Was ist ein EDMS, warum sollte Sie das interessieren und was ist bei der Wahl zu beachten? Ihr Leitfaden 2024
Gone are the days of having to sift through stacks of paper or struggle to find important files. Electronic document management systems (EDMS) are revolutionizing the way organizations handle their records and information assets, whether they’re a small business or a massive enterprise.
Erst kürzlich verkündete die Weltgesundheitsorganisation (WHO) die Einführung einer neuen Plattform zur Bearbeitung von Vorauswahlinformationen für Medikamente, Diagnosen, Impfungen, Labors zur Qualitätskontrolle usw. Das System wird es den Nutzern nicht nur gestatten, Produkte, Bewerbungen und Überprüfungen an einem Ort zu verwalten, sondern auch im Blick zu behalten, wo innerhalb des Vorauswahlprozesses sich ihre Bewerbungen befinden. Die erwarteten Vorteile reichen von verbesserter Transparenz und Benutzerfreundlichkeit bis hin zur Reduzierung der Bürde, die die manuelle Handhabung von Bewerbungen für Mitarbeiter darstellt.
Die Vorzüge eines gut gewählten EDMS übertreffen die reine elektronische Speicherung von Dokumenten bei weitem. Im Idealfall ermöglicht das System Teammitgliedern eine reibungslose Zusammenarbeit, fördert die Effizienz von Workflows, verbessert die Sicherheit von Dokumenten und gewährleistet regulatorische Compliance. In diesem Artikel werden wir genauer unter die Lupe nehmen, was elektronische Dokumentenmanagement-Systeme für Ihr Unternehmen bewirken können und wie Sie die für Ihre Bedürfnisse richtige Lösung wählen.
Was ist ein EDMS? Bedeutung und Kernfunktionen
Ein elektronisches Dokumentenmanagement-System (EDMS) ist eine Software-Plattform, die es Unternehmen gestattet, elektronische Unterlagen zu erfassen, zu speichern, zu verwalten und zu verfolgen. Es gewährleistet die sichere Speicherung und Organisation von Dokumenten an einem zentralen Aufbewahrungsort. So sind diese für befugte Nutzer jederzeit und überall zugänglich. EDM-Systeme können sich als unerlässliche Tools für die Optimierung von Business-Workflows und die Verbesserung der Effizienz erweisen, indem sie eine strukturierte und einfach navigierbare Datenbank für geschäftskritische Daten bieten.
Eine primäre Funktion von EDMS ist die Erfassung von Daten. Sie ermöglichen das Scannen und Importieren physischer Dokumente in das System und verwandeln diese so in ein suchbares digitales Format um. Eine weitere Funktionalität ist die Indizierung von Dokumenten oder die Zuweisung spezifischer Schlüsselwörter zum schnellen und akkuraten Abrufen.
Im Idealfall enthält ein elektronischen Dokumentenmanagement-System Mechanismen für die Zugriffskontrolle, um sicherzustellen, dass sensible Daten nur befugten Nutzern zugänglich sind. Versionenkontrolle ist ebenfalls ein wichtiges Feature. Sie gestattet Nutzern, die an Dokumenten vorgenommenen Änderungen nachzuverfolgen und bei Bedarf frühere Versionen wiederherzustellen.
EDMS-Lösungen bieten Tools für die gemeinschaftliche Dokumentenbearbeitung, die es ermöglichen, dass mehrere Nutzer an Dateien gleichzeitig arbeiten können, und so die Produktivität steigern. Zu guter Letzt bieten EDMS Back-up- und Wiederherstellungsfunktionen, die vor Datenverlusten schützen, indem Kopien von Dokumenten an sicheren externen Speicherorten verwahrt werden.
Eine Erläuterung wichtiger EDMS-Features – vom Dokumentenmanagement bis hin zur Sicherheit
Elektronisches Dokumentenmanagement
Elektronisches Dokumentenmanagement umfasst die Digitalisierung von Schriftstücken und deren strukturierte Speicherung innerhalb einer Datenbank. Dies reduziert nicht nur den physischen Speicherplatz, sondern ermöglicht außerdem eine effiziente Organisation und ein schnelles Abrufen kritischer Geschäftsinformationen. Das digitale Format gestattet ein einfaches Teilen und Duplizieren von Dokumenten, was für ein effizientes Workflow-Management förderlich ist.
Zusammenarbeit an Dokumenten
EDMS-Softwarelösungen ermöglichen mehreren Nutzern das parallele Arbeiten an demselben Dokument. Dies macht die physische Anwesenheit überflüssig und gestattet eine Zusammenarbeit in Echtzeit, unabhängig vom geografischen Standort. Die von den verschiedenen Nutzern vorgenommenen Änderungen können nachverfolgt und Feedback als Notizen oder Kommentare eingefügt werden. Dies sorgt für reibungslose Kommunikation und Teamarbeit.
Durchsuchen von Dokumenten
An EDMS provides a user-friendly interface for document search. Users can navigate through the organized database with ease, utilizing functions like search and filters. Documents can be located by their names, titles, keywords, or any metadata associated with them. The browsing feature saves significant time that would otherwise be spent on manually searching for records.
Ein EDMS bietet ein nutzerfreundliches Interface für die Dokumentensuche. Nutzer können mit Leichtigkeit durch die strukturierte Datenbank navigieren und Funktionen wie Suche und Filter anwenden. Dokumente können anhand ihres Namens oder Titels, mithilfe von Schlüsselwörtern oder sonstigen mit ihnen assoziierten Metadaten lokalisiert werden. Die Durchsuchen-Funktion spart erheblich Zeit, die ansonsten mit der manuellen Suche nach Unterlagen verbracht worden wäre.
Dokumentenversionen
Diese Funktion ist der Schlüssel zur Aufrechterhaltung der Integrität eines Dokuments. Jedes Mal, wenn eine Änderung an einer Datei vorgenommen wird, wird eine neue Version erstellt. Dies gestattet Nutzern, den Verlauf von Änderungen nachzuverfolgen und bei Bedarf eine frühere Version des Dokuments wiederherzustellen. Dokumentenversionenkontrolle garantiert Verantwortlichkeit und eliminiert das Risiko, ursprüngliche Inhalte aufgrund von Bearbeitungen zu verlieren.
Archivierung von Dokumenten
Die Archivierungsfunktion in einem elektronischen Dokumentenmanagement-System hilft dabei, den Lebenszyklus eines Dokuments zu verwalten. Sobald ein Dokument nicht länger aktiv genutzt wird, kann es für die zukünftige Verwendung archiviert werden. Diese Funktion trägt nicht nur dazu bei, die aktive Datenbank aufzuräumen, sondern stellt auch sicher, dass alte Daten erhalten bleiben und bei Bedarf abgerufen werden können.
Aktenverwaltung
Die elektronische Aktenverwaltungsfunktion elektronischer Dokumentenmanagement-Systeme ist unerlässlich, um für Compliance mit gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen zu sorgen. Das EDMS kann die auf vordefinierten Regeln basierende Speicherung und Löschung von Dokumenten verwalten und so gewährleisten, dass Akten für den vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt und auf angemessene Weise entsorgt werden, wenn sie nicht länger benötigt werden.
Dokumentensicherheit
Um sensible Geschäftsinformationen vor unbefugten Zugriffen, vor Missbrauch, vor Bearbeitungen und vor Löschung zu schützen, verfügen EDM-Systeme über robuste Sicherheitsfunktionen. Die Zugriffskontrolle gestattet z. B. die Festlegung von Nutzerberechtigungen. So kann beschränkt werden, wer eine Datei ansehen, bearbeiten oder löschen kann. Verschlüsselung verhindert, dass Daten gelesen werden können, falls sie während der Übertragung abgefangen werden, während Audit Trails Einblick darin bieten, wer auf welche Dokumente Zugriff genommen hat und welche Änderungen vorgenommen wurden.
Wer benötigt eine EDMS-Softwarelösung – und wofür?
Für sowohl Unternehmen als auch Privatpersonen haben EDMS-Lösungen sich als unerlässliche Tools zur Optimierung von Dokumenten-Workflows erwiesen. Letztere können sie für die Verwaltung von Rechnungen, Quittungen und persönlichen Dokumenten verwenden. Jedoch sind es Unternehmen in den verschiedenen Industrien, die den Löwenanteil von Schriftstücken handhaben, wie Gesundheitsdienstleister, Anwaltskanzleien und Buchhaltungsfirmen, die den größten Nutzen aus EDMS ziehen können.
Im Gesundheitswesen können Krankenakten, Rezepte und Diagnoseberichte sicher gespeichert, einfach abgerufen und sicher geteilt werden, was die Qualität der Gesundheitsfürsorge verbessert. Rechtsexperten, die mit Unmengen an Falldokumenten, Verträgen und juristischen Schriftstücken umgehen, können spezifische Dateien im Handumdrehen orten und so die allgemeine Effizienz steigern und die Wahrscheinlichkeit für menschliches Versagen reduzieren. Buchhalter, die Abrechnungen, Steuerunterlagen und Finanzberichte handhaben, können eine akkurate Buchführung, einfache Audits und effizientes Finanzmanagement gewährleisten.
Unternehmen in der Fertigungsindustrie nutzen EDMS, um Produktentwürfe, Baupläne und Dokumente für die Qualitätskontrolle zu verwalten. Bildungseinrichtungen bauen auf derartige Systeme, um Aufzeichnungen zu Schülern und Studierenden, Unterrichtsmaterialien und Forschungsarbeiten zu speichern und zu organisieren. Organisationen im öffentlichen Bereich finden EDMS für die Verwaltung von Bürgereinträgen, Richtliniendokumenten und regulatorischer Compliance nützlich – oder, wie im Falle der WHO, zum Sammeln und Verfolgen von Produkt-, Bewerbungs- und Überprüfungsdaten als Bestandteil des medizinischen Vorauswahlverfahrens.
Was sind die Vorteile der Verwendung eines EDM-Systems? Eine Rangliste der wichtigsten EDMS-Vorteile
1. Effiziente Dokumentenverwaltung
EDM-Systeme ermöglichen das einfache Speichern, Indizieren und Abrufen von Dokumenten, was die Zeit für die Suche nach physischen Unterlagen spart. Dies führt zu einer Verbesserung der Produktivität und gibt Mitarbeitern die Möglichkeit, sich besser auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren.
2. Verbesserte Dokumentensicherheit
Wichtige Unterlagen werden vor versehentlicher Beschädigung, Diebstahl oder Verlust geschützt. Elektronische Dokumentenmanagement-Systeme bieten die Möglichkeit, den Zugriff auf ausschließlich befugtes Personal zu beschränken, was das Risiko einer ungewollten Offenlegung oder eines Missbrauchs senkt.
3. Verbesserte Zusammenarbeit
EDMS-Lösungen gestatten es mehreren Nutzern gleichzeitig, auf Dokumente zuzugreifen und an ihnen zu arbeiten. Dies ist für ein kollaboratives Arbeitsumfeld förderlich. Änderungen und Aktualisierungen werden in Echtzeit aufgezeichnet, um zu gewährleisten, dass alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind.
4. Kostenersparnisse
Die Verwendung eines EDMS kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen, da der Bedarf an physischem Speicherplatz und den damit verbundenen Kosten heruntergeschraubt wird. Zudem werden Kosten fürs Ausdrucken, Kopieren und den Transport physischer Dokumente minimiert.
5. Regulatorische Compliance
Ein weiterer Vorteil von EDM-Systemen ist, dass sie Unternehmen bei der Einhaltung regulatorischer Anforderungen unterstützen. Dokumente werden auf angemessene Weise gespeichert und können im Zuge von Audits oder Überprüfungen einfach abgerufen werden, was das Risiko von Geldbußen für Compliance-Verstöße reduziert.
6. Umweltfreundlichkeit
Dadurch, dass der Bedarf an Papier und physischem Speicherplatz beseitigt wird, tragen elektronische Aktenmanagement-Systeme zur Umweltfreundlichkeit und Nachhaltigkeit bei. Sie können ein effektives Tool dafür sein, die Umweltinitiativen eines Unternehmens und deren Auswirkungen voranzutreiben.
7. Verbesserter Kundenservice
Mit EDMS können Unternehmen auf Anfragen schneller und effektiver reagieren. Der Schnellzugriff auf Kundenkonten und relevante Dokumente beschleunigt nicht nur die Reaktionszeit, sondern kann auch zu höherer Kundenzufriedenheit und Wiederholungsgeschäften führen.
8. Geschäftskontinuität
Im Falle eines Unglücks oder einer Naturkatastrophe sorgt eine EDMS-Softwarelösung dafür, dass das Unternehmen seinen Betrieb ohne erhebliche Störungen fortführen kann. Sie bietet Back-up- und Wiederherstellungsfunktionen, die gewährleisten, dass kritische Aufzeichnungen und Datenbestände stets verfügbar sind, wenn sie benötigt werden.
So wählen Sie eine EDMS-Lösung: 6 entscheidende Faktoren, die Sie erwägen sollten
1. Benutzerfreundlichkeit
Halten Sie nach einem EDMS mit einem benutzerfreundlichen Interface Ausschau, das Ihren Mitarbeitern das Erlernen und Navigieren des Systems erleichtert. Übermäßig komplizierte Softwarelösungen werden bei den Nutzern auf Widerstand stoßen, was ihre Effektivität beeinträchtigt.
2. Integration
Das EDMS sollte sich nahtlos in andere von Ihrem Unternehmen verwendete Systeme einfügen, wie z. B. ERP-Systeme, CRM-Tools oder E-Mail-Clients. Eine ordnungsgemäße Integration wird den Datenfluss und die Prozesssynchronisation reibungslos gestalten.
3. Skalierbarkeit
Wählen Sie ein EDMS, das mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. Wenn Ihr Unternehmen größer wird, wird wahrscheinlich auch die Anzahl der Dokumente und Nutzer größer werden. Ihr elektronisches Aktenmanagement-System sollte in der Lage sein, mit diesem Wachstum umzugehen.
4. Sicherheit
Stellen Sie sicher, dass das EDMS über robuste Sicherheitsmaßnahmen verfügt, einschließlich verschlüsselter Datenübertragung, Zwei-Faktor-Authentifizierung und rollenbasierter Zugriffskontrolle, um sensible Dokumente vor unbefugten Zugriffen oder Datenschutzverletzungen zu schützen.
5. Kundensupport
Ihr EDMS-Anbieter sollte kontinuierlichen Kundensupport anbieten, um eventuell auftretende technische Probleme zu beheben. Die Verfügbarkeit eines zeitnahen Supports, inklusive Hilfe, Schulungen und Dokumentation, kann die Annahme seitens der Nutzer erheblich verbessern.
6. Preisstruktur
Vergewissern Sie sich, dass Sie verstehen, wofür genau Sie zahlen. Einige Anbieter rechnen möglicherweise pro Nutzer oder pro Funktion ab, während andere unbegrenzten Zugriff zu einem Festpreis bieten. Entscheiden Sie sich für eine Preisstruktur, die mit Ihrem Budget und Ihren Nutzungsanforderungen harmoniert.
The advantages of a well-chosen EDMS go far beyond electronic document storage. Ideally, it also enables seamless collaboration among team members, drives workflow efficiency, enhances document security, and ensures regulatory compliance. In this article, we’ll take a closer look at what electronic document management systems can do for your business and how to pick the right solution for your needs.
