10 Technologietrends im Rechtswesen

By Tresorit Team, 
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In den letzten Jahren haben sich nahezu alle Geschäftsmodelle geändert. Auch wenn die Rechtsbranche in Bezug auf digitale Transformation traditionell eher zurückhaltend gewesen ist, sehen viele Kanzleien sich nun dazu gezwungen, cloudbasierte Technologien einzusetzen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Von Privatpersonen, die Immobilien erwerben, bis hin zu Justiziaren, die in Rechtsabteilungen für Unternehmen tätig sind – Mandanten wünschen sich die Digitalisierung aus praktischen und kostenreduzierenden Gründen. Juristen sind darum bemüht, ihre Produktivität zu verbessern, und müssen gleichzeitig das Anwaltsgeheimnis schützen.

Wenn Sie im Begriff sind, Ihre digitale Strategie auszuarbeiten, kann es hilfreich für Sie sein, ein tieferes Verständnis für diese Top-Ten-Trends in Legal Technology zu entwickeln, um fundierte, auf der aktuellen Marktlage basierende Entscheidungen zu treffen.

Unter Legal Technology oder Legal Tech versteht man die Gesamtheit von Anwendungen, Software und digitalen Diensten, die Rechtskanzleien Automatisierung ermöglichen. Die Anwaltschaft nutzt derartige Technologien, um alltägliche Aufgaben im Zusammenhang mit Folgendem zu optimieren:
● Vertragsmanagement
● Fallmanagement
● Kanzleimanagement
● Compliance
● Datensicherheit und -schutz
So kann z. B. künstliche Intelligenz die Zeit verkürzen, die Rechtsanwälte mit der Ausführung von sich wiederholenden administrativen Aufgaben verbringen. Zwar macht die Handhabung von Rechtsdokumenten weiterhin den Löwenanteil der Branche aus, aber dennoch können Kanzleien und firmeninterne Rechtsabteilungen von Lösungen profitieren, die ihnen bei der Optimierung des allgemeinen Geschäftsbetriebs helfen.

Die Feststellung „COVID-19 hat die Arbeitsweise der Rechtsbranche verändert“ mag inzwischen abgedroschen klingen. Fakt ist jedoch, dass die Rechtsbranche sich in Bezug auf digitale Transformation über die Jahre hinweg als eher zurückhaltend erwiesen hat. Um zu überleben, mussten Anwaltskanzleien ihre Geschäftsmodelle während der Pandemie auf rasante Weise anpassen – oftmals zügiger als traditionelle Unternehmen.

Nachdem diese Kanzleien nun in Legal Tech investiert haben, haben viele von ihnen den wahren Wert dieser Lösungen erkannt. Die Vorteile sind u. a.:
● Kostenminderung: Entfallen von Kosten für Dinge wie Papier und Porto
● Gesteigerte Produktivität: Wegfallen von zeitaufwendigen manuellen Prüfungen, sodass Anwälte mehr Zeit mit ihren Mandanten und umsatzfördernden Projekten verbringen können
● Verbesserte Compliance: einfache Dokumentation innerhalb der Tech-Plattform, um Sicherheits-, Datenschutz- und branchenspezifische Compliance-Anforderungen zu erfüllen
● Eröffnung neuer Möglichkeiten: Gewinn neuer Mandanten, die in der Vergangenheit zu weit entfernt waren, um Meetings mit ihnen abzuhalten

Diese Vorzüge gelten sowohl für firmeninterne Rechtsabteilungen als auch für unabhängige Kanzleien. So arbeiten z. B. viele Rechtsabteilungen in Konzernen mit Anwaltskanzleien in verschiedenen Gerichtsbarkeiten zusammen. Ein Unternehmen mit Niederlassungen weltweit ist auf Kanzleien angewiesen, die es in der jeweiligen Gerichtsbarkeit vertreten. Als Kanzlei können Sie Ihren Einflussbereich ausweiten, Unternehmen Ihre Dienstleistungen unabhängig von deren Standort anbieten und die verrechenbaren Stunden Ihrer Anwälte optimieren.

Es gibt keine einzige Lösung, die alles, was in Ihrer Kanzlei oder Rechtsabteilung erledigt werden muss, verwalten kann. Um Ihr Geschäftsmodell digital zu transformieren, müssen Sie Lösungen integrieren, die die folgenden Technologiearten umfassen:
● Business Enablement: Digitalisierung rechtlicher Daten zur Optimierung des Informationsaustauschs
● Tools für Supportprozesse: Verwaltung von Backoffice-Tätigkeiten wie Buchhaltung, Fallmanagement, Dokumentenverwaltung, Tätigkeiten von Rechtsanwaltsfachangestellten
● Tools für inhaltliche Arbeit: Optimierung juristischer Verwaltungsaktivitäten für Gerichtsverfahren und Fallanalysen

Während die Tools für inhaltliche Arbeit auf die einzigartigen Bedürfnisse der Rechtsbranche fokussiert sind, sollten Sie Ihren Fokus darauf ausrichten, die für Ihr Unternehmen geeigneten Tools für Business Enablement und Supportprozesse zu finden. Dabei ist es von besonderer Wichtigkeit, dass die Lösungen angemessene Sicherheits- und Datenschutzfunktionen bieten, die das Berufsgeheimnis schützen.

Da mehr und mehr Kanzleien die Vorteile von Legal Tech nutzen, lassen sich Trends erkennen, was die von der Rechtsbranche eingeschlagene Richtung betrifft. Wenn Sie ein Verständnis für diese Trends entwickeln, kann dies Ihnen dabei helfen, wettbewerbsfähig zu bleiben.

Vermehrte Investitionen

Die Analysten von Gartner haben festgestellt, dass die für Legal Tech aufgewendeten Ausgaben von 2017 bis 2020 um das eineinhalbfache angestiegen sind. Die Prognose lautet, dass die Ausgaben bis zum Jahr 2025 auf ca. 12% der Budgets anschwellen werden. Leider ließ Gartner außerdem vermerken, dass Rechtsabteilungen, die in umfangreiche Tools für Vertragsmanagement (Contract Lifecycle Management, CLM) investieren, ohne dabei die Endnutzer und Geschäftsprozesse in Erwägung zu ziehen, nur 30% des Potenzials der Lösung ausschöpfen.

Chatbots

Sogenannte „Legal Chatbots“ sind Computerprogramme, die Gespräche mit potenziellen Mandanten simulieren und oft auf die am häufigsten gestellten Fragen antworten. Kanzleien können Chatbots dafür nutzen, Antworten auf Fragen bezüglich Abrechnungen oder ihrer Marketingstrategien zu automatisieren.

Technologie für Rechtsforschung

Diese Lösungen werden mithilfe von künstlicher Intelligenz (Artificial Intelligence, AI) betrieben und prüfen vorhandene Präzedenzfälle. Sie heben diejenigen hervor, die am besten zu den Suchbegriffen des Anwalts oder Rechtsanwaltsfachangestellten passen und bieten Zusammenfassungen und Kontext. Somit wird die Zeit reduziert, die Ihre Mitarbeiter mit der Suche nach geeigneten Präzedenzfällen zur Untermauerung ihres Arguments verbringen.

Videokonferenzen

Tools für Videokonferenzen bieten vielerlei Vorteile: Zum einen bieten sie Anwälten eine Möglichkeit, ortsunabhängig zu arbeiten, was sie zu besseren Angestellten macht. Zum anderen können so viele juristische Aktivitäten weiterhin ortsunabhängig stattfinden. Schlichtungen und Arbitrationen werden beispielsweise inzwischen per Videokonferenz abgehalten, anstatt alle Beteiligten im Büro zu versammeln.

Automatisierung von Dokumentenmanagement

Mit dem Einzug cloudbasierter Lösungen in die Rechtsbranche entsteht auch der Bedarf, all diese neuen digitalen Dokumente zu verwalten. Die meisten Kanzleien und Rechtsabteilungen benötigen Technologien, die sowohl die Erstellung als auch den Austausch und die Fertigstellung von Dokumenten ermöglichen. Darüber hinaus wünschen sie sich einen einzigen, zentralen Aufbewahrungsort, der eine einfache Suche nach Dokumenten ermöglicht.

Elektronische Signaturen

Als Bestandteil des Lebenszyklus von Dokumenten hat nun auch die Rechtsbranche damit begonnen, elektronische Signaturen für ein ortsunabhängiges und rechtsverbindliches Unterzeichnen von Dokumenten zu nutzen. Dies mindert traditionelle Kosten für Dinge wie Papier und Porto. Außerdem verkürzt dieses Verfahren die Fertigstellungszeit für Dokumente, einschließlich Affidavits, Abkommen und Mitarbeiter- oder Lieferantenverträge.As part of the document lifecycle, the legal industry continues to adopt eSignatures that enable remote, binding document signing. It reduces traditional costs like paper and postage. However, it also enables faster completion times for documents, including affidavits, contracts, and employee or vendor contracts.

Technologien für Cybersicherheit und Datenschutz

Die digitale Transformation ändert die Art und Weise, auf die die Rechtsbranche sensible Mandanteninformationen schützt. Der Schutz des Anwaltsgeheimnisses ist eine mit dem Beruf einhergehende Verantwortlichkeit. Jedoch sammeln, übertragen, speichern und verarbeiten viele Kanzleien und Rechtsabteilungen außerdem durch Datenschutzgesetze geschützte persönlich identifizierbare Informationen (PII), wie z. B.:
● Namen
● Anschriften
● Geburtsdaten
● Sozialversicherungs- oder Steueridentifikationsnummern
● Gesundheitsinformationen

eDiscovery-Plattformen

Rechtliche Ermittlungen sind gewöhnlich ein zeitaufwendiges Unterfangen, da Anwälte Unmengen an Dokumenten sammeln, durchsuchen und sortieren müssen. eDiscovery-Software automatisiert diese manuellen Tätigkeiten, wie die Dateneingabe, das Entfernen unnötiger Dateien und die Zeitstempelung von Dokumenten.

Zeiterfassung

Verrechenbare Stunden sind sowohl der beste Freund als auch der ärgste Feind von Anwälten. Der Nachweis über ihren Beitrag zur Umsatzsteigerung und über den Wert ihrer Tätigkeit erfolgt für Rechtsanwälte über die Anzahl der von ihnen dokumentierten verrechenbaren Stunden. Zugleich kostet diese Dokumentation Zeit, die mit Mandantenarbeit verbracht werden könnte. Technologien zur Zeiterfassung ermöglichen es Anwälten, ihre Stunden auf einfachere Weise zu dokumentieren, akkurate Einträge vorzunehmen und verrechenbare vs. nicht verrechenbare Stunden zu analysieren.

Automatisierung der Terminplanung

Die Rechtsbranche ist eine Dienstleistungsbranche. Das bedeutet, dass Anwälte viel Zeit in Meetings verbringen. Die Verwendung eines Terminplaners reduziert die nicht verrechenbare Zeit, die damit verbracht wird, E-Mails hin und her zu senden, um einen für alle Beteiligten passenden Termin zu finden.

Tresorit: Dokumentensicherheit und -management für die Rechtsbranche

Der Schutz des Anwaltsgeheimnisses ist ein primäres Prinzip der beruflichen Verantwortlichkeit von Anwälten. Egal, ob Sie die Kommunikation zwischen zwei Parteien oder sensible Daten wie PII schützen müssen: Sie benötigen einen cloudbasierten sicheren Arbeitsplatz, der Ihren Datenaustausch schützt.

Tresorits sicherer Workspace bietet Ihnen alles, was Sie benötigen, um einen sicheren, integrierten Aufbewahrungsort für Dokumente zu schaffen, der Ihren Geschäftsbetrieb zukunftsfähig macht. Mit Tresorit können Sie Dokumente und E-Mails mit branchenführender Ende-zu-Ende-Verschlüsselung schützen, um vertrauliche und sensible Dateien von Mandanten einzuholen, ohne dabei den Datenschutz aufs Spiel zu setzen. Unsere Lösung erlaubt es Ihnen, nutzerspezifische Zugriffsberechtigungen festzulegen, sodass Sie einschränken können, welche Personen intern und extern Dokumente einsehen können. So wird garantiert, dass niemand außer dem vorgesehenen Empfänger auf Ihre Dokumente Zugriff hat – nicht einmal Tresorit. Mit der neuesten Ergänzung des Tresorit-Portfolios, Tresorit eSign, können Sie automatisierte Arbeitsabläufe einrichten, die den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten verwalten: Erstellen Sie in Tresorit gespeicherte Vorlagen, senden oder teilen Sie Dateien sicher innerhalb von Tresorits Ökosystem und dokumentieren Sie den Signaturprozess – alles an einem Ort.

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