Digitales Vertragsmanagement: die unterschätzte Investition

Verträge sind von jeher ein notwendiger Bestandteil der Geschäftswelt – und das wird sich auch in Zukunft nicht ändern. Das Ausmaß an Papierkram, das mit ihnen einhergeht, ist jedoch zeitaufwendig und beschwerlich. Gleichzeitig sind Verträge allerdings ein Indikator für den Erfolg eines Unternehmens. Daher bedarf es einer feinen Balance von Technologien und Prozessen, um die betrieblichen Kosten zu senken, während die Anzahl der von einem Unternehmen verwalteten Verträge zunimmt.

Die Zusammenlegung von Vertragsmanagementaktivitäten an einem einzigen Ort bietet eine einmalige Möglichkeit, in eine kostensparende Lösung zu investieren, die ein Umsatzwachstum ermöglicht.

Glorreicher Papierkram ist unsere Bürde

Mitarbeiter sehen Verträge und Papierkram gewöhnlicherweise als stumpfsinnige Tätigkeiten an. Dabei vergessen sie meist, was diese über den Erfolg eines Unternehmens aussagen.

Je mehr Verträge ein Unternehmen verwaltet, desto mehr Umsatzpotenzial ist vorhanden. Erwägen Sie doch einmal die folgenden Beispiele:
• Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs) mit Partnern: Partner versorgen die Vertriebspipeline.
• Kundenverträge: Das Sales-Team generiert Umsatz.
• Mitarbeiterverträge: Die stabile Wirtschaftslage des Unternehmens führt zur Erweiterung der Belegschaft.

Natürlich wird niemand jemals sagen, dass es ihm gefällt, im Papierkram zu ersticken. Dennoch ist Papierkram oftmals ein Anzeichen dafür, dass es dem Unternehmen gut geht.

Mehr Verträge. Mehr Probleme.

Auch wenn mehr Verträge ein Indikator für ein erfolgreiches Unternehmen sind, können sie Bürden für den Geschäftsbetrieb bedeuten. In vielen Unternehmen sind vertragliche Prozesse zeitaufwendig und beschwerlich.

Mehrere Beteiligte

Zwei unterschreibende Parteien sind das absolute Minimum für einen Vertrag. Komplexere Transaktionen mögen jedoch von der ursprünglichen Anfrage bis hin zur Ausführung verlangen, dass vier oder fünf Parteien einen einzelnen Vertrag unterschreiben. Der Prozess für den Abschluss eines Kaufvertrags könnte z. B. wie folgt aussehen:
• Kundenbetreuer fordert einen Vertrag an
• Kunde prüft den Vertrag und bittet um Änderungen
• Rechtsabteilung prüft Änderungen und genehmigt diese
• Kunde unterschreibt den Vertrag
• Der interne Stakeholder unterschreibt den Vertrag

Dieser Prozess umfasst fünf Übergaben zwischen drei Parteien – und dies ist lediglich ein vereinfachtes Beispiel. Die meisten Vertragsverhandlungen verlangen mehrere Überarbeitungen oder Prüfungen.

Uneinheitliche Vertragssprache

Wenn Dokumente isoliert gespeichert werden, führt dies zu Herausforderungen für den Geschäftsbetrieb und einem uneinheitlichen Wortlaut in den Verträgen. Oftmals verfassen individuelle Abteilungen ihre Verträge in ihrer eigenen Sprache und lassen diese dann von der Rechtsabteilung prüfen. Darüber hinaus mangelt es vielen Unternehmen an einem zentralen Speicherort als Verzeichnis für den aktuellen Wortlaut, der für Verträge verwendet werden sollte.

Dies verursacht betriebliche Ineffizienzen über Vertragsprozesse hinweg, wie z. B.:
• Mitarbeiter nehmen Zugriff auf bereits abgeschlossene Verträge, um die angemessene Vertragssprache nachzuschlagen
• Mehr Zeitaufwand für die Suche nach bestimmten Informationen
• Die Rechtsabteilung muss mehr Verträge prüfen, um für eine einheitliche Sprache zu sorgen

Sicherheit und Datenschutz

Verträge beinhalten sensible geschäftliche und personenbezogene Informationen. Das Fehlen eines zentralen Speicherorts erhöht die Sicherheits- und Datenschutzrisiken, besonders dann, wenn Mitarbeiter Verträge auf ihrem persönlichen Laufwerk speichern, um sie als Vorlage für den angemessenen Wortlaut zu verwenden.

Denken Sie einmal an die folgenden Verträge und die in ihnen enthaltenen sensiblen Daten:
• Kaufvertrag: Preisinformationen und Kundenname
• Mitarbeitervertrag: Geschützte personenbezogene Informationen, wie Sozialversicherungsnummer, Anschrift, Geburtsdatum
• Partnervertrag: Informationen zum Preis, Prämien

Viele Unternehmen speichern Verträge in cloudbasierten Workspaces, die begrenzte Zugriffskontrollen bieten. Darüber hinaus ist der von diesen Tools gebotene Datenschutz meist unzulänglich, sobald der Vertrag den Workspace des Unternehmens verlässt.

Komplizierte Implementierung

In manchen Fällen versuchen Unternehmen, operative Hürden zu überwinden, indem sie eSign-Tools in ihre digitalen Workspaces integrieren. Sofern ein Unternehmen kein Tool erwirbt, das speziell für Vertragslebenszyklus-Management designt wurde, muss es eine Lösung für digitale Signaturen finden, die keine API-Verbindung zu seinem digitalen Workspace erfordert.

Leider ist die Integration eines eSignature-Tools mit einem Online-Workspace nicht unbedingt simpel. Integrationen von Drittanbietern können eine Herausforderung darstellen. Daher sollten Unternehmen
• ihre Anwendungsfälle vor dem Erwerb verstehen und diskutieren;
• nach Workspaces mit nativen eSignature-Funktionen Ausschau halten;
• ermitteln, ob sie über die für die Implementierung nötige technische Expertise verfügen.

Mehrzweck- und Multitasking-Lösungen

Unternehmen sollten nach einer Lösung suchen, die mehr als nur ihre Anforderungen in Bezug auf Vertragsmanagement erfüllt. Im Idealfall wählen sie eine ganzheitliche Lösung, die ihren diversen Bedürfnissen gerecht wird.

Sicherheit an erster Stelle

Sicherheit und Datenschutz sind geschäftskritisch. Egal, ob sie ein Tool firmenweit oder nur für eine kleine Untergruppe von Mitarbeitern einsetzen: Unternehmen müssen an erster Stelle die Sicherheits- und Datenschutzfähigkeiten unter die Lupe nehmen.

Verträge enthalten sensible Daten und Unternehmen müssen sicherstellen, dass die von ihnen ausgewählte Lösung Folgendes bietet:
• differenzierte Zugriffskontrollen
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
• Zero-Knowledge-Prinzip

Im Regelfall handelt es sich bei den Empfängern von Verträgen nicht um Mitarbeiter. Das bedeutet, dass keine Kontrolle darüber besteht, was mit den Daten geschieht, sobald der Vertrag das Unternehmen verlässt. Während der sorgfältigen Prüfung müssen Unternehmen erwägen, wie viel Kontrolle sie über den Vertrag über seinen Lebenszyklus hinweg haben. Folgende Kontrolloptionen sollten ihnen zur Verfügung stehen:
• Zugriffssperrung jederzeit
• Festlegung des Zeitrahmens für den Zugriff
• automatische Zugriffsaufhebung
• Tracking von Zugriffen (Wer nimmt wie auf das Dokument Zugriff?)

Zudem muss die Lösung ein angemessenes Verschlüsselungslevel bieten. Viele Workspaces verschlüsseln Daten auf ihren Servern, was bedeutet, dass sie über den Entschlüsselungscode verfügen. Mit einer Zero-Knowledge-Lösung werden alle Entschlüsselungscodes auf clientseitigen Servern gespeichert.

Integrierte eSignature-Funktionalitäten

Heutzutage stehen Unternehmen mehr digitale Optionen als je zuvor zur Verfügung. SaaS-Lösungen (Software-as-a-Service) fügen zunehmend robuste Funktionalitäten wie eSignature-Optionen hinzu. Unternehmen stellen diese Lösungen beispielsweise den Abteilungen zur Verfügung, die regelmäßig Verträge handhaben. Diese Option ist kosteneffizienter als die Implementierung einer Programmierschnittstelle oder der Erwerb eines speziellen Tools für die Vertragsverwaltung. Mit der breiten Vielfalt an SaaS-Optionen können Unternehmen sich für eine Lösung entscheiden, die perfekt auf ihre individuellen Anwendungsfälle abgestimmt ist.

Automatisierung und Workflows wirksam nutzen

Der Vertragsprozess kann mithilfe von Automatisierung und Workflows optimiert werden. So werden die schwerfälligen, zeitaufwendigen manuellen Verfahren eliminiert, die Mitarbeitern so missfallen. Die richtige Lösung sollte z. B.:
• Workflows zulassen, die den Vertragslebenszyklus optimieren;
• eine Option zum Erstellen von Vorlagen bieten;
• Einblicke in den Vertragsstatus gewähren.

Aktivitätsprotokolle für Compliance-Zwecke

Da es sich bei Verträgen um Rechtsdokumente handelt, müssen Unternehmen ihre mit ihnen verbundenen Prozesse dokumentieren. Daher sollte die eingesetzte Vertragsmanagementlösung
• am Vertrag vorgenommene Änderungen dokumentieren;
• jedem Unterschreibenden eine einzigartige Kennung zuweisen;
• Zeit- und Datumsstempel einfügen;
• Zugriffe für Auditzwecke nachverfolgen, einschließlich Nutzerkennungen, IP-Adressen und verwendete Geräte.

Digitalisierung des Vertragslebenszyklus zur Umsatzsteigerung

Die Optimierung und Sicherung des Vertragslebenszyklus stellen eine Möglichkeit zur Kostenersparnis dar, die sich gleichzeitig positiv auf die finanziellen Eckdaten des Unternehmens auswirkt. Die meisten Aktivitäten und Tools, die Zeit sparen, sparen aus operativer Sicht auch Kosten. Die Optimierung von Vertragsprozessen sorgt letztendlich für einen gewinnorientierten Vorteil, indem sie schnellere Geschäftsabschlüsse ermöglicht.

Wenn Unternehmen den Vertragslebenszyklus digitalisieren, erhalten sie das Beste aus zwei Welten. Sie mindern Risiken und senken Betriebskosten. Gleichzeitig beschleunigen sie den Verkaufszyklus und können einen besseren Kundenservice bieten.

In einer Wirtschaft, in der Unternehmen die von ihnen getätigten Technologieinvestitionen optimieren müssen, bietet die Digitalisierung von Verträgen die stets begehrte „Zwei zum Preis von einem“-Option.

Eine Lösung für besseres Vertragsmanagement

Tresorit bietet eine Ende-zu-Ende-verschlüsselte Lösung mit Zero-Knowledge-Prinzip, die Sie mit unserem nutzerfreundlichen Add-on für elektronische Signaturen, Tresorit eSign, vervollständigen können.

Tresorit eSign gestattet es Ihnen, mit nur wenigen Klicks eSignature-Anfragen zu erstellen und zu unterschreiben. Sobald Ihr Dokument unterzeichnet wurde, können Sie es geschützt in Ihrem sicheren Tresorit-Workspace verwahren.

Hier erfahren Sie, ob Tresorit eSign eine gute Lösung für Ihr Unternehmen ist: