Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES)? Bedeutung, Vorteile und Anwendungsfälle

In einer zunehmend technisch versierten Welt definieren Unternehmen das Herzstück von Transaktionen neu: die Unterschrift. Der Paradigmenwechsel zu elektronischen Signaturen hin beruht jedoch nicht einfach nur auf Bequemlichkeit. Die Anstieg von Remote-Arbeit, globale Transaktionen und der Bedarf an einer sicheren und effizienten Dokumentenbearbeitung haben elektronische Signaturen quasi zu einer Notwendigkeit gemacht.

Elektronische Signaturen sind zu einem Gut geworden, was die Optimierung von Prozessen und die Reduzierung von Papierkram angeht. Dennoch ist die Gewährleistung von Compliance und Rechtmäßigkeit weiterhin die größte Hürde im Hinblick auf die Übernahme. Qualifizierte elektronische Signaturen (QES) im Sinne der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG (eIDAS) sind die sicherste Form von e-Signaturen –  der Goldstandard, um Rechtskraft und Compliance sicherzustellen. Sie sind handschriftlichen Unterschriften gleichgestellt und haben innerhalb von Europa das höchste rechtliche Gewicht.

Diese Woche werden wir das Konzept qualifizierter elektronischer Signaturen genauer unter die Lupe nehmen und u. a. klären, was sie sind, wie sie funktionieren und auf welche Wege sie Ihre Workflows beim Dokumentenmanagement ankurbeln.

Unser bevorstehendes „State of the Union“-Webinar rückt den Fokus ebenfalls auf QES und untersucht, wie Sie Ihre Dokumenten-Workflows mit EU-qualifizierten elektronischen Signaturen auf das nächste Level bringen können. Registrieren Sie sich unten, um sich Ihren Platz zu sichern.

EES vs. FES vs. QES: Die verschiedenen elektronischen Signaturtypen

In der Europäischen Union legt die eIDAS-Verordnung die Anforderungen an elektronische Signaturen fest. Dieser europäische Rahmenplan für Signaturen wurde geschaffen, um die Digitalisierung voranzutreiben und grenzüberschreitende Transaktionen innerhalb des EU-Raums zu erleichtern. Indem die jeweiligen Parteien ihr beidseitiges Einverständnis zu dem Signaturschema geben, können Transaktionen sicherer, schneller und effizienter abgewickelt werden. Darüber hinaus definiert die Verordnung die rechtlichen Kriterien für elektronische Signaturen. Das bedeutet, dass Unternehmen, die sich darauf verlassen, dass die von Vertrauensdiensten validierten elektronischen Signaturen den höchsten eIDAS-Standards entsprechen, eine sichere rechtliche Position in Gerichtsverfahren einnehmen.

Gemäß der eIDAS-Sicherheits- und Verifizierungsanforderungen lassen elektronische Signaturen sich drei Kategorien zuordnen: einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen (EES, FES und QES). Lassen Sie uns einmal einen Blick darauf werfen, wie sich diese im Hinblick auf Sicherheitsfunktionen, Authentifizierungsverfahren und die rechtliche Lage unterscheiden.

1. Einfache elektronische Signaturen (EES) sind die grundlegendste Form von e-Signaturen. Bei ihnen kann es sich um alles Mögliche handeln, von einem gescannten Bild der handschriftlichen Unterschrift einer Person über den getippten Namen am Ende einer E-Mail-Nachricht bis hin zu sämtlichen elektronischen Prozessen, die die Zustimmung einer Person kennzeichnen. EES finden aufgrund ihrer Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit in weniger kritischen Szenarios, in denen die Risiken und rechtlichen Konsequenzen minimal sind, weitläufig Anwendung.

2. Fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES) bilden die nächste Stufe nach EES. Sie umfassen einzigartige Identifikationsmerkmale, die exklusiv an die unterschreibende Person gekoppelt sind. Fortgeschrittene elektronische Signaturen können nicht nur die unterzeichnende Person identifizieren, sondern auch an dem signierten Dokument im Nachhinein vorgenommene Änderungen erkennen.

FES verlangen im Hinblick auf die Identität der unterschreibenden Person ein höheres Niveau von Sicherheit und Vertrauenswürdigkeit als EES. Sie umfassen z. B. digitale Zertifikate, die kryptografisch mit der unterzeichnenden Person verlinkt sind. Jedoch mangelt es ihnen weiterhin an den strikten Sicherheits- und Verifizierungsmaßnahmen, die für die kritischsten Dokumente verlangt werden.  Daher ist die Beweiskraft von mit FES unterzeichneten Dokumenten nicht in allen EU-Mitgliedsstaaten gleich. Anders ausgedrückt kann ihr Beweiswert somit in Gerichtsverfahren in Frage gestellt werden, wenn bestimmte von nationalen Gesetzen definierte formelle Anforderungen nicht erfüllt werden.

3. Qualifizierte elektronische Signaturen (QES) sind die sicherste und rechtsverbindliche Form elektronischer Signaturen und handschriftlichen Unterschriften gleichgestellt. Unter den e-Signaturen bieten sie  das höchste Sicherheitsniveau und gewährleisten die Integrität und Nichtabstreitbarkeit des signierten Dokuments. Gleichzeitig haben sie minimale Auswirkungen auf die Umwelt und verbessern die betriebliche Effizienz.

Eine qualifizierte elektronische Signatur verlangt die persönliche Verifizierung der Identität der unterschreibenden Person oder äquivalente elektronische Identifikationsverfahren. Außerdem macht sie die Verwendung eines sogenannten Secure Signature Creation Device (SSCD) und ein von einem qualifizierten Vertrauensdienstanbieter (Qualified Trust Service Provider, QTSP) ausgestelltes Zertifikat erforderlich. Aufgrund dieser robusten Sicherheitsmaßnahmen wird qualifizierten elektronischen Signaturen  innerhalb der EU derselbe Rechtsstatus wie handschriftlichen Unterschriften zugestanden, was sie für Transaktionen und Dokumente mit hohem Einsatz tauglich macht.

Schnell, sicher, rechtsverbindlich – wichtige Vorteile von QES, die Sie sich nicht entgehen lassen sollten

Rechtmäßigkeit und Compliance

Gemäß der eIDAS-Verordnung bieten QES einen gesetzlichen Rahmen, mit dem gewährleistet wird, dass die signierten Dokumente denselben Rechtsstatus wie ihr handschriftliches Pendant innehaben. Diese gesetzliche Anerkennung gilt innerhalb der EU grenzüberschreitend und ermöglicht so reibungslose Transaktionen und Zusammenarbeit.

Sicherheit und Authentifizierung

Qualifizierte elektronische Signaturen bauen auf robuste Verschlüsselungstechniken und einzigartige Identifikationsfunktionen und eliminieren so das Risiko von Fälschungen und unbefugten Zugriffen. Ein derartiges Sicherheitsniveau ist im Gesundheitswesen, auf dem Finanzsektor sowie in sämtlichen Branchen, in denen die Vertraulichkeit von Dokumenten nicht verhandelbar ist, von äußerster Wichtigkeit.

Effizienz und Nachhaltigkeit

Qualifizierte elektronische Signaturen machen die Handhabung physischer Dokumente überflüssig, was die für das Verarbeiten und Austauschen von Dokumenten verwendete Zeit drastisch reduziert. Dies beschleunigt nicht nur die Betriebsabläufe, sondern senkt auch die Betriebskosten, die mit dem Ausdrucken, Speichern und der Zustellung von Papierdokumenten einhergehen.

QES können Unternehmen zudem dabei helfen, Papierkonsum und -verschwendung zu reduzieren und so im Einklang mit generellen Umweltschutz- und Nachhaltigkeitszielsetzungen zu stehen, indem vollständig digitale Dokumenten-Workflows und Signaturprozesse übernommen werden.

Die 4 Schritte zum Erhalten einer zertifizierten digitalen Signatur

Um eine qualifizierte elektronische Signatur zu erhalten, müssen Sie eine Reihe von Schritten unternehmen, die das höchste Niveau der Sicherheit und rechtlichen Compliance gewährleisten:

1. Der erste Schritt besteht in der Auswahl eines qualifizierten Vertrauensdienstanbieters (Qualified Trust Service Provider, QTSP), der innerhalb der Europäischen Union anerkannt ist. Eine Übersicht der öffentlich verfügbaren QTSPs finden Sie in den vertrauenswürdigen Listen der EU.
2. Sobald ein qualifizierter Vertrauensdienst ausgewählt wurde, muss sich die Person oder das Unternehmen einer Identitätsprüfung unterziehen.Dieser Prozess kann von Anbieter zu Anbieter variieren. Im Allgemeinen umfasst er jedoch die Vorlage eines amtlichen Ausweisdokuments und verlangt möglicherweise ein persönliches Meeting oder einen Videoanruf. Der Zweck davon ist, die Identität der unterschreibenden Person gründlich zu prüfen, um sie unumstößlich mit ihrer digitalen Signatur zu verknüpfen. Für juristische Personen oder Organisationen sind möglicherweise zusätzliche Dokumente erforderlich, um die Befugnis der Person zu bestätigen, die die qualifizierte elektronische Signatur im Namen der Organisation einzuholen versucht.
3. Im Anschluss an die erfolgreiche Identitätsprüfung muss die unterzeichnende Person sich ein sogenanntes Secure Signature Creation Device (SSCD) beschaffen. Bei SSCDs handelt es sich um Hare hardware oder Ssoftware, die zur sicheren Generierung und Speicherung von digitalen Signaturen geschaffen wurde. Der QTSP gibt oftmals Leitlinien für die Auswahl des richtigen SSCD, damit sichergestellt werden kann, dass es die eIDAS-Sicherheitsauflagen erfüllt.
4. Der letzte Schritt ist die Ausstellung eines digitalen Zertifikats durch denissuance of a digital certificate by the QTSP. Dieses Zertifikat verknüpft die Identität der unterschreibenden Person mit ihrer digitalen Signatur, unter Verwendung kryptografischer Sicherheitsmethoden. Das digitale Zertifikat wird auf dem SSCD gespeichert. Mit ihm kann die unterschreibende Person nun QES erstellen, die rechtsverbindlich und EU-weit anerkannt sind.

Über diesen gesamten Prozess hinweg gewährleistet der Vertrauensdienstanbieter Compliance mit eIDAS-Standards. So werden qualifizierte elektronische Signaturen  ermöglicht, die die höchste Sicherheitsstufe und rechtliche Anerkennung für elektronische Signaturen in der Europäischen Union bieten.

Das Einholen qualifizierter elektronischer Signaturen verlangt im Vergleich zu einfacheren Formen elektronischer Signaturen zwar mehr Mühe und Sorgfalt, aber dafür bieten sie unvergleichbare Garantien für die Integrität und Authentizität digitaler Transaktionen, insbesondere für Vereinbarungen, in denen Rechtmäßigkeit und Sicherheit von besonderer Bedeutung sind.

Was sind die gängigsten Anwendungsfälle für QES? 6 Beispiele vom Bank-bis hin zum Gesundheitswesen

1. Vertragsunterzeichnungen und -management

Unternehmen nutzen QES regelmäßig für die Ausführung von Verträgen, Vereinbarungen und anderen rechtsverbindlichen Dokumenten. Dies gilt für den Dienstleistungssektor und Kreditvereinbarungen, für bestimmte Unternehmensunterlagen sowie für IT-Lizenzvereinbarungen etc.

2. Behördliche Transaktionen

Viele Regierungsbehörden verlangen sichere und beglaubigte Dokumente. Qualifizierte elektronische Signaturen werden u. a. für das Einreichen von Steuererklärungen, die Antragstellung für Genehmigungen und andere offizielle Schriftstücke verwendet. Sie garantieren die Integrität und Nichtabstreitbarkeit dieser Transaktionen.

3. Gesundheitsakten

QES sind für die Vertraulichkeit und Korrektheit von Patientenakten, Einverständniserklärungen für Behandlungsmethoden und den Austausch medizinischer Daten zwischen Einrichtungen von enormer Wichtigkeit.

4. Bankwesen und Finanzen

Qualifizierte elektronische Signaturen bieten für Online-Banking-Transaktionen, Kreditvereinbarungen und Versicherungspolicen das erforderliche Sicherheits- und Authentizitätslevel, um sowohl das Finanzinstitut als auch den Kunden zu schützen. Ein gutes Beispiel hierfür ist BankID, Schwedens Validierungsschema für digitale Signaturen, das ca. 200mal pro Sekunde genutzt wird.

5. Grenzüberschreitende Transaktionen

Aufgrund ihrer europaweiten Anerkennung im Sinne der eIDAS-Verordnung erleichtern QES internationale Geschäftsverhandlungen und -tätigkeiten. Dies ermöglicht Unternehmen die sichere Abwicklung von Transaktionen über Mitgliedsstaaten hinweg, ohne dass dafür physische Dokumente ausgetauscht werden müssen.

6. Schutz geistigen Eigentums

Immaterielle Vermögenswerte machen oftmals über die Hälfte des Werts eines Unternehmens aus – und für Unternehmen in technologie- und innovationsintensiven Branchen sogar bis zu 85%. Der relevante Registrierungsvorgang kann das Einreichen einer Vielzahl von Dokumenten verlangen. Qualifizierte elektronische Signaturen können bei der Anmeldung von Patenten, Marken und Urheberrechten angewendet werden.

Dokumente mit Zuversicht signieren: Tresorit eSign

Tresorits elektronische Signaturen für Dokumente wurden mit derselben Vision geschaffen, die all unseren Lösungen vorausging: unseren Nutzern mehr Kontrolle über ihre Daten zu bieten. Die Absicherung einer digitalen Wirtschaft bedeutet, alle von Unternehmen verwalteten Datenbestände zu schützen, einschließlich der Dokumente, die eine Unterschrift verlangen.

Nutzen Sie Tresorit eSign für Folgendes: 

• Signieren Sie beliebige Dokumente elektronisch auf schnellere Weise und ohne Kompromisse bei der Sicherheit – egal, ob es sich um einen Vertrag über den Kauf von Vermögenswerten, einen Mitarbeitervertrag oder eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) handelt.
• Vereinfachen Sie das alltägliche Unterschreiben von Dokumenten, indem Sie elektronische Signaturen mit nur wenigen Klicks direkt in Tresorit verwenden.
• Vermindern Sie die Risiken bei der Handhabung kritischer Dokumente dank EU-qualifizierter e-Signaturen, dem rechtlichen Pendant zu handschriftlichen Signaturen.
• Bewältigen Sie den Signaturprozess in drei einfachen Schritten: Erstellen Sie eine eSign-Anfrage, teilen Sie den Anfragelink mit Ihren Kollaborationspartnern und erhalten Sie eine Benachrichtigung, wenn diese fertig sind.
• Genießen Sie die Vorteile von Ende-zu-Ende-Verschlüsselung mit Zero-Knowledge-Schutz, dem Goldstandard für Datenschutz, über den gesamten Dokumentenmanagement-Lebenszyklus hinweg – ohne Tresorit dafür verlassen zu müssen.

In unserem nächsten Webinar wird unsere Produktmanagerin Zsofia Molnar Tresorits aktuelle Veröffentlichungen diskutieren und genauer unter die Lupe nehmen, wie elektronische Signaturen sich nahtlos in Tresorit integrieren.

Sie werden insbesondere mehr zu Folgendem erfahren:

• Alles dazu, wie Sie Ihre Dokumenten-Workflows nicht nur mit elektronischen Signaturen, sondern EU-qualifizierten elektronischen Signaturen auf das nächste Level bringen.
• Die Vorteile eines optimierten Signaturprozesses für Dokumente mit einer einzigen, Ende-zu-Ende-verschlüsselten Plattform – ohne den Bedarf für mehrere Tools.
• Wie Sie Datenresidenzoptionen auf Unternehmens- und Nutzerebene festlegen, um eine grenzüberschreitende Zusammenarbeit zu erleichtern, und gleichzeitig diverse Datenschutzgesetze strikt einhalten.

Das kostenlose Webinar ist für alle Interessenten verfügbar und wird am 2. Mai 2024 um 15:00 Uhr MEZ stattfinden. Zusätzlich wird eine spezielle Frage- und Antwort-Sitzung abgehalten, um Fragen, Anliegen oder Bedenken ihrerseits zu adressieren.

Disclaimer: Der Inhalt dieses Dokuments dient ausschließlich der Information und Weiterbildung und sollte keinesfalls als Rechtsberatung angesehen werden. Falls Sie spezifische rechtliche Fragen haben, konsultieren Sie bitte einen in der relevanten Gerichtsbarkeit registrierten Anwalt. Gesetze und Verordnungen können sich von Zeit zu Zeit ändern und der Inhalt dieses Dokuments mag infolgedessen nicht länger aktuell oder korrekt sein. Soweit gesetzlich zulässig gewährt Tresorit keinerlei Zusicherungen oder Garantien im Hinblick auf das vorliegende Material, egal ob ausdrücklich, konkludent oder gesetzlich, einschließlich Zusicherungen, Garantien oder Gewährleistungen von Marktgängigkeit, Gebrauchseignung oder Richtigkeit.