Ihr Leitfaden zu einfachen elektronischen Signaturen und qualifizierten elektronischen Signaturen

Das digitale Zeitalter hat die Art und Weise, wie Unternehmen Dokumente handhaben und Geschäfte führen, komplett auf den Kopf gestellt. Ein entscheidender Aspekt dieser Entwicklung ist die Übernahme elektronischer Signaturen, die praktischer, effizienter und sicherer als ihre traditionellen, handschriftlichen Gegenstücke mit Tinte auf Papier sind.

In diesem Blogbeitrag werden wir einen näheren Blick auf zwei Arten von elektronischen Signaturen werfen: einfache elektronische Signaturen (EES) und qualifizierte elektronische Signaturen (QES).

Wir werden die Vorteile, rechtliche Basis und Hauptverwendungszwecke von digitalen Signaturen sowie einige wichtige Unterschiede zwischen den beiden Signaturtypen unter die Lupe nehmen.

Darüber hinaus werden wir erklären, wie Ihr Unternehmen sicherstellen kann, dass seine elektronischen Signaturen rechtmäßig sind, und wie Tresorit die Vertraulichkeit signierter Dokumente zusätzlich schützen kann.

Was sind die Vorteile einfacher elektronischer Signaturen und qualifizierter elektronischer Signaturen?

Sowohl einfache elektronische Signaturen (EES) als auch qualifizierte elektronische Signaturen (QES) bieten diverse Vorteile gegenüber ihren traditionellen Gegenstücken mit Tinte auf Papier. Diese beinhalten:

1. Zeit- und Kosteneinsparungen: Elektronische Signaturen eliminieren den Bedarf für das Drucken, Versenden per E-Mail und Speichern physischer Dokumente, was für Unternehmen zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen führt.
2. Gesteigerte Effizienz: Elektronische Signaturen optimieren den Signaturprozess von Dokumenten, was kürzere Bearbeitungszeiten und verbesserte Workflow-Effizienz ermöglicht.
3. Komfort und Zugänglichkeit: Mit elektronischen Signaturen können Unterschreibende Dokumente jederzeit und von überall aus signieren – über ihren Computer, ihr Tablet oder ihr Smartphone.
4. Verbesserte Sicherheit: Elektronische Signaturen bieten eine ganze Reihe erweiterter Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung und Authentifizierungsmaßnahmen, um die Integrität und Authentizität signierter Dokumente zu gewährleisten.
5. Rechtsverbindlichkeit: In den meisten Fällen werden sowohl EES als auch QES in Übereinstimmung mit dem Großteil der weltweiten Signaturgesetzen als rechtsverbindlich anerkannt. EES bietet allerdings die niedrigste Stufe der Rechtssicherheit und ihre Gültigkeit kann vor Gericht hinterfragt werden.
   Im Gegensatz dazu stellt QES die höchste Rechtsgültigkeit sicher und ist als Pendant zur handschriftlichen Unterschrift angesehen.

Einfache elektronische Signaturen

Die einfache elektronische Signatur (EES), im Englischen als „Simple eSignature“ (SES) bekannt, ist die digitale Repräsentation einer handschriftlichen Unterschrift. Dies kann so einfach wie die Eingabe eines Namens, das Unterzeichnen via Touchscreen oder das Einfügen eines Bilds von einer Unterschrift sein.

EES sind weithin anerkannt und gelten in den meisten Gerichtsbarkeiten als rechtsverbindlich.
Sie unterliegen diversen Gesetzen und Bestimmungen, einschließlich dem „United States Electronic Signatures in Global and National Commerce Act“ (ESIGN Act) und der eIDAS-Verordnung der Europäischen Union. Diese gesetzlichen Rahmenbedingungen besagen, dass die rechtliche Wirksamkeit einer EES kann nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie in elektronischen Form vorliegt.

Was sind die Hauptverwendungszwecke für einfache elektronische Signaturen?

Einfache elektronische Signaturen werden gewöhnlich für eine Bandbreite von alltäglichen Geschäftsvorgängen verwendet, einschließlich:

1. Vertragsabschlüsse: EES ermöglichen das Unterschreiben von Verträgen, Vereinbarungen und anderen rechtsverbindlichen Dokumenten.
2. Einverständniserklärungen: EES werden eingesetzt, um Einverständnis für diverse Zwecke einzuholen, wie medizinische Behandlungen, Datenverarbeitung und die Teilnahme an Veranstaltungen.
3. HR-Dokumente: EES optimieren das Unterzeichnen von Mitarbeiterverträgen, Vertraulichkeitsvereinbarungen und anderen HR-bezogenen Dokumenten.
4. Vertrieb und Beschaffung: EES ermöglichen das digitale Signieren von Verkaufsverträgen, Bestellungen und Abrechnungen, was die Effizienz des Vertriebs- und Beschaffungsprozesses verbessert.

Qualifizierte elektronische Signaturen

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die sicherste und weithin anerkannte Art der elektronischen Signatur. Sie umfasst eine rigorose Identitätsüberprüfung und nutzt fortschrittliche kryptografische Techniken, um den höchsten Sicherheits- und Authentizitätsstandard zu gewährleisten. QES unterliegen der eIDAS-Verordnung der Europäischen Union, die strenge Auflagen in Bezug auf deren Erstellung, Verifizierung und Rechtskraft darlegt. Diese Signaturen werden als äußerst zuverlässig angesehen und haben die gleiche rechtliche Bedeutung wie traditionelle handschriftliche Unterschriften.

Was sind die Hauptverwendungszwecke für qualifizierte elektronische Signaturen?

Qualifizierte elektronische Signaturen werden gewöhnlicherweise in Situationen und für Zwecke eingesetzt, die ein höheres Level an Vertrauen, Sicherheit und Compliance verlangen, wie z. B.:

1. Streng regulierte Branchen: QES sind weit verbreitet in Branchen mit strengen regulatorischen Anforderungen, wie der Finanzsektor, das Gesundheitswesen und der Regierungsbereich.
2. Rechtsdokumente: QES werden häufig zum Signieren von Urkunden, Testamenten, Gerichtsdokumenten und anderen rechtsverbindlichen Vereinbarungen eingesetzt, die einen höheren Authentizitäts- und Vertrauensgrad voraussetzen.
3. Grenzüberschreitende Transaktionen: QES werden landesübergreifend anerkannt, weshalb sie sich für internationale Transaktionen eignen, die ein höheres Level an Rechtssicherheit verlangen.

Wie unterscheiden sich einfache elektronische Signaturen von qualifizierten elektronischen Signaturen?

Zwischen EES und QES gibt es einige grundlegende Unterschiede:

1. Sicherheitsgrad: EES bieten ein geringeres Sicherheitslevel und bedürfen keiner speziellen Zertifizierung oder Identitätsüberprüfung.
2. Spezifische Anwendungsfälle: EES eignen sich für die meisten alltäglichen Geschäftsvorgänge. Sie sind jedoch möglicherweise nicht ausreichend für streng regulierte Branchen oder Transaktionen, die einen höheren Vertrauens- und Sicherheitsgrad voraussetzen.
3. Beschränkte rechtliche Zulässigkeit: Auch wenn EES rechtsgültig und generell in Gerichtsverfahren zulässig sind, unterliegt ihre rechtliche Stellung in bestimmten Situationen möglicherweise strenger Prüfung.

So kann Tresorit Ihrem Unternehmen bei der sicheren und rechtmäßigen Verwendung von elektronischen Signaturen helfen

Elektronische Signaturen können für Unternehmen, die die Sicherheit ihrer Dokumente verbessern und ihren Geschäftsbetrieb optimieren möchten, eine zentrale Rolle spielen. Und an dieser Stelle kommt Tresorit ins Spiel.

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Mit Tresorit können Unternehmen die Vorzüge von elektronischen Signaturen mit dem höchsten Datenschutzlevel kombinieren. Wir bieten Tools, die Wasserzeichen zu Ihren Dokumenten hinzufügen; nachverfolgen, welche Nutzer auf bestimmte Dateien zugegriffen haben, und die Identität Ihres Empfängers verifizieren.

Elektronische Signaturen – ob einfach oder qualifiziert – sind eine großartige Möglichkeit, Ihr Business ins 21. Jahrhundert zu befördern, und bieten erhebliche Vorteile im Hinblick auf Effizienz und Kosten. Dennoch sollte die Optimierung Ihrer Geschäftsvorgänge niemals dazu führen, dass Sie das Wichtigste aufs Spiel setzen: die Sicherheit Ihrer Daten und das Vertrauen Ihrer Kunden. Wenn sie jedoch die richtigen Tools einsetzen, können Unternehmen die Integrität und Sicherheit elektronisch signierter Dokumente stärken, was ihnen den Seelenfrieden und die Zuversicht gibt, wahrhaft vom digitalen Zeitalter zu profitieren.