Sicherheit Wort für Wort: sichere und einfache Zusammenarbeit zwischen Dolmetschdienstleistern und Kunden

Kein Interpretationsspielraum, wenn es um Sicherheit geht

"Wir arbeiten für kleine und große, lokale und internationale Kunden. Dabei ist der Aufbau von Vertrauen das A und O unseres Geschäfts", erklärt Christoph Renfer, Präsident von Calliope-Interpreters. Seine Organisation wurde passenderweise nach der griechischen Muse der epischen Dichtung und Redegewandtheit benannt und ist eine weltweit tätige Gruppe von 24 beratenden Dolmetschern, die auf fünf Kontinenten vertreten sind und eng miteinander zusammenarbeiten. Jedes Mitglied betreut seinen eigenen Markt und stellt Teams von hochprofessionellen Konferenzdolmetschern für Veranstaltungen und Events jeder Art zusammen. Christoph und sein Netzwerk sind sehr stolz darauf, dass sie sich über die Jahre einen Namen für ihre hohe Servicequalität gemacht haben. Das bestätigt auch ihre AIIC-Mitgliedschaft. Der internationale Verband der Konferenzdolmetscher AIIC nimmt Mitglieder erst auf, nachdem sie einem strengen Auswahlverfahren unterzogen worden sind, in dem die Kandidaten sorgfältig auf ihre Sprachkenntnisse, ihre fachlichen Kompetenzen und ihren beruflichen Werdegang geprüft werden, und ist somit Garant für Konferenzdolmetschen höchster Qualität.

Auch wenn ihre Namensgeberin Calliope aus der Antike stammt, sehen sich Christoph und seine Kollegen täglich mit einer Herausforderung des 21. Jahrhunderts konfrontiert: Cybersicherheit. "Es ist von größter Bedeutung, dass die Dolmetscher, die für eine Tagung oder Konferenz gebucht werden, die relevanten Dokumente rechtzeitig im Voraus erhalten, um sich gründlich vorbereiten zu können. Oft geht es bei solchen Veranstaltungen um ausgefallene Fachthemen, und selbst ein sehr erfahrener Dolmetscher kann nicht einfach unvorbereitet am Konferenzort aufkreuzen. Man muss wissen, was einen erwartet", erklärt Christoph. Er fährt fort: "Früher haben wir unsere Kunden, die Konferenzveranstalter, gebeten, uns Materialien wie Tagesordnung, Präsentationen und Reden zu Vorbereitungszwecken zuzustellen. Dann leiteten wir diese an die Dolmetscher weiter, die wir für die Veranstaltung gebucht hatten. In den meisten Fällen waren diese Dokumente extrem vertraulich, und die Kunden hatten Sicherheitsbedenken, diese per E-Mail zu verschicken." In diesem Zusammenhang ist ein Fall besonders erwähnenswert.

Kunden über Grenzen hinweg betreuen

Vor ein paar Jahren verhandelte Calliope mit einer großen europäischen Bankenorganisation über den Abschluss eines Rahmenvertrags für die Ausrichtung von Dolmetschdienstleistungen. Calliope erhielt schließlich den Zuschlag, doch der Vertrag verlangte von Calliope u.a. die Bereitstellung einer sicheren Kommunikationsplattform für den Datenaustausch. "Wir wussten, dass wir schnell eine Lösung finden mussten und machten uns auf die Suche nach einer Plattform, die wir ohne Bedenken für den Austausch vertraulicher Informationen mit dieser Organisation und auch mit anderen Kunden nutzen konnten. Zu unseren Partnern gehören Industriebetriebe, Pharmaunternehmen, Banken und Versicherungsunternehmen. Oft müssen diese vertrauliche Informationen mit uns teilen, die kein Dritter sehen darf. Zum Beispiel unterliegen die Finanzergebnisse einer börsennotierten Aktiengesellschaft für ihre jährliche Bilanzmedienkonferenz einer Sperrfrist, bis die Veranstaltung stattfindet", sagt Christoph. Außerdem ist die Einhaltung der DSGVO für europäische Kunden – und nicht nur ausschließlich für diese – ein Muss. Und natürlich gilt es auch, Sicherheit großzuschreiben, wenn wir Daten untereinander austauschen. Um eine nahtlose Kundenerfahrung und gute Servicequalität zu gewährleisten, teilen Calliope-Mitglieder ihre Kunden und Informationen über deren Bedürfnisse weltweit.

Christoph und seine Kollegen verschwendeten keine Zeit und begannen direkt mit der Suche nach der besten Lösung für einen sicheren Datenaustausch. Zuerst versuchten sie es mit SharePoint von Microsoft, aber dieses Tool erwies sich als zu kompliziert und kostspieliger, als sie es sich vorgestellt hatten. "Wir hätten eigens einen IT-Fachberater verpflichten müssen, um die Plattform für alle 24 Calliope-Mitglieder einzurichten. Dropbox war nicht sicher genug. Ein anderer Anbieter verlangte einen enormen Aufpreis für die Datenspeicherung innerhalb Europas. Am Ende stieß ich mit Tresorit auf ein Angebot, das mir sogleich als gute, benutzerfreundliche und sichere Lösung erschien. Und so sind wir vor einem Jahr mit Tresorit gestartet, haben es getestet und arbeiten seither damit", erinnert sich Christoph. Für die Mitglieder von Calliope gehört die Plattform von Tresorit mit ihrer Zero-Knowledge- und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung mittlerweile zum Berufsalltag. "Wenn wir eine Konferenz organisieren, müssen wir unseren Dolmetschern manchmal bis zu 50 verschiedene Dateien einschließlich großer PowerPoint-Präsentationen oder Videos zukommen lassen. Jetzt laden wir diese einfach in einen speziell dafür erstellten Tresorit-Ordner hoch, stellen den Dolmetschern per E-Mail sichere Links zu und fordern sie auf, regelmäßig zu prüfen, ob dem Ordner neue Unterlagen hinzugefügt wurden", erklärt Christoph.

Sicherheit muss nicht kompliziert sein

Er fährt fort: "Manche unserer Kunden teilen Dokumente weiterhin mit Dropbox oder per E-Mail. Das ist ihre Verantwortung. Sobald wir aber diese Dokumente erhalten, müssen wir sicherstellen, dass wir sie über eine sichere Plattform weiterleiten." Calliopes beratende Dolmetscher teilen die vertraulichen Tagungsunterlagen mit externen Mitarbeitern mithilfe von sicheren Links und legen einen Passwortschutz und ein Ablaufdatum für erhöhte Sicherheit fest. "Eines unserer europäischen Mitglieder hat kürzlich ein Team von Konferenzdolmetschern für ein Meeting in Australien organisiert und musste eine große Anzahl von Dokumenten und Videos für Kollegen in der Türkei, Hong Kong und Europa zugänglich machen, die in der Folge selbst nach Australien reisten, um bei der Konferenz als Dolmetscher zu arbeiten. Tresorit half uns dabei, die Konferenzunterlagen im Vorfeld des Events zu teilen und hat sich auch für einen unerwarteten logistischen Verwendungszweck als besonders nützlich erwiesen. Die Calliope-Dolmetschdienstleisterin erstellte einen speziellen Tresorit-Ordner für die Visum-Service-Agentur, die sie eigens engagiert hatte, um Visa für die Teammitglieder zu beantragen. Sie lud Kopien von Personalausweisen, Pässen und anderen personenbezogenen Dokumenten hoch und teilte den Ordner mit der Agentur, anstatt diese höchst vertraulichen Dateien per E-Mail zu versenden", erzählt Christoph.

Calliopes externe Mitarbeiter, d.h. die gebuchten Konferenzdolmetscher, nutzen das System rege und finden es sehr anwenderfreundlich. Die Plattform und die Download-Seite sind mit dem Calliope-Logo gebrandet, was den Dolmetschern Vertrauen und ein Gefühl der Sicherheit vermittelt. Christoph und sein Team haben jedoch noch einen weiteren Vorteil von Tresorits sicherer Lösung für den Austausch und die Synchronisierung von Dateien entdeckt: "Wir verwalten auch unsere eigenen Dokumente in Tresorit. Da wir ein Beraternetzwerk sind, teilen wir Informationen und beste Praktiken regelmäßig untereinander. Calliope arbeitet intern mit verschiedenen Ausschüssen. Das Social Media Committee füttert unsere Facebook-Seite und andere soziale Medien mit Informationen über Calliope, während unser Editorial Committee Inhalte für unsere Webseite erstellt. Tresorit ermöglicht auch innerhalb unseres Verbunds eine effiziente und benutzerfreundliche Kommunikation und Zusammenarbeit und macht deshalb das Versenden unzähliger E-Mails rund um die Welt überflüssig. Aber wir nutzen Tresorit auch intern als Archiv für die Basisdokumente unseres Netzwerks. Zu diesem Zweck haben wir einen geschützten Ordner mit der Bezeichnung ‘Briefcase’ erstellt, in den wir Ressourcen hochladen, zu denen die Mitglieder von Calliope jederzeit Zugriff haben."

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