Schweizer Pensionskasse Post digitalisiert sichere Informationsbereitstellung

Das Projekt auf einen Blick

Beschleunigung papierbasierter Prozesse
Die Pensionskasse Post hat mit der Einführung von Tresorit eine sichere digitale Lösung für den Austausch sensibler Daten umgesetzt. Dadurch werden zeitaufwendige, papierbasierte Prozesse erheblich beschleunigt, höchste Anforderungen an Datenschutz und Compliance erfüllt und sowohl Kosten als auch CO₂-Emissionen reduziert. Die benutzerfreundliche Lösung erleichtert Mitarbeitenden und Partnern den Umgang mit sensiblen Daten und wird als Tool für moderne, sichere Kommunikation geschätzt.

Unternehmen

Betriebliche Vorsorge von über 68.000 Versicherten
Die Pensionskasse Post ist eine privatrechtliche Gemeinschaftsstiftung und übernimmt die berufliche Vorsorge für die über 38.000 Arbeitnehmenden der Schweizerischen Post AG sowie der ihr nahestehenden Betriebe. Zudem richtet sie über 30.000 Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenrenten aus. Ausgewiesene Anlagespezialisten verantworten die optimale und risikoangepasste Vermögensverwaltung der Versicherten mit einem Gesamtvolumen von zirka CHF 17.1 Milliarden.

Ausgangslage

Austausch von sensiblen Daten
Der Umgang mit sensiblen, personenbezogenen Daten gehört zum täglichen Geschäft der Pensionskasse und stellt höchste Anforderungen an den Datenschutz. Insbesondere der Versand und Austausch von Informationen mit Versicherten oder Partnern birgt dabei Risiken – erst recht vor dem Hintergrund der zunehmenden Digitalisierung und Vernetzung.

Während die Pensionskasse Post interne Prozesse nahezu vollständig digitalisiert hat, ist sie in der Kommunikation nach außen gefordert, den unterschiedlichen Erwartungshaltungen und Wünschen der Versicherten und Partner sowie den strengen Regeln der staatlichen Behörden gerecht zu werden.

So setzen viele Geschäftspartner ebenfalls auf digitale Prozesse und unterstützen oder erwarten entsprechende Kommunikationswege. Versicherte hingegen bevorzugen oftmals noch den papierbasierten Austausch von Informationen über den Briefversand sowie via Telefon. Dies ist sicherlich auch der Altersstruktur der Versicherten geschuldet.

Erwartungen im (digitalen) Wandel
Inzwischen wächst jedoch auch unter den Versicherten der Anteil derer, die sich digitale, schnelle und letztlich zeitgemäße Abläufe wünschen. Dieser Entwicklung wollte die Pensionskasse Post gerecht werden und zusätzlich zum klassischen Postversand allen Interessensgruppen einen sicheren, digitalen Weg anbieten, u. a. für folgende Prozesse:

Anforderungen

Datensicherheit und Compliance
Die Pensionskasse Post suchte eine Lösung, mit der sie Dateien digital via E-Mail mit Versicherten und Partnern austauschen kann.

Die Plattform muss den strengen Anforderungen der staatlichen Behörden an Datensicherheit und Compliance entsprechen und hierfür vor allem eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung anbieten.

Neben dem Zero-Knowledge-Prinzip zählt eine benutzerfreundliche und barrierefreie Bedienbarkeit als weitere zentrale Anforderung an das neue System.

Umsetzung und Implementierung

Innerhalb kürzester Zeit startklar
Die Entscheidung, Tresorit einzuführen, fiel sehr schnell: „Wir wussten, dass die SecureCloud, welche auch die FileSharing-Funktionalitäten von Tresorit enthält, bei der Schweizerischen Post und damit in einem Sektor mit strengen Sicherheitsanforderungen im Einsatz ist. Die Recherchen haben schließlich gezeigt, dass es im Grunde kein vergleichbares Angebot am Markt gibt“, betont Richard Würthrich, IT Systems Manager bei der Pensionskasse Post.

Die Implementierung verlief nach Einschätzung der Verantwortlichen einfach und unkompliziert, so dass die Pensionskasse Tresorit File Sharing innerhalb kürzester Zeit nutzen konnte. Alle 45 Mitarbeitenden erhielten eine kleine 1:1-Schulung. Richard Würthrich: „Tresorit ist wirklich anwenderfreundlich. Sobald man ein-, zweimal damit gearbeitet hat, gibt es kaum noch Nachfragen.“

Ergebnisse und Feedback

Wenige Minuten statt mehrere Werktage
Die Einführung von Tresorit Business File Sharing beschleunigt den Austausch von Dateien mit Kunden und Partnern erheblich – innerhalb der Schweiz und erst recht für Versicherte, die im internationalen Ausland leben.

Rinaldo Cilli: „Allein im Partnerumfeld tauschen wir inzwischen 60% der Dateien per verschlüsseltem Link aus – Tendenz steigend. Tresorit hat hier tägliche Arbeitsabläufe erheblich vereinfacht und beschleunigt. Die Bereitstellung der sensiblen IV-Akten durch die Ausgleichskassen erfolgt nun zum Beispiel innerhalb von drei Werktagen statt Wochen und über sichere Links statt CDs.“

Links statt Papier und CDs
Auch für den Klimaschutz ist die digitale Lösung ein Gewinn. So sparen die Pensionskasse ebenso wie Partner mit Papier und CDs nicht nur wertvolle Rohstoffe, sondern können durch die eingesparten Versand- bzw. Transportwege auch geringere CO2-Emissionen vorweisen.

Höchste Sicherheit einfach gemacht
Besonders betont das Unternehmen die unschlagbare Kombination aus höchster Sicherheit und Anwenderfreundlichkeit: „Im Vergleich zu anderen Systemen, in denen die Sicherheit nur über umständliche SMS-Codes oder mühsame Registrier- und Login-Prozedere erreicht wird, ist Tresorit mit seiner sicheren Verschlüsselungstechnologie einerseits und der einfachen Handhabung andererseits ein Perfect Match“, betont Richard Würthrich. „Wir haben gefunden, was wir gesucht haben und können die Lösung uneingeschränkt weiterempfehlen.“

Fazit

Gut aufgestellt für die digitale Zukunft
Mit dem Transfer von Dateien über Tresorit File Sharing sowie die Perspektive auf eine Nutzung der Tresorit Datenräume erfüllt die Pensionskasse Post die steigenden Anforderungen und Erwartungen von Versicherten und Partnern an moderne, einfach handhabbare und zugleich sichere Prozesse.

Die Pensionskasse ist damit gut aufgestellt, um die wachsende Nachfrage nach digitalem Datenaustausch und Zusammenarbeit einfach und sicher zu erfüllen.