So nutzen Sie eSignatures für Verträge

So nutzen Sie eSignatures für Verträge

Jedes Unternehmen ist auf Verträge angewiesen. Ein Vertrag ist ein Rechtsdokument, das als Versprechen zwischen zwei Parteien fungiert und eine Zahlung der einen Partei im Gegenzug für von der anderen Partei bereitgestellte Waren oder Dienstleistungen festlegt. Digitales Vertragsmanagement wird zunehmend zur Norm – es ermöglicht Ihnen, Kosten einzusparen und gleichzeitig Ihre Kundenbasis auszubauen. Mit einem digitalen Vertrag kann z. B. ein Unternehmen in der Europäischen Union sehr viel einfacher Geschäfte mit einem Kunden in Nordamerika abschließen.

Im Zuge des Wachstums Ihres Unternehmens hilft die Verwendung von eSignatures und digitalen Verträgen Ihnen dabei, sowohl Ihren Umsatz als auch die Produktivität Ihrer Mitarbeiter zu steigern.

Was ist ein digitaler Vertrag?

Ein digitaler Vertrag ist eine rechtskräftige Vereinbarung, die digital erstellt und unterschrieben wurde und somit einen herkömmlichen Vertrag mit Tinte auf Papier ersetzt.

Die meisten Unternehmen nutzen eine Vertragsmanagement-Software, um:
● Vorlagen zu erstellen
● den digitalen Vertrag an alle Unterschreibenden zu senden
● den Signaturstatus einzusehen
● e-Signatures zu verwenden
● alle Dokumente online zu speichern

Das Verfahren für digitale Verträge ist schneller als der Austausch per Briefverkehr und bietet Ihnen Einblicke in den gesamten Signaturprozess.

Was ist eine elektronische Signatur?

Elektronische Signaturen (engl. Electronic Signatures oder kurz eSignatures) sind digitale Formate, die die Authentizität eines Dokuments bestätigen und die Absicht der Unterschreibenden validieren. Sie ersetzen handschriftliche Unterschriften mit Tinte auf Papier, sodass keiner der Beteiligten zu Stift und Blatt greifen muss, um die Transaktion abzuschließen. eSignatures dokumentieren die Zustimmung der Unterschreibenden zu den Vertragsbedingungen und sind somit rechtsverbindlich.

Beispiele für eSignatures sind:
● gescanntes Bild einer handschriftlichen Unterschrift
● getippter Name
● Symbol
● Markierungsfeld
● elektronischer Ton

Einige Formen der elektronischen Unterschrift sind sicherer als andere, weshalb Sie sich unbedingt über die Unterschiede zwischen eSignatures und digitalen Signaturen klar werden sollten, wenn Sie digitale Verträge einsetzen.

Gesetze für elektronische Transaktionen verstehen

Da es sich bei Verträgen um rechtskräftige Dokumente handelt, sollten Sie die verschiedenen Gesetze für elektronische Transaktionen kennen, die für die Verträge gelten. Wenn Sie sich mit diesen Gesetzen vertraut machen, müssen Sie zunächst den Standort Ihres Unternehmens erwägen, wo sonst es eingebunden ist, in welcher Branche Sie tätig sind und wo der Unterschreibende wohnhaft ist. All diese Faktoren tragen dazu bei, welches Gesetz oder welche Gesetze Sie befolgen müssen.

Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (E-Sign) Act

Der E-Sign Act ist ein US-amerikanisches Gesetz, das im Jahr 2000 in Kraft getreten ist. Es legt eine allgemeingültige Regelung für die Validierung elektronischer Unterlagen und Signaturen fest, die in den USA für den zwischenstaatlichen oder ausländischen Handel verwendet werden. Gemäß dem E-Sign Act können elektronische Dokumente jegliche Gesetze, Verordnungen oder Rechtsgrundsätze erfüllen, die eine schriftliche Zustimmung erfordern.

Electronic Communications Act of 2000 (ECA)

Der vom Parlament des Vereinigten Königreichs verabschiedete ECA legt die Anforderungen an Kryptografie und elektronische Signaturen dar, denen britische Unternehmen bei elektronischen Transaktionen nachkommen müssen.

Das Gesetz ist Bestandteil umfassenderer rechtlicher Rahmenbedingungen, die die sogenannten Electronic Signatures Regulations 2002 und die Electronic Commerce (EC Directive) Regulations 2002 umfassen, die elektronische Kommunikationen und Transaktionen unterstützen.

Electronic Identification and Trust Services (eIDIAS)

Im Jahr 2014 verabschiedete das Europäische Parlament die Verordnung (EU) Nr. 910/2014, die auch als eIDIAS (Electronic Identification and Trust Services) oder IVT (elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen) bekannt ist. Die Verordnung hat einen vorhersehbaren rechtlichen Rahmen für sichere und nahtlose elektronische Interaktionen geschaffen.

Sie gestattet EU-Bürgern und -Unternehmen die Verwendung des elektronischen Identifizierungsmerkmals (eIDS) ihres Mitgliedsstaates zur Nutzung öffentlicher Dienste im EU-Raum. Außerdem schaffte sie einen grenzüberschreitenden Markt für vertrauenswürdige Dienste, um allen elektronischen Transaktionen den gleichen rechtlichen Status wie traditionellen Vertragsabschlüssen per Schriftverkehr und eigenhändiger Unterschrift zu verleihen.

Staatliche und regionale Unterschiede

Sie sollten außerdem erwägen, dass für verschiedene Länder oder Regionen möglicherweise strengere Verordnungen als die oben genannten gelten. Manche Regionen verlangen spezielle qualifizierte elektronische Signaturen (QES), die einen verifizierten Zeitstempel beinhalten müssen, um als gleichwertig zu handschriftlichen Unterschriften anerkannt zu werden. Dies bezieht sich jedoch möglicherweise nur auf bestimmte Arten von Verträgen.

6 gute Gründe für die Nutzung von digitalen Verträgen und eSignatures

Verträge sind unerlässlich, um alle an einer Transaktion beteiligten Personen zur Verantwortung ziehen zu können. Allerdings ist das Unterschreiben von Verträgen eine zeitaufwändige und schwerfällige Angelegenheit. Digitale Verträge und eSignatures eliminieren diese Bürden für Unternehmen und beschleunigen den Prozess.

Einfach zu senden und zu unterschreiben

Ihr Unternehmen handhabt eine Unmenge von Verträgen. Beispiele für Verträge, mit denen Ihre Firma tagtäglich konfrontiert wird, sind:
● Geheimhaltungsvereinbarungen (Non-Disclosure Agreements, NDAs)
● Mitarbeiterverträge
● Verträge mit Anbietern
● Verkaufsunterlagen

Digitale Verträge eliminieren mühsame manuelle Prozesse, wie das Kopieren und postalische Versenden von schriftlichen Unterlagen. Und was sogar noch besser ist: Sie erleichtern den Signaturvorgang für die unterschreibende Person. Diese kann einen digitalen Vertrag mit nur wenigen Klicks unterzeichnen und zurücksenden.

Das traditionelle Verfahren ist sogar noch beschwerlicher, wenn der Vertrag von mehr als nur zwei Parteien unterschrieben werden muss. Mit digitalen Verträgen und eSignatures müssen Sie nicht länger mehrere Kopien desselben Dokuments versenden und einsammeln. Alle beteiligten Personen können digital auf dieselbe Version des Vertrags zugreifen und ihn unterschreiben.

Zusammenarbeit über den Vertragslebenszyklus hinweg

Bei Vertragsabschlüssen handelt es sich um Prozesse, die mehrere Personen und Abteilungen einbeziehen. Am Lebenszyklus Ihres Vertrags können von Anfang bis Ende Stellvertreter einiger oder all dieser Abteilungen beteiligt sein:
● Rechtsabteilung
● Beschaffung
● Audit/Compliance
● Kundenerfolg
● Erneuerungen
● oberste Führung

Mit digitalen Verträgen können Sie einen Speicherort schaffen, der allen Beteiligten den notwendigen Zugriff gewährt. So wird die Zusammenarbeit erleichtert, da die entsprechenden Personen auf die Dokumente zugreifen können, ohne dafür Anfragen oder E-Mails senden zu müssen, die die täglichen Arbeitsabläufe unterbrechen.

Standardisierte Verträge mittels Vorlagen

Gewöhnlicherweise können Sie gewisse legale Fachausdrücke von Vertrag zu Vertrag übernehmen. So verwendet Ihre Rechtsabteilung z. B. wahrscheinlich dieselben standardmäßigen Formulierungen bezüglich Schadensersatz in allen Verträgen, um klarzustellen, welche Partei welche entschädigen muss, wenn irgendetwas schiefläuft.

Mit digitalen Verträgen können Sie Vorlagen erstellen, um genehmigte Vertragssprache wiederzuverwenden – ganz ohne Kopieren und Einfügen. Sie müssen lediglich die Namen der Vertragspartner ändern.

Integration in Arbeitsabläufe

Die meisten Unternehmen übernehmen neue Technologien, um sich wiederholende Aufgaben zu beseitigen. So verwenden Sie vielleicht eine Technologie für die Terminplanung von Meetings, um das Hin und Her von E-Mails zu vermeiden, das entsteht, wenn nach einem für alle Teilnehmer passenden Termin gesucht wird.

Mit digitalen Verträgen und eSignatures können Sie automatische Arbeitsabläufe für Verträge einrichten:
● Anfragen
● Genehmigungen
● Überprüfungen
● Unterschriften
● Erneuerungen

Diese Arbeitsabläufe gestatten Ihnen:
● die Produktivität zu steigern
● die Richtigkeit der Verträge zu schützen
● sicherzustellen, dass alle notwendigen Beteiligten einbezogen werden
● Transparenz zu gewinnen
● gut organisiert zu bleiben

Sicherung sensibler Daten

Verträge enthalten oftmals sensible Daten. Es ist möglich, dass sie persönlich identifizierbare Informationen (PII) zu den Unterschreibenden oder geistiges Eigentum enthalten. Wenn Sie digitale Verträge verwenden, erhöhen Sie die Sicherheit, weil Sie:
● den Zugriff gemäß dem Prinzip der minimalen Rechtevergabe (POLP) festlegen können
● die Zugriffe von Nutzern im Auge behalten können
● unbefugte Downloads verhindern können
● Daten verschlüsseln können, um Risiken zu vermindern

Compliance mit Datenschutzgesetzen

Datenschutzvorschriften umfassen Sicherheit, aber verlangen auch, dass Sie Personen Zugriff auf ihre Daten gewähren. So kann z. B. ein Kunde Sie gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darum bitten, ihm Kopien seiner personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen oder diese zu löschen.

Digitale Verträge erleichtern es Ihnen, diesen Forderungen Folge zu leisten. Wenn Sie über einen zentralen Speicherort für Ihre digitalen Verträge verfügen, können Sie mit einer einfachen Namenssuche alle benötigten Daten lokalisieren. So handeln Sie konform und sparen Zeit.

Tresorit eSign: Die einfach verwendbare eSignature für Verträge

Digitale Verträge sparen Ihrem Unternehmen Zeit und Geld. Sie können Transaktionen schneller abschließen, sei es über die Vertriebspipeline oder mit Anbietern. Tresorit eSign bietet Ihnen die Sicherheits- und Datenschutzfunktionen, die Sie sich wünschen – mit einfach verwendbaren Workflows.

Mit Tresorits sicherem Workspace und Lösungen für den sicheren Datentausch steht Ihnen Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zum Schutz von Verträgen und der in ihnen enthaltenen sensiblen Daten zur Verfügung. Wenn Sie Tresorit eSign für Ihr Unternehmen einführen, können Sie Vorlagen und Arbeitsabläufe erstellen, um den gesamten Lebenszyklus eines digitalen Vertrags an einem einzigen Ort zu verwalten. Unsere Lösung bietet differenzierte Zugriffsberechtigungen mit Kontrollfunktionen, um unbefugte Zugriffe einzuschränken und aufzudecken. Mit Tresorit eSign können Sie den Vertragslebenszyklus dokumentieren, inklusive wer den Vertrag gesendet hat, wer ihn unterschreiben muss sowie wann und wo er unterschrieben wurde. Unsere holistische Lösung basiert darauf, Ihnen die volle Kontrolle über Ihre Daten zu bieten: Sie erhalten die Sicherheit, die Sie benötigen, und die Nutzerfreundlichkeit, die Sie sich wünschen.

Um zu erfahren, wie Tresorit eSign Ihnen bei Ihrem digitalen Vertragsmanagement helfen kann, kontaktieren Sie uns noch heute für eine kurze Demonstration.