Sichere externe Zusammenarbeit als Gamechanger – 5 Branchenbeispiele (Teil 2)

Externe Zusammenarbeit ist immer noch ein oftmals vernachlässigtes Terrain in der Strategie vieler Firmen – ein  Fehltritt, denn dies kann sich als ein schwaches Kettenglied in der Unternehmenssicherheit erweisen. Berufsgeheimnisträger wie Anwälte und Buchhalter und stark regulierte Branchen wie der Finanzsektor unterliegen außerdem strengen Datenschutzauflagen.

Wie lässt sich also der Empfang von Dateien von externen Partnern durchgehend absichern? Die Lösung hierfür lautet: Dateianforderung. Der erste Teil unseres Blogbeitrags präsentierte Praxisbeispiele zur sicheren externen Zusammenarbeit für Personalwesen und Buchhaltung.

Wir laden Sie nun zum zweiten Teil unseres Branchenüberblicks ein. Unser Beitrag untersucht die Herausforderungen für Finanzabteilungen und Anwälte rund um die Kollaboration mit Dritten. Außerdem erläutern wir auch, wie Sie mithilfe der Dateianforderung den effektiven Informationsaustausch zwischen Abteilungen beflügeln können.

I. Finanzabteilungen

Herausforderungen im Bereich Übermittlung von Finanzdaten

30% der Cyberangriffe in der EMEA-Region entfielen laut dem Global Threat Intelligence Report 2019 auf die Finanzbranche. Somit ist der Finanzsektor die am meisten angegriffene Branche in der Region. Dem IBM-Bericht zufolge erlitten Finanzdienstleister im Branchenvergleich erhöhte Kosten infolge von Datenpannen.

Finanzabteilungen gelten als besonders datenbasierte Tätigkeitsbereiche. Fast jede Aktivität und Transaktion erfolgt auf Basis von sensiblen Finanzinformationen und personenbezogenen Daten. Der Einsatz von smarten Lösungen eröffnet überdies zusätzliche Schwachstellen für Unternehmen. Plattform-Integrationen und Datentausch mit Drittanbietern, Kunden und Mitarbeitern erweitern die Angriffsfläche für Hacker.

Als stark regulierte Branche kommen zudem komplexe Compliance-Anforderungen auf das Finanzwesen zu. Regulatorische Behörden wie die BaFin (Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht), die EBA (European Banking Authority) und die EZB (Europäische Zentralbank) haben strikte Vorgaben hinsichtlich des Datenschutzes und der Datensicherheit für das Finanzwesen entworfen. Hinzu kommen die sich aus der DSGVO ergebenden Vorschriften, die auf den Schutz vertraulicher Kundendaten abzielen.

Dateianforderung als Lösung für Finanzabteilungen

Rechnungen von Drittanbietern, Gewinnprognosen und andere vertrauliche Unterlagen von Ihrem Finanzberater können Sie in einem Ende-zu-Ende-verschlüsselten Kanal zusammentragen. Somit entfällt das Risiko eines unerwünschten Datenabflusses bei der externen Zusammenarbeit. Und Ihre Partner müssen dafür gar kein Tresorit-Konto besitzen. Mit der Kontrolle über Zugriffsrechte und über hochgeladene Dateien können auch Finanzentscheidungen und -transaktionen prompter und zuverlässiger auf den Weg gebracht werden.

II. Anwälte und Kanzleien

Herausforderungen rund um die Korrespondenz mit Mandanten 

Eine sichere digitale Kommunikation mit Mandanten stellt die Weichen für die Zukunft einer Kanzlei. Wer mit Kollegen und Freunden Dateien über Cloud-Tools austauscht und Banking mobil erledigt, wird irritiert reagieren, wenn er Rechtsdokumente und Vertragsentwürfe postalisch senden oder diese persönlich überbringen muss. Neben der umständlichen Art und Weise dieser Kommunikation kann dies den Rechtsfall außerdem unnötig in die Länge ziehen.

Wenn es zu Rechtsfragen kommt, wird maximale Vertraulichkeit von Anwälten erwartet. Als Berufsgeheimnisträger im Sinne des § 203 StGB sind Anwälte verpflichtet, die vertraulichen Informationen ihrer Mandanten nach dem Stand der Technik zu schützen.

Dies bekräftigen zudem auch die Vorschriften der DSGVO hinsichtlich der Handhabung von personenbezogenen Daten. Der Schutz sollte sich von dem ersten Mandantengespräch und den dort angefertigten Notizen über die gesamte Kommunikation mit Mandaten und anderen involvierten Parteien bis hin zur Abschlussrechnung erstrecken.

Dateianforderung als Lösung für die Mandantenkommunikation

Mit Ende-zu-Ende-verschlüsselten Anfragen per Link können Sie höchst vertrauliche Dateien von Ihren Mandanten ohne Tresorit-Lizenz direkt in Ihrem sicheren Ordner anfordern. Dies ermöglicht Ihnen eine rechtssichere Kommunikation mit Ihren Klienten bei maximaler Diskretion. Bei komplexen Rechtsstreitigkeiten können Sie externe Parteien ebenso mühelos einbinden und Dokumente von ihnen sicher einholen. Diesen bequemen Kommunikationskanal werden auch Ihre Klienten besonders schätzen.

+ 1 Kollaborative Abteilungen:

Herausforderungen rund um die funktionsübergreifende Zusammenarbeit

Ab einer bestimmten Unternehmensgröße ist es schwieriger die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen zu managen. Denn die einzelnen Bereiche wie Vertrieb, Produktion, Marketing, Recht usw. setzen in der Regel auf gruppenspezifische Kommunikationskanäle und Richtlinien. Dennoch ist es weiterhin entscheidend, dass sich diese Teams funktionsübergreifend für die gemeinsamen Ziele einsetzen können.

Um nur einige Beispiele zu nennen: Neue Kundenverträge müssen mit der Mitwirkung von Vertrieb und Recht unter Dach und Fach gebracht werden. Angebotsdokumente sind durch die Finanzabteilung zu genehmigen. Das Management fordert Entwürfe zum Budget und detaillierte Berichterstattungen von zuständigen Abteilungen an.

Datenübermittlung ist hier also der Motor für die Kollaboration zwischen den Abteilungen und stellt diese gleichzeitig vor jede Menge Herausforderungen. Wenn die Nutzung von Kommunikationskanälen nicht von vornherein festgelegt wird und Zugriffsrechte nicht klar definiert werden, kann dies zu einem uferlosen E-Mail-Verlauf und zu einem großen Kreis von Mitlesern führen.

Und welches Risiko kann dies nach sich ziehen? Die Zahlen des IBM-Berichtes zu Insider-Bedrohungen 2020 sind vielsagend: letztes Jahr haben sich durch Insider verursachte Datenpannen verdreifacht und für +60% der Fälle sind fahrlässige Mitarbeiter verantwortlich.

Dateianforderung als Lösung für kollaborative Abteilungen

Auch Ihre interne Kollaboration zwischen den Bereichen kann durch die Nutzung der Dateianforderung angekurbelt werden. Ohne Zugriffsberechtigungen auf eigene Abteilungsordner erteilen zu müssen, können Sie vertrauliche Dateien von anderen Abteilungen bequem über verschlüsselte Links anfordern und verwalten. Unkompliziert, sicher und kontrolliert können Ihre Mitarbeiter somit sensible Dateien innerhalb der Organisation zirkulieren lassen.

Viele Szenarien, eine einzige Lösung

Die in diesem und dem vorherigen Blogbeitrag dargestellten Beispiele deuten nur ansatzweise auf die vielfältigen Anwendungsbereiche hin, in denen Ihr Unternehmen die Vorteile der Dateianforderung erschließen könnte. Datenschutz und -sicherheit ist nicht nur eine firmeninterne Angelegenheit. Da sich jede wirtschaftliche Tätigkeit in einem Ökosystem mit anderen Dienstleistern abspielt, ist die sichere Kollaboration mit externen Partnern genauso erfolgskritisch wie die interne Datenübermittlung.