Was ist Vertragslebenszyklus-Management?

Verträge sind ein integraler Bestandteil des Geschäftsalltags. Gleichzeitig kann jedoch die Verwaltung der schieren Anzahl von Verträgen überwältigend sein. Firmenintern werden Mitarbeiterverträge von der Personalabteilung gehandhabt. Ihre Beschaffungsabteilung managt externe Lieferantenverträge. Darüber hinaus hat wahrscheinlich jede Abteilung mit Drittanbietern zu tun, die verschiedene Personallücken füllen. Und bei all dem ist das Unterschreiben von Dokumenten nur der Anfang des Vertragslebenszyklus.

Um Kosten zu reduzieren und Compliance gewährleisten zu können, müssen Sie ein Verständnis dafür entwickeln, was genau Vertragslebenszyklus-Management (Contract Lifecycle Management, CLM) ist und wie Sie bewährte Methoden für diesen Prozess implementieren können.

Was ist Vertragslebenszyklus-Management?

Unter Vertragslebenszyklus-Management (Contract Lifecycle Management, CLM) versteht man eine Reihe von Prozessen und Technologien, die ein Nachverfolgen aller mit Verträgen verbundenen Vorgänge ermöglichen – vom Dokumententwurf bis hin zur Vertragsauflösung. Der Vertragslebenszyklus beginnt bereits lange vorm Unterschreiben des Dokuments und Ihr Unternehmen sollte über ein Managementsystem verfügen, das alle mit dem Vertragslebenszyklus im Zusammenhang stehenden Phasen regelt.

Ihre Strategie für die digitale Transformation sollte auch die Vertragsverwaltung ansprechen und angemessene Technologien implementieren. Hier sind einige Beispiele für digitale Lösungen, die für das Vertragslebenszyklus-Management eingesetzt werden können:
● Cloudspeicher
● Elektronische Signatur
● E-Mail
● Legal Technology
Wenn Sie sich nach einer Software für Vertragsmanagement umsehen, sollten Sie sowohl Ihre Geschäftsbedürfnisse erwägen als auch, wie gut sich die Lösung in Ihre vorhandenen Geschäftsprozesse integriert.

Warum ist Vertragslebenszyklus-Management wichtig?

Vertragslebenszyklus-Management bietet Ihnen eine Möglichkeit, Kosten zu reduzieren und Aktivitäten zu optimieren, sodass Sie finanzielle und mit Compliance verbundene Risiken minimieren können, ohne dabei die Produktivität Ihrer Mitarbeiter zu beeinträchtigen. Viele Unternehmen nutzen Tabellen, um Verträge von der Anfrage bis hin zur Aufhebung zu verwalten. Wenn jedoch die Anzahl Ihrer Mitarbeiter-, Kunden-, Lieferanten- und Auftragnehmerverträge zunimmt, kann diese Methode schnell überwältigend erscheinen.

Digitales Vertragsmanagement bietet die folgenden Vorteile:
● Kostenreduzierung: Sparen Sie Geld für Papier, Porto und Archivierung
● Erhöhte Produktivität: Effektiveres und abteilungsübergreifendes Suchen, Teilen und Zusammenarbeiten
● Robuste Compliance: Dokumentation interner Kontrollprozesse und Datenschutz
● Umsatzmaximierung: Nachverfolgung und Abschlüsse von Vertragserneuerungen

Der Vertragslebenszyklus

Wenn Sie mit allen Phasen des Vertragslebenszyklus vertraut sind, können Sie diesen auf effektivere und effizientere Weise managen.

Anfragen
Der Lebenszyklus eines Vertrags beginnt bereits lange bevor Sie überhaupt einen Vertragsentwurf vor sich haben. Sobald eine Person ein Produkt oder eine Dienstleistung anfordert, löst dies den Vertragsprozess aus. Erwägen Sie doch einmal diese Beispiele:
● Ein Mitarbeiter hat ein Einführungsgespräch mit einem Auftragnehmer
● Ein potenzieller Neukunde bittet einen Sales-Mitarbeiter um eine Preisaufstellung
● Das Beschaffungsteam bittet einen potenziellen Zulieferer um eine geschätzte Lieferfrist
Diese Anfragen leiten Gespräche ein, die später zu den Geschäftsbedingungen des Vertrags führen werden.

Autorisierung
Für jeden unterschriebenen Vertrag muss jemand einen ersten Entwurf verfassen. Falls Sie die Person sind, die das Dokument versendet, müssen Sie sicherstellen, dass für alle ähnlichen Vertragstypen einheitliche Bedingungen existieren. Die meisten Unternehmen verwenden Vorlagen zum Verfassen von Verträgen, um diese Einheitlichkeit zu gewährleisten. Jedoch werden verschiedene Arten von Verträgen auch einen unterschiedlichen Wortlaut verlangen. So unterscheidet sich beispielsweise eine Haftungsfreistellungsklausel für einen kleinen Auftragnehmer im Vergleich zu der für einen großen Technologieanbieter.

Verhandlungen
Im Idealfall stimmen alle Parteien den Bedingungen des ursprünglichen Entwurfs zu. Abhängig von der Art des Vertrags mag dies jedoch nicht immer der Fall sein. So könnte z. B. ein Kunde von Ihnen verlangen, rechtliche Formulierungen zu ändern, oder um einen Preisnachlass bitten. Sie müssen alle Änderungen dokumentieren und sicherstellen, dass angemessene Dokumentversionen vorliegen.

Genehmigungen
Abhängig vom Zweck und Nutzen des Vertrags liegen möglicherweise verschiedene Anforderungen in Bezug auf dessen Genehmigung vor. So gestatten Sie bestimmten Abteilungen vielleicht das selbständige Unterschreiben von Verträgen bis zu einem festgelegten finanziellen Maximalwert. Falls der Vertrag eine zusätzliche Genehmigung erfordert, kann es sein, dass die Beschaffungsabteilung oder andere interne Entscheidungsträger die Ausgaben vor der Vertragsabwicklung genehmigen müssen. Das bedeutet, dass Sie nachverfolgen und dokumentieren müssen, wer den Vertrag prüfen muss, wann diese Prüfung stattgefunden hat und ob der Vertrag genehmigt oder abgelehnt wurde.

Abwicklung
Bei der Vertragsabwicklung handelt es sich um den Prozess, bei dem alle benötigten Unterschriften eingeholt werden. Es kann bereits eine Herausforderung darstellen, diesen Vorgang mit nur zwei unterschreibenden Parteien zu managen. Für komplexere Verträge benötigen Sie möglicherweise mehrere Unterschriften, was die Nachverfolgung sehr zeitaufwendig macht.

Verpflichtungen
Der Lebenszyklus eines Vertrags endet nicht mit dem Unterzeichnen. Nun haben Sie fortlaufende Verpflichtungen, was dessen Verwaltung angeht. Diese beinhalten:
● Nachverfolgung von Budgets und Fristen
● Risikobewertung
● Compliance-Kontrolle mithilfe von Dienstleistungsgütevereinbarungen (Service-Level-Agreements, SLAs)
Wenn Sie eine Unmenge von Verträgen abteilungs- und geschäftsbereichübergreifend handhaben, kann Sie dies schnell übermannen – besonders dann, wenn Sie über keine Möglichkeit verfügen, Verantwortlichkeit zu übertragen oder automatische Erinnerungen einzurichten.

Compliance
Die meisten Unternehmen müssen Compliance mit bestimmten Gesetzen oder Branchenstandards gewährleisten. Wenn Ihr Vertrag z. B. personenbezogene Daten (Personally Identifiable Information, PII) von Kunden enthält, müssen Sie für Compliance mit Verbraucherdatenschutzgesetzen wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) oder dem California Privacy Rights Act (CPRA) sorgen. Darüber hinaus bestehen für Sie möglicherweise bestimmte Anforderungen, was Finanzberichterstattungen angeht.

Ihre Verträge lassen sich in Bezug auf Compliance in zwei Kategorien einteilen:
● Datenschutz: Gewährleistung, dass ausschließlich befugte Nutzer auf die im Vertrag enthaltenen personenbezogenen Informationen Zugriff haben
● Dokumentation: Nachweis, dass Sie über alle finanziellen Details in Bezug auf Ihre Offenlegungspflicht verfügen

Erneuerung/Auflösung
Zu guter Letzt muss Ihr Unternehmen den Überblick über Vertragserneuerungen und  auflösungen wahren. Eine Erneuerung verlängert das Vertragsverhältnis. Wenn es sich dabei um einen Kundenvertrag handelt, sollte die Erneuerung so schnell und effizient wie möglich erfolgen, da sie sich direkt auf Ihren Umsatz auswirken kann. Wenn Sie einen Vertrag auflösen, muss dies vor dem Erneuerungsdatum stattfinden. Denn wenn es sich hierbei z. B. um einen Lieferantenvertrag handelt, können durch eine verspätete Auflösung Zahlungsverpflichtungen fortbestehen, die Sie nicht länger eingeplant hatten.

Bewährte Methoden für das Vertragslebenszyklus-Management

Im Zuge der Verfahrensfestlegung, die Ihr Unternehmen für das Vertragsmanagement vornimmt, sollten Sie einige bewährte Methoden erwägen, die bei der Optimierung von Geschäftsabläufen helfen können.

Richten Sie einen Speicherort für Verträge ein
Mit einem Speicherort für Verträge verfügen Sie über eine einzige Informationsquelle, die Ihnen das Verwalten von Aktivitäten erleichtert. Wenn all Ihre Verträge an einem Speicherort verwahrt werden, wissen alle ganz genau, wo die Dokumente und die von ihnen benötigten Informationen zu finden sind.

Ermöglichen Sie die „Selbstbedienung“ für Routineverträge
Wenn Sie es Mitarbeitern gestatten, Routineverträge eigenständig zu erstellen und zu versenden, ohne dafür die Rechtsabteilung einzuschalten, können Sie Zeit sparen und die Produktivität steigern. Die Kontrolle über einen Vertrag kann z. B. einem Mitarbeiter überlassen werden, so lange die mit dem Vertrag verbundenen Ausgaben in dessen finanziellem Autorisierungsbereich liegen. So gewährleisten Sie, dass Mitarbeiter sich auf wichtige Verträge konzentrieren können.

Darüber hinaus stellen Verträge, in denen keine Gelder die Hände wechseln, ein geringeres geschäftliches Risiko dar – wie z. B. Geheimhaltungsvereinbarungen (Non-Disclosure Agreements, NDAs). Wenn Sie Mitarbeitern für derartige Verträge eine „Selbstbedienungsoption“ bieten, kann der Prozess schneller und ohne zusätzliche Transaktionskosten abgewickelt werden.

Erleichtern Sie die Standardisierung
Wenn Sie eine standardmäßige Vertragssprache für verschiedene Anwendungsfälle festlegen, können Sie Vorlagen einsetzen, um Prozesse zu optimieren. Einige Arten von Verträgen, die von Standardisierung und Vorlagen profitieren können, sind:
● Partnerschaftsabkommen
● Abkommen mit unabhängigen Auftragnehmern
● Entschädigungsvereinbarungen
● Leasing von Maschinen und Anlagen
● Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs)
● Mitarbeiterverträge

Schaffen Sie einen kollaborativen Workflow
Mit so vielen am Vertragslebenszyklus beteiligten internen Mitarbeitern kann ein kollaborativer Workflow, mit dem Aktivitäten nachverfolgt werden können, für eine kürzere Gesamtzeit bis zur Vertragsfertigstellung sorgen. Dieser Workflow sollte Folgendes umfassen:
● Zuweisung von mit dem Vertrag verbundenen Verantwortlichkeiten
● Dokumentierung davon, wer Bearbeitungen oder Anpassungen vorgenommen hat
● Nachverfolgung davon, wann jemand Änderungen ausgeführt hat
● Gewährleistung von reibungsloser Kommunikation zwischen allen Nutzern

Implementieren Sie Genehmigungsprozesse
Eine Automatisierung des Genehmigungsprozesses macht Mitarbeiter darauf aufmerksam, wenn ein Vertragsdokument geprüft werden muss. So mag z. B. Ihre Rechtsabteilung die Formulierungen und Konditionen des Vertrags verhandeln, aber ein CEO muss die endgültige Fassung per Unterschrift autorisieren. Dieser CEO muss nicht unbedingt alle Änderungen nachverfolgen können, sondern einfach nur wissen, wann das Dokument zur Unterschrift bereitsteht.

Wenn Sie den Genehmigungsprozess automatisieren, können Sie sicherstellen, dass sich alle über ihre Verantwortlichkeiten im Klaren sind und so schnell wie möglich handeln können.

Verfolgen Sie den Fortschritt von Verträgen
Bestandteil Ihrer Anforderungen in Bezug auf Berichterstattung und Compliance ist die Nachverfolgung aller Vertragsdaten. Dazu gehört, dass Sie allen am Prozess Beteiligten Einblick in Folgendes gewähren:
● Bestehende Verträge
● Verantwortliche Personen/Parteien
● Vertragsstatus, wie abgeschlossen/ausstehend/Entwurf
● Abschlussdatum und Unterschreibende

Tresorit ist ein vertrauenswürdiger Partner auf Ihrem Weg zu einem verbesserten Vertragslebenszyklus-Management

Sicherheit und Datenschutz sind grundlegende Bestandteile des Vertragslebenszyklus-Managements. Sie müssen die in Verträgen enthaltenen sensiblen Informationen schützen und gleichzeitig eine Optimierung des Prozesses ermöglichen. Die am Verfahren beteiligten Personen benötigen Zugriff auf die Dokumente und dieser muss dennoch gemäß dem Prinzip der minimalen Rechtevergabe (Principle of Least Privilege, POLP) eingeschränkt werden.

Hierbei kann Tresorit eine zentrale Rolle übernehmen: Wir können Ihnen dabei helfen, Ihre optimale Lösung für das Vertragslebenszyklus-Management zusammenzustellen. Mithilfe der der jüngsten Ergänzung des Tresorit-Portfolios, Tresorit eSign, können Sie optimierte Prozesse implementieren, indem Sie Workflow-Automatisierungen einrichten, Dokumente unterschreiben und die abgeschlossenen Verträge direkt in Tresorits sicherem Workspace speichern. Tresorit eSign ermöglicht es Ihnen, den Bearbeitungsstatus von Verträgen nachzuverfolgen und ein vollständiges Auditprotokoll bereitzustellen.

Durch die Verwendung von elektronischen Signaturen (eSignatures) können Sie arbeitsaufwendige und kostspielige manuelle Prozesse eliminieren und so Ihren Umsatz steigern, die Produktivität fördern und den Zeitraum zur Fertigstellung eines Vertrags verkürzen.