Gemeinnützige Organisationen eliminieren Bürokratie mithilfe von elektronischen Signaturen

Dokumente und Kopien

Der DRK-Ortsverein Ammerbuch hat eine lange Tradition. Schon seit 1958 engagieren sich Menschen in und um Ammerbuch für das Deutsche Rote Kreuz. Derzeit zählt der Ortsverein rund 915 Mitglieder, die sich vor allem im Sanitätsdienst, in der humanitären Hilfe, dem Bevölkerungs- und Katastrophenschutz sowie dem sozialen Bereich engagieren.

Trotz ihrer Größe bearbeitet die Organisation zirka 500 Rechnungen pro Jahr einschließlich Rechnungen für Materialkäufe, EDV, Fahrzeugwartungen und Schulungen.

Alle Rechnungen werden dem Vier-Augen-Prinzip entsprechend geprüft und freigegeben, was bedeutet, dass die Dokumente jeweils von zwei Personen unterschrieben werden müssen. Als dieser Prozess noch analog war, hat dies sehr lange gedauert. Kopien wurden gedruckt, handschriftlich signiert und in verschiedenen Briefkästen zugestellt, bis sie nach 2-3 Tagen freigegeben werden konnten. Der Schatzmeister musste dann die Kopien abheften und archivieren.

Der DRK OV Ammerbuch nutzt schon seit Längerem Tresorits Ende-zu-Ende-verschlüsselten Cloudspeicher genutzt, um Dokumente sicher und einfach speichern und teilen zu können. Als Tresorit eSign eingeführt wurde, beschloss der Verein, seinen Rechnungsprozess zu digitalisieren.

Integrierte Lösungen

Der DRK OV Ammerbuch hat seine bestehende Lizenz um Tresorit eSign erweitert.

Rechnungen werden weiterhin dem Vier-Augen-Prinzip entsprechend geprüft, nun aber nicht mehr gedruckt, sondern in einem sicheren Tresorit-Ordner gespeichert. Die Vorstandsmitglieder werde per E-Mail benachnrichtigt und können auf die Dokumente dann direkt und schnell zugreifen, um diese zu prüfen und zu unterschreiben. Mit diesem neuen Freigabeprozess werden die Rechnungen statt in 2-3 Tagen in 2-3 Stunden verarbeitet.

„Seitdem wir Tresorit eSign nutzen, teilen wir Rechnungen mit Links per E-Mail. Man klickt drauf, man signiert und es ist erledigt im Prinzip“, erklärt Jens Ochsenreither, Bereitschaftsleiter beim DRK Ortsverein Ammerbuch.

Dank Tresorit eSign musste der Verein nach keinem neuen Provider suchen und sich an keine neue Plattform gewöhnen. Tresorits nutzerfreundliche Oberfläche war schon bekannt und der Anbieter vertraut, sodass die Digitalisierung des Rechnungsprozesses schnell erfolgen konnte.

Darüber hinaus erhielt der DRK OV Ammerbuch 50% Preisnachlass auf seine Tresorit-Lizenz dank der NPO-Initiative des Anbieters.

Sicherheit und Effektivität

Der neue Prozess ist viel schneller und effizienter und der Verein kann Ressourcen wie Papier sparen. Tresorit eSign verfügt über dieselben Sicherheitsstandards und Tools wie die Collaboration Platform zum Speichern und Teilen.

„Wir wollten unseren Rechnungsprozess digitalisieren, damit man Rechnungen nicht mehr ausdrucken, unterschreiben und wieder einscannen muss“, erklärt Herr Ochsenreither.

„Wir suchten eine Lösung, die uns erlaubt, Rechnungen digital und sicher zu unterschreiben, damit das auch später vom Finanzamt nachgewiesen werden kann, dass dies dem Vier-Augen-Prinzip entsprechend gemacht wurde.“

Seelenfrieden dank Tresorit

Die Plattform protokolliert automatisch, welche Nutzer wann und wo auf welche Dateien zugreifen, damit Organisationen bei Audits und Kontrollen dies nachweisen und Rechenschaft ablegen können.

Alle Dateien werden mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung geschützt, sodass keine unbefugte Person und nicht einmal Tresorit die Inhalte der sensiblen Dokumente wie Verträge oder Konten einsehen kann.

Egal, ob es ums Signieren, Austauschen von Daten oder Speichern geht, Tresorits „Security by Design“-Technologie sichert alle Workflows unabhängig vom Produkt und Plattform.