Cloud Collaboration: Ihr Leitfaden 2023 zu besserer Produktivität und Sicherheit in der Cloud
„Tools für die Zusammenarbeit gewannen während COVID-19 an neuer Bedeutung, dank ihrer Rolle bei der Gewährleistung von Produktivität für plötzlich über die Entfernung zusammenarbeitende Teams“, erklärt Christopher Truem, Principal Research Analyst bei Gartner. Laut der aktuellen „Digital Worker Experience“-Umfrage des Forschungsunternehmens nutzten nahezu 80% der Arbeitskräfte im Jahr 2021 ein Tool für die Zusammenarbeit – ein Anstieg von 44% im Vergleich zur Zeit vor der Pandemie. Trueman fügt hinzu: „Im Zuge des langfristigen Wechsels vieler Unternehmen zu einem hybriden Arbeitsmodell werden cloudbasierte, persönliche und für Teams geeignete Produktivitätstechnologien sowie Tools für die Zusammenarbeit das Herzstück einer Reihe neuer Workspaces bilden, die den Anforderungen diverser ortsunabhängig und hybrid tätiger Mitarbeiter nachkommen.“
Bei der Wahl der richtigen Cloudlösung steht jedoch viel auf dem Spiel: Wenn Sie die falsche Entscheidung treffen, kann dies Ihnen Ihre Glaubwürdigkeit, Kunden, Umsatz und Ihren Schlaf kosten. „Für uns gibt es nichts Wichtigeres als Daten. Sie sind unser Rettungsanker und das Fundament für Kundenvertrauen. Darüber hinaus haben wir keine Papieraufzeichnungen. Sollten wir also die uns anvertrauten Daten verlieren, würde uns nichts bleiben“, erklärt Etienne Deshoulières, Gründer und geschäftsführender Partner von Deshoulières Avocats. Die Anwaltskanzlei mit Sitz in Paris wechselte bereits lange vor dem Eintritt der Pandemie zu Tresorit, da sie auf der Suche nach einem cloudbasierten Tool für die Zusammenarbeit war, das zusätzlich zu Schnelligkeit auch umfassende Sicherheitsfunktionen bot.
Vom weltweiten Markt für Cloud Collaboration (Zusammenarbeit in der Cloud) wird angenommen, dass er über das nächste Jahrzehnt auf 137,3 Milliarden US-Dollar anwachsen wird. Somit wird auch diese Entscheidung zunehmend komplexer. In diesem Artikel werden wir Ihnen erklären, was Cloud Collaboration ist und wie Ihr Unternehmen sie zu seinem Vorteil nutzen kann sowie wonach Sie Ausschau halten sollten, wenn Sie sich nach einem cloudbasierten Tool für die Zusammenarbeit umsehen, und wie die Implementierung Ihnen Nutzen und keinen Kummer bereitet.
Was ist Cloud Collaboration: eine Definition und wichtige Features
Laut TechTarget handelt es sich bei Cloud Collaboration um eine Art von Zusammenarbeit für Unternehmen, die es Mitarbeitern ermöglicht, gemeinsam an Dokumenten und anderen Datentypen zusammenzuarbeiten, die außerhalb des Firmengeländes und der Firewall des Unternehmens gespeichert sind. Zusammenarbeit in der Cloud gestattet zwei oder mehr Nutzern, Projekte zu teilen, zu bearbeiten und zeitgleich an ihnen zusammenzuarbeiten.
Die Zusammenarbeit beginnt damit, dass eine Person eine Datei erstellt und andere zur Zusammenarbeit an dieser einlädt – sprich das Dokument anzusehen, zu kommentieren, zu bearbeiten oder es über einen Link zu teilen. Jegliche von den Co-Autoren ausgeführte Änderungen werden gespeichert und in Echtzeit synchronisiert. Das bedeutet, dass sowohl interne als auch externe Nutzer jederzeit Zugriff auf die aktuelle Version der Arbeitsdatei haben.
Die Vorzüge von Cloud Collaboration: So steigert sie Produktivität und Beteiligung
In einer Welt, in der Arbeit im zunehmenden Maße zu etwas wird, das wir tun, im Gegensatz zu einem Ort, zu dem wir gehen, werden Tools für die Zusammenarbeit in der Cloud unerlässlich, um die Weiterentwicklung und das Wachstum von Unternehmen voranzutreiben. Hier nennen wir Ihnen einige der Wege, wie Unternehmen dafür sorgen können, dass es bei Arbeit mehr um Menschen und Produktivität und weniger um Orte und Prozesse geht.
Verwalten Sie große Dateien mit Leichtigkeit
„Wir müssen große Dokumente – oftmals in zweistelligen Mengen – mit Mandanten, Kollegen und Gerichten teilen, innerhalb von Frankreich und über die Landesgrenzen hinaus. Schnelligkeit und Zuverlässigkeit sind unerlässlich“, sagt Etienne Deshoulières. Er und sein Team sind nicht die Einzigen, die sich dieser Herausforderung gegenübersehen. Mit der Verwendung eines Cloudspeichers entfällt das Versenden dieser Dokumente als E-Mail-Anhänge – und somit die Situation, in der diese aufgrund ihrer Größe unzustellbar sind und an den Absender zurückgeschickt werden.
Verhelfen Sie Ihrer ortsunabhängig arbeitenden Belegschaft zum Erfolg
Da die Verbreitung von Remote- und hybriden Arbeitsmodellen sowie verteilten Teams in den letzten Jahren zugenommen hat, ist auch der Bedarf an Lösungen gestiegen, die es Mitarbeitern ermöglichen, jederzeit und von überall aus Zugriff auf ihre Arbeit zu nehmen und diese zu erledigen – wann immer sie dies müssen oder tun möchten. Teamzusammenarbeit in der Cloud steigert die Produktivität, indem der Zugriff auf geteilte Dateien und jegliche Updates an diesen rund um die Uhr möglich ist.
Ziehen Sie Vorteile aus einem größeren Talentpool
Das Erkunden von Ideen und das simultane Arbeiten an denselben Daten bedeutet nicht länger, dass die beteiligten Personen sich in demselben Raum befinden müssen – sondern lediglich, dass sie in derselben Plattform angemeldet sind. Somit können Tools für die Zusammenarbeit in der Cloud die Rekrutierungsbemühungen von Unternehmen ankurbeln, da sie es Ihnen gestatten, über konventionelle geografische Grenzen hinaus nach den besten Talenten zu suchen, diese zu prüfen und einzustellen. Darüber hinaus können Sie flexible Arbeitspläne unabhängig von Geschäftszeiten und Zeitzonen anbieten.
Behalten Sie die Kontrolle über Ihre Datenbestände
Im Idealfall beinhalten Cloud-Collaboration-Dienste Sicherheitskontrollen, die beispiellosen Schutz vor Datenverlusten, Datenschutzverletzungen oder Datenmissbrauch in der Cloud bieten. Indem der Zugriff auf die Informationen anstelle der Informationen selbst geteilt wird, können Nutzer Berechtigungen bei Bedarf ändern oder entziehen und so die Kontrolle darüber behalten, wer was mit den geteilten Arbeitsdateien anstellt, betont das britische National Cyber Security Centre.
Von Messenger-Apps zu Projektmanagement-Software: 4 Arten von Collaboration Tools, die Sie kennen sollten
1. Projektmanagement
Tools fürs Projektmanagement helfen an einem Projekt beteiligten Personen, Aufgaben zu planen, zuzuweisen und zu verwalten; den Fortschritt des Projekts nachzuverfolgen; Ressourcen zuzuteilen; das Budget zu managen und Abgabefristen einzuhalten.
2. Kommunikationstools
Der Zweck dieser Art von Cloud Collaboration Software besteht darin, direkte Nachrichten und die Kommunikation für Gruppen sowie Telefon- und Videokonferenzen zwischen Mitarbeitern zu ermöglichen.
3. Cloudspeicher- und Datentauschtools
Diese Tools dienen als Pool für geteiltes Wissen und geteilte Daten und gestatten es Teammitgliedern innerhalb und außerhalb eines Unternehmens, Dateien sicher zu speichern und mit anderen auszutauschen sowie diese anzusehen und in Echtzeit zu bearbeiten.
4. Online-Whiteboards
Digitale Whiteboards sind ideal, um Brainstorming-Sitzungen auszuführen und Ideen in Aktionspunkte umzuwandeln. Sie machen die visuelle Zusammenarbeit durch die Verwendung von Text, Zeichnungen und Grafiken effektiver.
Auf der Suche nach einem Cloud Collaboration Tool? Hiernach sollten Sie Ausschau halten
Was kollaborative Cloudspeicher – und insbesondere den kollaborativen Dokumentenaustausch – betrifft, gibt es keine Einheitslösung. Jedoch ist die Möglichkeit, Informationen auszutauschen und mit Beteiligten in Echtzeit zusammenzuarbeiten, ein absolutes Muss – egal, ob dies über Kommentare, Gruppen-Chats oder ein Message Board getan wird. Ebenso wichtig ist, dass befugte Nutzer jederzeit Zugriff auf die geteilten Daten haben, offline Bearbeitungen durchführen und Updates mit der Cloud synchronisieren können, sobald die Internetverbindung wiederhergestellt wird.
Aus einer Sicherheitsperspektive betrachtet sind benutzerdefinierte Zugriffsberechtigungen unerlässlich – und in manchen Fällen sogar gesetzlich vorgeschrieben. So sind beispielsweise unter das HIPAA fallende juristische Personen gesetzlich dazu verpflichtet, Sicherheitskontrollen einzurichten und aufrechtzuerhalten, um den Zugriff auf ePHI (elektronische geschützte Gesundheitsdaten) auf das absolute Minimum zu beschränken. Darüber hinaus müssen Sie Zugriffsprotokolle führen. Thomson Reuters erklärt: „Die Administration von Features wird häufig übersehen, aber kann eine sehr wichtige Kontrollmaßnahme darstellen. Die Admin-Benutzeroberfläche muss Ihnen die Flexibilität bieten, Features so anzupassen, dass Ihre Nutzer so arbeiten, wie auch Ihr Unternehmen arbeitet.“
Die häufigsten Herausforderungen bei der Bereitstellung von Tools für die Zusammenarbeit – und wie Sie sie meistern können
Änderungen der digitalen Infrastruktur Ihres Unternehmens – sei es aufgrund von sich ändernden Bedürfnissen, Upgrades oder weil Ihre aktuelle Software das Ende ihrer Lebensdauer erreicht hat – können schnell zu einem überwältigenden Unterfangen werden. Befolgen Sie diese Schritte, um Unterbrechungen zu minimieren und sicherzustellen, dass Ihr Geschäftsbetrieb nicht nur reibungslos, sondern auch sicherer abläuft.
1. Nehmen Sie die digitale Landschaft noch einmal unter die Lupe – und wie Sie im Hinblick auf sie abschneiden
Datensicherheitsverordnungen ändern sich fortwährend. Stellen Sie daher sicher, dass Sie sich mit den aktuellen rechtlichen Verantwortlichkeiten Ihres Unternehmens in Bezug auf das sichere Speichern und Teilen von Daten vertraut machen – besonders dann, wenn Sie Niederlassungen in mehr als nur einem Land haben. Dies ist auch eine gute Gelegenheit abzuwägen, welche Art von Verschlüsselung im Hinblick auf regionale Gesetze und digitale Sicherheitsbedenken, die Ihr Unternehmen Risiken aussetzen können, für Sie am besten geeignet ist.
Verschlüsselung ist nicht gleich Verschlüsselung und es ist wichtig, zu verstehen, wie jede Methode funktioniert. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist der Goldstandard der Branche und garantiert, dass Dateien und ihre relevanten Metadaten auf Ihrem Gerät mit einzigartigen, zufällig generierten Verschlüsselungscodes verschlüsselt werden. Diese Schlüssel werden niemals in einem unverschlüsselten Format an unsere Server weitergeleitet und der Zugriff auf Dateien ist ausschließlich mit dem einzigartigen Entschlüsselungscode der Nutzer möglich.
2. Kennen Sie Ihr Unternehmen und seine Bedürfnisse
Um das Beste aus Ihrem Tool für die Zusammenarbeit in der Cloud herauszuholen, sollten Sie darüber nachdenken, welche Anforderungen Sie an es haben. Ein guter Ausgangspunkt ist herauszufinden, wie viele Mitarbeiter das System nutzen werden. Einige Abteilungen, wie die Finanz- und F&E-Abteilung, haben vielleicht das offensichtlichste Bedürfnis für Cybersicherheitssoftware – aber tatsächlich benötigt jedes Team, das personenbezogene oder sensible Informationen handhabt, einen sicheren Weg zum Senden und Speichern von Daten.
Wenn einige Mitarbeiter ortsunabhängig arbeiten, sollten Sie sicherstellen, dass die Lösung für eine Vielzahl von Webbrowsern und Laptops sowie Tablets und Geräte für das Arbeiten unterwegs verfügbar ist. Außerdem sollten Sie eine genaue Vorstellung davon haben, ob Ihre verschlüsselten Dateien intern oder extern geteilt werden. Einige Tools setzen voraus, dass Empfänger bestimmte Software herunterladen müssen, um auf die an sie gesendeten Dateien zuzugreifen, was zu Problemen beim Teilen von Daten mit externen Partnern führen kann.
3. Machen Sie Nutzer zu Kooperationspartnern – und Verbündeten bezüglich Sicherheit
Ein umfassendes Schulungsprogramm ist grundlegend, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter die nötige Unterstützung erhalten und Cloud Collaboration Tools selbstbewusst bei ihrer täglichen Arbeit einsetzen. Wenn Teammitglieder so schnell wie möglich auf den neuesten Stand gebracht werden, kann dies Produktivitätseinbußen im Zuge der Software-Implementierungsphase erheblich verringern. Darüber hinaus können Sie die Gelegenheit nutzen, Ihre Mitarbeiter daran zu erinnern, dass Cybersicherheitsvorfälle in sämtlichen Formen und Ausmaßen vorkommen und sie oftmals durch fahrlässiges oder unbeabsichtigtes Verhalten von Mitarbeitern entstehen – wie z. B. eine an den falschen Empfänger gesendet E-Mail.
So kann Tresorit helfen
Schützen Sie Ihre Firmendaten, wenn Sie Dateien innerhalb oder außerhalb Ihres Unternehmens teilen – und behalten Sie Ihre Daten im Blick, selbst lange nachdem Sie sie geteilt haben. Tresorits Ende-zu-Ende-verschlüsselte Content Collaboration Platform ermöglicht Ihnen Folgendes:
- Gleichzeitige Maximierung von Produktivität und Sicherheit
- Verhinderung von durch menschliches Versagen oder böswillige Angreifer verursachte Datenschutzverletzungen
- Befähigung Ihres Teams zum sicheren Arbeiten überall und jederzeit
- Automatische Verschlüsselung von Anhängen in Gmail und Outlook
Tauschen Sie Dateien auf sichere Weise mit externen Partnern, einschließlich Klienten und Anbietern, aus, indem Sie verschlüsselte Links verwenden. Ultrasichere Links zum Teilen ermöglichen den Ende-zu-Ende-verschlüsselten Austausch von Dokumenten und Ordnern gemäß dem Zero-Knowledge-Prinzip mit beliebigen Personen und nur wenigen Klicks – selbst wenn Ihr Partner über kein eigenes Tresorit-Konto verfügt.
Wenden Sie Richtlinienprofile einschließlich 2-Stufen-Verifizierung, IP-Filterung, Zeitüberschreitungen und Richtlinien zum Teilen auf bestimmte Nutzergruppen an, erstellen Sie unterschiedliche Richtlinien für jedes Profil und passen Sie diese bei Bedarf an – alles über eine einzige Benutzeroberfläche. Deaktivieren Sie Downloads oder fügen Sie Wasserzeichen hinzu, um hochsensible Daten zu schützen.
Ganz egal, von wo aus und wann Ihre Teammitglieder arbeiten: Sie haben stets Zugriff auf die aktuellen Dateiversionen über alle Mobilgeräte, können Dateien „für die Bearbeitung“ markieren und sie für die Offline-Nutzung speichern. Außerdem können Sie für den Schutz geschäftskritischer Dokumente entscheiden, welche Geräte für den Zugriff auf welche Dateien zugelassen sind und von wo aus Nutzer sich anmelden dürfen.
Befähigen Sie Ihre Teams zum effizienten Arbeiten und Versenden verschlüsselter E-Mails, indem Sie Tresorit mit Google Workspace oder Azure Active Directory und Office 365 integrieren. Die Add-ons sind eine schnelle und einfache Möglichkeit für Nutzer, unter Verwendung ihrer bereits vorhandenen E-Mail-Adresse riskante E Mail-Anhänge durch verschlüsselte Links zum Teilen und passwortgeschützte Dateien zu ersetzen.
