckte das LIKIV all diese Dokumente auf Papier aus oder übertrug sie auf CDs and DVDs, bevor sie an die betreffenden Parteien per Einschreiben gesendet wurden. Als das LIKIV sich jedoch dazu entschloss, in ein neues Büro umzuziehen, wurde den Mitarbeitern klar, dass vor dem Hintergrund des bevorstehenden Umbruchs papierloses Arbeiten die beste Lösung sein würde.

„Wir benötigten eine sichere Lösung für die Übertragung sehr großer Dateien“, erklärt der Sprecher des LIKIV. „Diese Gesundheitsakten können mehrere Tausend Seiten umfassen und enthalten viele Fotos, z. B. Bilder von medizinischen Verfahren, die angeblich schiefgegangen sind.“

Der Weg zum papierlosen Arbeiten

Die Organisation benötigte eine Lösung ähnlich einem digitalen Datenraum, in dem die betreffenden Parteien nicht nur auf diese großen Dateien Zugriff nehmen, sondern auch ihre eigenen Dokumente für alle anderen sichtbar hinzufügen konnten.

Aufgrund der hohen Vertraulichkeit der medizinischen Unterlagen musste diese Lösung jedoch den höchsten Standards in digitaler Sicherheit entsprechen.

Außerdem benötigte das LIKIV ein DSGVO-konformes und mehrsprachiges System, das mindestens die Sprachen Deutsch, Französisch und Niederländisch unterstützte. Das Datenschutzteam der Organisation stellte die strenge Anforderung, dass die Daten auf in der EU ansässigen Servern gespeichert werden mussten.

Darüber hinaus musste die Lösung mit den medizinischen Vorschriften der belgischen Kreuzungsbank der Sozialen Sicherheit übereinstimmen – die Organisation, die für die Verknüpfung und Digitalisierung von über 2000 Einrichtungen im Sozialversicherungssektor des Landes verantwortlich ist. Das bedeutete, dass keine Kopien der Dokumente digital gespeichert werden durften.

Nachdem es seine Optionen abgewogen hatte, fand das LIKIV eine Lösung, die seine Bedürfnisse am besten erfüllte: Tresorit.

Ein nahtloser Übergang

Das LIKIV nutzt Tresorit nun seit fünf Jahren. Der Wechsel zu Tresorit war gleichzeitig der erste Vorstoß der Organisation in die Welt des verschlüsselten Datentauschs.

Außerdem hob sich Tresorits Nutzerfreundlichkeit positiv von der Masse ab. So fügte sich die Lösung nahtlos in die bereits vorhandenen Arbeitsabläufe der Organisation ein.

Der LIKIV-Sprecher betont: „Es handelte sich um eine einsatzbereite Lösung, die nicht intern entwickelt werden musste. Ein solcher interner Prozess ist sehr viel langwieriger, da verschiedene Versionen tröpfchenweise getestet werden müssen, bis die perfekte Lösung gefunden wird.“

Seitdem hat das LIKIV Tresorit über seine Abteilung für medizinische Entschädigungen hinaus implementiert. Organisationsweit werden Dateien gewöhnlich extern mit der Pharmaindustrie, Krankenhäusern, der Polizei und anderen Gesundheitsbehörden und Sozialversicherungsgruppen ausgetauscht. Diese können Tresorits Passwortschutz, Zugriffsbeschränkungen und Ablaufdaten für Dokumente nun in vollem Umfang nutzen.

„Wir haben [Tresorit] intern befürwortet und auch anderen Organisationen innerhalb des Ökosystems für soziale Sicherheit empfohlen“, erklärt der Sprecher des LIKIV. „Für unsere Zwecke ist es die perfekte gebrauchsfertige Lösung.“