Sicherer Austausch schweizer Forschung - die Lösung der UNIL

Effiziente Zusammenarbeit in der Forschung – gesetzeskonform und sicher

Die Universität Lausanne suchte eine Lösung für die sichere wissenschaftliche Zusammenarbeit. Mit Blick auf die sensiblen Forschungsdaten und die strikten gesetzlichen Vorgaben waren ein Schweizerischer Datenstandort und umfangreiche Audits zentrale Entscheidungskriterien. Die Forschungseinrichtung entschied sich für Tresorit und dessen sichere Datenräume. Über diese werden heute sensible Informationen gespeichert, verwaltet und geteilt. Das ermöglicht den Wissenschaftlern eine effiziente weltweite Zusammenarbeit in Einklang mit sämtlichen rechtlichen Anforderungen.

Die Organisation: Die Universität Lausanne (UNIL) liegt am Genfersee und bietet rund 17.000 Studenten und 3.800 Mitarbeitern ein inspirierendes Zuhause. Darunter sind etwa 550 Professoren. Dank ihrer guten Ausstattung und des interdisziplinären Ansatzes nimmt die UNIL bei der weltweiten wissenschaftlichen Zusammenarbeit eine führende Rolle ein.

Mit ihren Schwerpunkten Geistes- und Sozialwissenschaften, Biowissenschaften und Medizin sowie Umweltwissenschaften fördert die UNIL die wissenschaftliche Zusammenarbeit auf globaler Ebene.

Herausforderungen: UNIL-Forscher arbeiten mit einer breiten Palette hochsensibler persönlicher Informationen und Forschungsdaten. Diese reichen von Erhebungen zu politischen Interessen und religiösen Fragen bis hin zu Gesundheitsdaten. Bei der Verarbeitung dieser Daten müssen sehr strenge Datenschutzanforderungen erfüllt werden. Auch im Rahmen der internationalen Zusammenarbeit werden häufig sensible Informationen verarbeitet. UNIL suchte deshalb Tool, das hohe Sicherheitsanforderungen erfüllt und gleichzeitig sehr benutzerfreundlich ist.

Ein weiterer wichtiger Aspekt betrifft Forschungsdaten, die bei der Arbeit mit menschlichen Probanden erhoben werden. UNIL muss gemäß dem Humanforschungsgesetz der Schweiz arbeiten. Es verlangt die Rückverfolgbarkeit und Auditierbarkeit sensibler Forschungsdaten.

Yassine Ghennai, Informationssicherheitsingenieur bei UNIL, stand vor einer weiteren großen Herausforderung: Der bislang genutzte Verschlüsselungsdienst Boxcryptor wurde vom US-Anbieter Dropbox übernommen. Mit Blick auf die uneinheitlichen und laschen Datenschutzvorschriften in Amerika war ein Wechsel deshalb dringend geboten.

Suche nach einer Lösung: Yassine und sein Team evaluierten verschiedene Lösungen gründlich. Wichtige Anforderungen waren eine intuitive Benutzeroberfläche kombiniert mit robusten Compliance- und Sicherheitsfunktionen. Basierend auf den Anforderungen der UNIL war es deshalb logisch, einen Anbieter zu wählen, der Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit vereint. Nach einer erfolgreichen Testphase erwies sich Tresorit als beste Wahl mit mehreren Vorteilen.

Tresorit hat der Universität von Lausanne ermöglicht, sichere Datenräume für die interne und externe Nutzung anzulegen. „Bei internationalen Projekten geben wir externen Forschern einen Tresorit-Account, um die Zusammenarbeit sicher und einfach zu gestalten", erklärt Yassine. Ein weiterer entscheidender Vorteil von Tresorit sind die Möglichkeiten rund um Audits. Das ermöglicht es, jederzeit zu den Originaldateien zurückzukehren und Audit Trails zu verfolgen.

Mit Datenräumen, die in wenigen Klicks erstellt werden können, ist das Speichern und Teilen von Daten nun sehr einfach. Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bietet zuverlässigen Schutz, sodass sich die Forscher auf ihre wissenschaftliche Arbeit konzentrieren können.

Implementierung und Ergebnisse: Heute können UNIL-Forscher Forschungsergebnisse sicher mit Tresorit austauschen. Mit minimalem Schulungsaufwand erstellen Forscher jederzeit Datenräume und können ihre Forschungsdaten an einem einzigen Speicherort ablegen. Als Teil eines „Two Layer“ Modells kommt Tresorit für den Austausch sensibler Forschungsdaten zum Einsatz, neben einer On-Premises-Lösung für sehr große, weniger kritische Datenmengen.

Durch die Nutzung von Tresorit als sicheren Partnerdatenraum können Informationen heute gemäß den disziplinären und regulatorischen Standards verwaltet werden. Dadurch ist sichergestellt, dass sensible Informationen jederzeit geschützt sind.

Die Befugnis zur Erstellung von Datenräumen, Einladung von Teilnehmern und Überwachung der Dokumentenaktivitäten liegt ausschließlich bei den jeweiligen Forschungsleitern. Externe Mitarbeiter können den Zugriff beitragen und Materialien einsehen, aber keine Links teilen.

Yassine erklärt: „Der jeweilige Hauptautor, bekannt als Principal Investigator (PI), erstellt Verzeichnisse und lädt Teilnehmer ein. Mit Tresorit können wir Benutzer und Zugriffsrechte einfach verwalten und sicherstellen, dass wir gesetzeskonform arbeiten."

Tresorit hat nicht nur geholfen, UNILs Datenmanagement zu sichern, sondern auch Struktur und Transparenz in die Forschungspraktiken eingeführt. Das fördert letztendlich die Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern und ebnet den Weg für zukünftige internationale Projekte.

Ein großer Vorteil von Tresorit sind auch die Kontrollfunktionen, die die Vorbereitung von Audits erleichtern. Dank der herunterladbaren Audit Trails und der Dateiversionierung können lassen sich Änderungen leicht überwachen und ein Audit lässt sich optimal vorbereiten.

Die Einführung von Tresorit hat die Usability im Vergleich zu Boxcryptors manuellen Sicherheitsmechanismen radikal verbessert. Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung im Hintergrund ermöglicht es den Forschern, sich ganz auf ihre Arbeit zu konzentrieren.

Feedback und Erkenntnisse: „Das Schweizer Humanforschungsgesetz verlangt den Schutz sensibler Daten, was uns einiges abverlangt. Angesichts der Übernahme von Boxcryptor durch Dropbox wurde die Suche nach einer konformen Lösung noch dringlicher. Tresorit war der sicherste Weg für uns und bot außerdem die bessere Benutzererfahrung", sagt Yassine.

Fazit: Die Nutzung von Tresorit als Partnerdatenraum hat der UNIL-Forschungsgemeinschaft geholfen, die Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern zu vereinfachen, ohne dabei Compliance oder Sicherheit zu beeinträchtigen. Das belebt nicht nur internationale Forschungspartnerschaften, sondern erhöht auch die Effizienz.

Mit einer benutzerfreundlichen und sicheren Plattform können sich die Forscher nun auf die Analyse und Interpretation von Daten konzentrieren, ohne Systembeschränkungen oder Compliance-Risiken.