Bürokommunikation: E-Mail-Pannen rückgängig machen
In Unternehmen ist die E-Mail längst das zentrale Kommunikationsmedium. Egal, ob interne Absprachen, Job-Bewerbungen, Zeitprotokolle, Verträge oder Angebote: wenige Klicks genügen, senden, fertig. Was schnell geht, kann aber auch schnell schiefgehen. Bei durchschnittlich mehr als 20 E-Mails pro Mitarbeiter kann es in deutschen Büros täglich zu E-Mail-Pannen kommen. Vertrauliche Informationen gehen an die falsche Adresse oder ein Kunde erhält eine E-Mail mit gravierenden Tippfehlern – jeder kennt diese unangenehmen Missgeschicke, die man am liebsten sofort wieder ungeschehen machen möchte. Hier finden Sie Tipps, wie solche Fehler vermieden werden können.
Zeit gewinnen: Peinliche Tippfehler
E-Mails mit ernsten Anliegen werden nicht leichtfertig versendet. Trotzdem fällt oft erst nach Absenden der E-Mail fällt auf, dass sich ausgerechnet hier ein peinlicher Tippfehler eingeschlichen hat. Sei es der Nachname des Empfängers oder eine dieser ärgerlichen “seid”-“seit”-Verwechslungen – Fehler sind menschlich, aber bei wichtigen Angelegenheiten trotzdem deplatziert.Mit etwas Glück gibt es tatsächlich Möglichkeiten, die Zeit noch einmal zurückzudrehen. Mit Outlook können firmeninterne Nachrichten, die solche Fehler beinhalten, unter “Aktionen” > “Nachricht zurückrufen” gestoppt werden – das funktioniert aber nur, wenn das Unternehmen Microsoft-Exchange-Server für die E-Mail-Kommunikation nutzt. Bis der Empfänger die Nachricht öffnet, kann die Situation noch gerettet werden.
Werden die Nachrichten mit Gmail versendet, kann stattdessen eine Sende-Verzögerung von bis zu 30 Sekunden eingerichtet werden. Auch einige andere Dienste bieten dies an. “Wenn der Absender schnell genug reagiert, lässt sich so das Senden noch rechtzeitig aufhalten oder die Nachricht korrigieren”, erklärt Istvan Lam.
Die Mutter aller E-Mail-Pannen: Falscher Empfänger
Interne Personalentscheidungen oder Anmerkungen zum letzten Strategie-Meeting sind eigentlich streng vertraulich, doch manchmal landen solche sensiblen Informationen wegen ähnlicher Namen direkt im Postfach eines Kunden.Wer nun auf das Nachsenden mehrerer “Bitte löschen”-E-Mail baut, könnte es sogar noch schlimmer machen, denn diese werden sehr wahrscheinlich erst später geöffnet und wirken zudem sehr unprofessionell. Istvan Lam schlägt vor, stattdessen ruhig zu bleiben und zum Hörer zu greifen. Denn ein freundlicher Anruf beim Kunden bzw. dessen Sekretariat ist der schnellste und verlässlichste Weg, um auf die Vertraulichkeit hinzuweisen und darum zu bitten, die Nachricht ungelesen zu löschen.
Verträge und Gehaltsaufstellungen: Anhänge in den falschen Händen
Verträge, Preistabellen und Buchhaltungsdokumente gehören zu den sensibelsten Geschäftsgeheimnissen jedes Unternehmens, aber werden trotzdem häufig per E-Mail versendet. Wenn solch ein vertrauliches Dokument an den falschen Empfänger gesendet wurde und die E-Mail nicht zurückgerufen werden kann, können nicht nur Vertrauensverlust, sondern auch empfindliche Vertragsstrafen drohen. Bei solchen E-Mail-Pannen kommen Cloud-Lösungen zum Tragen. Statt Anhänge als Datei hochzuladen, können sie unproblematisch als Download-Link in den Text eingefügt werden. So können Dateien sicher verschlüsselt, ein Ablaufdatum festgelegt, ein zusätzlicher Passwortschutz eingerichtet und die Anzahl der Downloads noch nachträglich begrenzt, gesperrt und dokumentiert werden. Das Tresorit-Add-In für Outlook ist ein solches Hilfsmittel. Das Kopieren und Einfügen von verschlüsselten Links wird übersprungen und der Anhang automatisch als Link eingefügt, ohne dabei Outlook verlassen zu müssen. Das Add-In stellt so sicher, dass die oben genannten Vorsichtsmaßnahmen nicht vergessen werden. Ein zusätzlicher Vorteil: Es spart Speicherplatz im Postfach und das Löschen von E-Mails mit wichtigen Anhängen entfällt. Auf diese Weise haben die Nachrichten somit eine Größe von wenigen Kilo- statt einigen Megabytes.
