Ist intelligentes Informationsmanagement das neue Enterprise Content Management?

Enterprise-Content-Management-Systeme (ECMS) sind für Unternehmen unerlässlich. Sie sorgen für Ordnung und Effizienz im Chaos papierbasierter Dokumentation und digitaler Ressourcen. Zusätzlich haben sie zu weiteren technologischen Sprüngen im Bereich Enterprise-Governance und Qualitätssicherung geführt. Heutzutage gehören physische Formate quasi der Vergangenheit an und es wird erwartet, dass alle administrativen Tätigkeiten online ausgeführt werden. Da somit fast gar keine gedruckten Dokumente mehr verwaltet werden müssen, überrascht es kaum, dass Cloudlösungen diesen Bereich im Sturm erobert haben. Jedoch bieten nicht alle Tools die Funktionen, die von einem ECMS erwartet werden. Und was noch wichtiger ist: Sie sollten sich die Frage stellen, welche Kompromisse Cloudlösungen bezüglich Cybersicherheit eingehen.

Lesen Sie diesen Artikel, um einen tiefen Einblick darin zu erhalten, was es mit ECMS in der Vergangenheit auf sich gehabt hat und was die Zukunft für diese Systeme bereithält. Erfahren Sie, welche Vorteile sie modernen Unternehmen bieten und warum Ende-zu-Ende-verschlüsselte Speicherlösungen wie Tresorit eine großartige Möglichkeit sind, Enterprise Content Management in der Cloud auszubauen und abzusichern.

Was ist Enterprise Content Management?

Unter Enterprise Content Management (ECM) versteht man hauptsächlich Dokumenten- oder Aktenmanagement. Es handelt sich also um den Vorgang, den gesamten Lebenszyklus von Unterlagen einer Organisation zu verwalten, inklusive Docs, Tabellenblätter, PDFs und Bilder.

Zu Zeiten, in denen alle Branchen Papier verwendeten, waren physische Dokumente das wichtigste Inhaltsmedium, das eine Firma sicher zu speichern, zu organisieren, zu bewahren und zu verteilen hatte. Abrechnungen, Lebensläufe, Schriftverkehr und Verträge mussten verarbeitet (diskutiert, verifiziert, genehmigt etc.) und zwischen mehreren Parteien ausgetauscht werden, bevor sie anschließend archiviert oder sogar sicher zerstört wurden.

Aber heutzutage umfassen geschäftskritische Inhalte viel mehr als nur Papiere: Videos, Präsentationen, Audiodateien, Bilder, Social-Media-Beiträge, E-Mails, Webseiteninhalte, Tabellenblätter und digitale Dokumente sind unschätzbare Assets, die zur Ausführung tagtäglicher Aufgaben notwendig sind. Da die allgemeine Vernetzung stetig zunimmt, werden cloudbasierte Lösungen benötigt, um Zusammenarbeit zu verbessern. Zusätzlich kann es eine große Herausforderung darstellen, verschiedene Formen von Informationen auf ihrer Wichtigkeit oder Vertraulichkeit basierend zu identifizieren, zu benennen und zu gruppieren.

Im Grunde genommen ist Enterprise Content Management dafür zuständig, den Lebenszyklus von geschäftsrelevanten Inhalten mittels einer Auswahl von festgelegten Verfahren, Methoden, Strategien und Tools zu handhaben. Darüber hinaus haben sich die für diese Zwecke verwendeten Software-Tools und Speichermethoden von lokal gespeicherten Anwendungen zu flexibleren Cloudlösungen hin verlagert. Dies gestattet es Unternehmen, all ihre digitalen geschäftskritischen Informationen auf effektive Weise zu erfassen, zu verarbeiten, zu organisieren, zu managen, zu speichern, zu archivieren und an ihre Mitarbeiter, Stakeholder und Kunden in einer Online-Umgebung zu verteilen.

Warum ist Enterprise Content Management für Organisationen wichtig?

Unternehmen setzen ECM-Technologien ein, um Effizienz zu steigern, Informationskontrolle zu erhöhen, Zugriffsmöglichkeiten und Sicherheit zu verbessern und Zusammenarbeit zu fördern. Der Wechsel von papierbasierter Dokumentation zu einem zentralisierten ECMS hin hat automatisch Vorzüge im Bereich Nachhaltigkeit mit sich gebracht – und wenn das Verfahren korrekt angegangen wird, kann es zusätzlich Kosten einsparen. ECMS können außerdem mehrere Arbeitsabläufe und ‑prozesse automatisieren und somit die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens verbessern.

Was sind die wichtigsten Vorteile von ECM?

· Kosteneinsparung: Die Minimierung von papierbasierter Dokumentation und lokalen Speicheranforderungen für digitale Informationen kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen. Wenn die Tools vorhanden sind, um die Aufbewahrung von Dokumenten automatisch zu händeln und Zugriffe und Änderungsprotokolle aufrechtzuerhalten, kann dies für Compliance förderlich sein und somit die Verhängung etwaiger hoher Geldbußen verhindern. Cloudlösungen bieten flexiblere und preiswertere Möglichkeiten für Datenspeicherbedürfnisse.

• Produktivität: Ein ECMS kann im Handumdrehen große Datenmengen verwalten und die Logistik für die Speicherung und Verteilung vereinfachen. Zusätzlich kann es dabei helfen, die Duplikation von Dokumenten, unbeabsichtigte Verluste und ungewollte Änderungen an Inhalten zu reduzieren. Manuelle Geschäftsprozesse können automatisiert werden, sodass Mitarbeiter sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren können.
• Sicherheit: Digitale Speicherplätze mit rollenbasierten Zugriffskontrollen und Verschlüsselungsmethoden stellen sicher, dass Informationen privat bleiben, Privilegien (also wer Inhalte bearbeiten, lesen, teilen oder löschen kann) kontrolliert werden und an Inhalten vorgenommene Änderungen zurückverfolgt werden können. Bessere Prüfbarkeit hilft außerdem dabei, das Vertrauen von Kunden und Aufsichtsbehörden zu stärken.
• Compliance: Sorgen Sie für Compliance mit gesetzlichen und branchenspezifischen Auflagen wie der DSGVO, HIPAA, dem Sarbanes–Oxley Act, PCI DSS, FINRA, TISAX, CCPA und ITAR, indem Sie Informationsinhalte angemessen klassifizieren (personenbezogene Informationen, besonders schutzwürdige personenbezogene Informationen, sensible Unternehmensdaten und öffentliche Daten) und auf diese restriktive Zugriffskontrollen (schreibgeschützt, bearbeiten, teilen etc.) sowie natürlich Verschlüsselung anwenden.
• Entscheidungsfindung: Die Entscheidungsfindung wird durch Datenanalytik, Suchfunktionen und automatisierte Prozesse verbessert.
• Zugriff: ECMS bieten Tools für die Datensuche und -analyse. Sie können die Zusammenarbeit in einer wirklich globalen und ortsunabhängigen Belegschaft ermöglichen, indem sie gewährleisten, dass Mitarbeiter auf die von ihnen benötigten Dateien jederzeit und von jedem beliebigen Gerät aus zugreifen können. ECMS können außerdem Services für sogenannte RFIs (Requests for Information) verbessern.
• Zufriedene Kunden: Inhalte werden nicht nur innerhalb von Unternehmen geteilt, sondern auch mit externen Kunden und Partnern. Kundendienste wie z. B. Problemlösung, Information, Benachrichtigungen, Verfügbarkeit und Bestellungshandhabung werden durch ein ECMS verbessert.
• Geschäftskontinuität und -belebung: Eine gut durchdachte redundante ECM-Plattform bietet Unternehmen erhöhte Verfügbarkeit und weniger Ausfallzeiten im Falle einer Serviceunterbrechung, da sie Archive, Back-ups und eine Notfallwiederherstellung umfasst.

Die wichtigsten ECM-Funktionen, mit denen Sie vertraut sein sollten

Mitarbeiter scheitern in durchschnittlich 46% der Fälle, in denen sie nach von ihnen benötigten Informationen suchen. Die Ursache des Problems liegt darin, dass Inhalte gewöhnlich über mehrere separate Systeme und Standorte verteilt sind. Heutzutage müssen in einer Enterprise-Umgebung große Informationsmengen für Tausende von Mitarbeitern und sogar für externe Dritte unmittelbar verfügbar gemacht werden können.

Infolgedessen gewinnen ECMS, Verschlüsselungslösungen und Clouddienste von Tag zu Tag an Bedeutsamkeit. Mitarbeitern muss z. B. die Möglichkeit zur Live-Zusammenarbeit geboten werden, ohne dass dabei die Integrität der Dateien aufs Spiel gesetzt wird. Dateiversionen können ebenfalls eine Herausforderung darstellen: Sie sind eine technische Anforderung und Vorgabe von Aufsichtsbehörden. Das Vermeiden von Duplikaten und die Option, frühere Dateiversionen wiederherzustellen, sind daher wichtige Bedürfnisse für viele Unternehmen. Mitarbeiter, die in Teams und Gruppen oder an verschiedenen Projekten zusammenarbeiten, sollten außerdem über ihnen fest zugeordnete Workspaces verfügen, um Sicherheit und Effizienz zu gewährleisten.

Zum Glück lässt sich all dies heutzutage mit Einfachheit bewerkstelligen – vorausgesetzt, man hat die richtigen Tools zur Hand. Ende-zu-Ende-verschlüsselte Cloudlösungen wie z. B. Tresorit bieten rollenbasierte Zugriffskontrollen und Monitoring von Dateiversionen. Diese können helfen sicherzustellen, dass Informationen privat bleiben, Privilegien (also wer Inhalte bearbeiten, lesen, teilen oder löschen kann) kontrolliert werden und an Inhalten vorgenommene Änderungen zurückverfolgt werden können.

Bei ECM handelt es sich um einen Sammelbegriff für diverse Software, Tools und Verfahren, die mit mehreren anderen Plattformen, wie Lösungen für CRM (Customer Relation Management/Kundenbeziehungsmanagement) und ERM (Enterprise Relation Management), integriert werden müssen. Zwar können Programmierschnittstellen genutzt werden, um Integrationen mit diversen anderen Diensten zu schaffen, aber diese können bei falscher Anwendung auch ein Sicherheitsrisiko darstellen. Cloudbasierte ECM-Lösungen lassen sich einfach mit anderen Clouddiensten integrieren. Die Wahl der richtigen Tools kann die Sicherheit drastisch verbessern. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung mit Zero-Knowledge-Prinzip ist hierfür ein großartiger Ausgangspunkt.

Ein ECM-System behält den Überblick über (firmenweite oder gesetzliche) Änderungen und benachrichtigt Nutzer darüber, ihre Arbeit oder Inhalte entsprechend anzupassen. Wenn alltägliche manuelle Aufgaben durch Automatisierung mit anpassbaren und klar definierten Schritten ersetzt werden, ermöglicht dies Unternehmen, die Weiterleitung von Dokumenten zu handhaben, die richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt zu benachrichtigen und Genehmigungsprozesse oder andere komplexe Geschäftsvorgänge zu vereinfachen.

Prüfbarkeit ist ein entscheidender Faktor, wenn es um Risikomanagement und Compliance geht. Mit einer ausgefeilten ECM-Lösung ist jede Änderung und Aktivität im System nachverfolgbar und Nachweise können für die vorgeschriebenen Zeiträume erhalten werden. Eine einzelne zuverlässige Beweisquelle ist unerlässlich, um Compliance mit Branchenstandards sowie nationalen und internationalen Verordnungen zu demonstrieren. Eine Kontrolle und Analyse von Geschäftsvorgängen und Workflows hilft Mitarbeitern dabei, Nutzungsverhalten nachzuvollziehen, und ermöglicht es Unternehmen, aus Fehlern zu lernen und Effizienz zu steigern.

Ist Enterprise Content Management zukunftsträchtig?

Im Jahr 2017 schlug die Association for Information and Image Management (AIIM) vor, den Namen „Enterprise Content Management“ zu „Intelligent Information Management“ (IIM) – intelligentes Informationsmanagement – zu ändern. IIM wurde als die „Strategien, Methoden und Tools“ definiert, „die für die Erstellung, Erfassung, Automatisierung, Zustellung, Sicherung und Analyse von mit organisatorischen Verfahren verbundenen Inhalten und Dokumenten verwendet werden. IIM bezieht sich auf das Management von Inhalten und Daten, nicht auf die Inhalte selbst.“

Somit steht die Zukunft von Enterprise Content Management in enger Beziehung zu maschinellem Lernen, Cloudtechnologien, Quanteninformatik und verbessertem Leistungsvermögen von Mobilgeräten. Ein Wechsel in die Cloud mit ECM stellt sicher, dass unstrukturierte Inhalte (Informationen, die kein vordefiniertes Format haben, z. B. Office-Dokumente, PDFs und E-Mails) mittels Metadaten verbessert werden. Dies macht sie für mehrere Personen gleichzeitig suchbar, teilbar und bearbeitbar – von überall und jedem Gerät aus. Unternehmen mit mehreren Standorten rund um den Globus werden von einem einzelnen zentralisierten Repository profitieren, in dem Geschäftsprozesse auf einen gemeinsamen Nenner gebracht werden, was wiederum die Effizienz fördert.

Strukturierten Daten (eingebundene und definierte Informationen, wie Datenbanken und Code-Datenbestände) werden AI-Technologien zugutekommen, die die Inhalte auf Ineffizienzen, Fehler und Duplikationen hin kontrollieren und analysieren können. Viele Geschäftsprozesse im Bereich Personalverwaltung können automatisiert werden: Vertragsmanagement, Kreditorenbuchhaltung, Weiterleitung von Materialien für Genehmigungszwecke und die fristgerechte Handhabung von Tickets und Abrechnungen. AI-Technologien können auch verwendet werden, um nachzuvollziehen, wie Nutzer mit Inhalten interagieren – und um somit im weiteren Sinn zu verstehen, wie sie arbeiten und wie Prozesse effizienter gestaltet werden können.

Tresorit bietet diverse Lösungen, die es Unternehmen jeglicher Größe ermöglichen, sichere Optionen zur Verbesserung ihres Content Management Frameworks zu erkunden. Tresorits digitaler Workspace spiegelt die Zukunft der Arbeit wider. Als Wegbereiter für eine hybride Belegschaft verbindet Tresorit Teams miteinander, während ihnen gleichzeitig Sicherheit und direkter Zugriff auf Firmendaten geboten werden – jedoch auf eine zentral kontrollierte Weise.

Die stets zunehmende Anzahl verknüpfter Geräte, ortsunabhängige Zugriffe, strengere Datenschutzauflagen, unsicheres WLAN und Mobilgeräte verlangen, dass Sicherheit zu einem integralen Bestandteil von ECM-Lösungen der nächsten Generation wird.

Mit Tresorit sind alle Unternehmensdaten durch echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung geschützt. Das bedeutet, dass niemand – nicht einmal Tresorit – auf Ihre Dateien zugreifen kann, wenn diese nicht von Ihnen geteilt wurden. Der Datentausch kann mittels geteilter Ordner für Teams und sicheren Links zum Teilen erfolgen. Nachdem sie geteilt wurden, können Dateien zusätzlich mit Passwörtern, Ablaufdaten für die Links, einem virtuellen Wasserzeichen oder einer Downloadsperre geschützt werden. Ihre Admins können ausgewählte Einstellungen auf Rollenbasis oder Firmenebene durchsetzen, um maximale Sicherheit zu gewährleisten. Diese Features helfen Unternehmen, durch den menschlichen Faktor entstehende Risiken – die zu den größten Sicherheitsrisiken gehören – zu minimieren.

Tresorit synchronisiert Ordner zwischen allen Nutzergeräten. So können Sie sichergehen, dass alle stets an der aktuellsten Version der jeweiligen Datei arbeiten. Mit Tresorits Dokumentanalytik werden Sie dazu in der Lage sein, Metadaten wirksam einzusetzen, indem Sie nachverfolgen, wie die Empfänger der von Ihnen geteilten Dokumente mit diesen umgehen. Im Grunde genommen bietet die Dokumentanalytik zusätzliche Einblicke und extra Sicherheit, wenn es darum geht, wer auf welche Weise mit Ihren Dokumenten interagiert. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Tresorit optimal innerhalb Ihres Content Management Systems einsetzen können.