So wechseln Sie nahtlos zwischen Anbietern für verschlüsselte Zusammenarbeit

Die von Ihren Mitarbeitern täglich verwendete Software sollte sich problemlos und natürlich in ihre Arbeitsabläufe einfügen. In diesem Sinne überrascht es nicht, dass eine Änderung der digitalen Infrastruktur Ihres Unternehmens – egal, ob diese erfolgt, weil sich die Bedürfnisses Ihres Unternehmens gewandelt haben, ein Upgrade erfolgen muss oder Ihre derzeitige Software das Ende ihrer Lebensdauer erreicht hat – eine gewaltige oder gar überwältigende Herausforderung darstellen kann.

Glücklicherweise können Sie eine Unterbrechung Ihres Workflows mit nur wenigen Schritten minimieren und so sicherstellen, dass Ihre Betriebsabläufe nicht nur reibungslos, sondern auch sehr viel sicherer stattfinden.

Ziehen Sie Bilanz

Jede große Veränderung ist eine perfekte Gelegenheit, die digitale Landschaft Ihres Unternehmens zu überdenken. Datensicherheitsvorschriften befinden sich stets im Wandel, weshalb Sie sicherstellen sollten, dass Sie sich den rechtlichen Verpflichtungen Ihres Unternehmens in Bezug auf das sichere Speichern und Teilen von Daten bewusst sind – besonders dann, wenn Sie Niederlassungen in mehr als einem Land haben.

Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um abzuwägen, welche Art von Verschlüsselung für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Diese Einschätzung sollte auf örtlichen Gesetzen und jeglichen Bedenken in puncto digitaler Sicherheit, durch die Ihr Unternehmen Risiken ausgesetzt werden könnte, basierend erfolgen. Nicht alle Verschlüsselungsmethoden sind gleichwertig, sodass es sinnvoll ist, ein ausgeprägtes Verständnis dafür zu entwickeln, wie die unterschiedlichen Methoden funktionieren.

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung – der Goldstandard der Branche, der von Lösungen wie Tresorit eingesetzt wird – gewährleistet, dass Dateien und ihre relevanten Metadaten auf Ihrem Gerät mit einzigartigen, zufällig generierten Verschlüsselungscodes verschlüsselt werden. Diese Schlüssel werden niemals an unsere Server im unverschlüsselten Format weitergeleitet und der Zugriff auf Dateien ist ausschließlich mit dem einzigartigen Entschlüsselungscode des Nutzers möglich.

Werden Sie sich über Ihre Bedürfnisse klar

Um das Beste aus Ihrer verschlüsselten Datenspeicherlösung herauszuholen, müssen Sie sich genau darüber klar werden, welche Anforderungen Sie an sie haben. Ein guter Ausgangspunkt ist die Überlegung, wie viele Mitarbeiter das System nutzen werden. Für einige Abteilungen, wie z. B. die Finanzabteilung und Forschung und Entwicklung, scheint der Bedarf an Cybersicherheitssoftware am offensichtlichsten, aber denken Sie daran, dass jedes Team, das personenbezogene oder vertrauliche Informationen handhabt, Daten auf sichere Weise teilen und speichern muss.

Wenn einige Mitarbeiter ortsunabhängig arbeiten, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre verschlüsselte Datenspeicherlösung auf einer Reihe von Webbrowsern und Laptops sowie Tablets und Geräten für die Arbeit von unterwegs aus genutzt werden kann.

Außerdem sollten Sie eine genaue Vorstellung davon haben, ob Ihre verschlüsselten Dateien intern oder extern geteilt werden. Einige Lösungen setzen voraus, dass der Empfänger der gesendeten Dateien bestimmte Software herunterladen muss, um Zugriff auf die Dateien zu erlangen. Dies kann Probleme verursachen, wenn Sie Daten mit Personen außerhalb Ihres Unternehmens zu teilen wünschen.

Investieren Sie in Mitarbeitertraining

Ein umfassendes Trainingsprogramm ist unerlässlich, um zu gewährleisten, dass Ihre Mitarbeiter sich bei der tagtäglichen Nutzung von verschlüsselten Datentauschsystemen unterstützt fühlen und diese selbstsicher und kompetent verwenden.

Wenn Sie Ihre Teammitglieder schnellstmöglich auf den aktuellen Stand bringen, können Sie Produktivitätsverluste beim Wechsel auf eine andere Software vermeiden. Zusätzlich ist dies ein wichtiger Schritt, um die allgemeine Cybersicherheit Ihres Unternehmens zu stärken. Es wird oftmals angenommen, dass Probleme wie Datenschutzverletzungen durch böswillige Angriffe von außen hervorgerufen werden. Tatsache ist jedoch, dass sie bereits durch etwas so Simples wie das Senden einer E-Mail an den falschen Empfänger verursacht werden können.

Hier bei Tresorit unterstützen wir Unternehmen, die zu unserem verschlüsselten Service für Zusammenarbeit wechseln möchten, mit unserem spezialisierten IT-Team und unserer umfassenden Datenbank an Trainingsvideos.

Dank der Möglichkeit, Hunderte von Lizenzen innerhalb nur weniger Wochen aktivieren zu können, wird sich Tresorit mit Leichtigkeit in die bereits vorhandenen Datentauschmechanismen Ihres Unternehmens einfügen und so für eine reibungslose Übergangsphase sorgen.