„Hochachtungsvoll A. Lincoln“: Sind handschriftliche Unterschriften überholt oder nicht wegzudenken?

Eines schönen Tages im Jahr 1929 machte sich ein Kleinkrimineller namens Joseph Cosey auf, um der Kongressbibliothek in Washington einen Besuch abzustatten. Er hatte keine kriminellen Absichten, als er das Gebäude betrat. Das änderte sich jedoch, als ihm eine Zahlungsermächtigung aus dem Jahr 1786 in die Hände fiel, die von Benjamin Franklin unterschrieben worden war – und die er unauffällig in seine Hosentasche einsteckte und mit nach Hause nahm. Zu seiner Bestürzung wurde ihm von einem Buchhändler in New York City mit der Aussage die Tür gewiesen, dass die Signatur gefälscht sei.

Der Händler hatte keine Ahnung, dass sein Urteil dazu führen würde, die Karriere des produktivsten Fälschers in der Geschichte der Vereinigten Staaten anzuspornen und zu Chaos auf dem dortigen Absatzmarkt für Autogramme führen würde. Cosey sah die Ablehnung als eine Herausforderung an und verbrachte von dem Zeitpunkt an Monate in öffentlichen Bibliotheken damit, Unterschriften von Würdenträgern zu kopieren, um dem Buchhändler eine Lektion zu erteilen. Im Jahr 1931 gelang es ihm, ein „Hochachtungsvoll A. Lincoln“ derartig meisterhaft auf einem Stück Papier zu fälschen, dass er es dem Händler ohne Umschweife als Original aufschwatzen konnte.

Coseys „Entstehungsgeschichte“ unterstreicht auf herrliche Weise das inhärente Risiko handschriftlicher Unterschriften – nämlich, dass sie gefälscht werden können. Und scheinbar von jedem, der entschlossen genug ist. Jedoch ist dies bei Weitem noch nicht der einzige Nachteil des Unterschreibens von Dokumenten mit Tinte auf Papier.

In diesem Artikel werden wir näher unter die Lupe nehmen, was handschriftliche Unterschriften sind, welche anderen – geschweige denn schnelleren, sichereren und praktischeren – Methoden für das rechtsverbindliche Signieren von Dokumenten zur Verfügung stehen und warum Sie sich für den Wechsel zu einer nicht-handschriftlichen Alternative entscheiden sollten. Auf geht‘s!

Was ist eine handschriftliche Unterschrift? Bedeutung und Beispiele

Der Ausdruck handschriftliche oder eigenhändige Unterschrift bezieht sich im Allgemeinen auf den Prozess, ein Dokument von Hand mit der physischen Signatur einer Person mit Tinte auf Papier zu unterschreiben. Um es juristisch zu formulieren, muss es sich bei einer rechtsgültigen handschriftlichen Unterschrift laut dem Bundesgerichtshof (BGH) um einen die Identität des Unterzeichnenden ausreichend kennzeichnenden Schriftzug handeln, der individuelle und charakteristische Merkmale aufweist, die die Nachahmung erschweren und sich als Wiedergabe eines Namens darstellt. Ein eindeutiger Rückschluss auf die unterschreibende Person muss möglich sein, um Zweifel an ihrer Identität ausräumen zu können.

An dieser Stelle sollte vermerkt werden, dass laut Paragraf 126 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB), der die Schriftform – also das gesetzliche Formerfordernis für die schriftliche Abfassung bestimmter Schriftstücke, Verträge oder Urkunden – festlegt, weder Tinte auf Papier noch die volle Namensunterschrift verbindlich sind: Unterschriften können auch elektronisch über ein Gerät oder eine Maschine oder durch ein beglaubigtes Handzeichen anstelle des Namens erfolgen.

Welche Dokumente erfordern also eine handschriftliche Unterschrift?

In Deutschland besteht das Schriftformerfordernis für bestimmte vertragliche Vereinbarungen, wie z. B. für Hypotheken, notarielle Beurkundungen, Firmenkredite, Vollmachten, die Kündigung von Mietverträgen, Bürgschaften, Patientenverfügungen usw. Für die meisten Verträge und Willenserklärungen gilt jedoch grundsätzlich die Formfreiheit. Jedoch kann auf Wunsch der Unterschreibenden der Bedarf an einer handschriftlichen Unterschrift vertraglich festgesetzt werden.

Handschriftliche Unterschriften vs. elektronische Signaturen: Der Unterschied zwischen den beiden Signaturtypen

Um es ganz simpel auszudrücken, ist eine elektronische Signatur oder eSignatur eine Unterschrift für die elektronische Unterzeichnung einer Vereinbarung oder eines anderen Dokuments.

Laut Gartners Definition ist eine elektronische Signatur eine nachverfolgbare E-Mail oder ein biometrisches Merkmal, das auf eine Nachricht angewendet wird. Dieses biometrische Merkmal kann auf einer digitalisierten Handschrift basieren, die per Kryptografie in eine digitale Signatur umgewandelt wird, oder etwas wie ein Fingerabdruck sein, das mit einem Hash oder Digest der Nachricht kombiniert werden kann, um die Absicht der unterschreibenden Person anzuzeigen. Elektronische Signaturen können nicht entfernt und auf andere Dokumente angewendet werden, um eine Unterschrift zu fälschen.

Digitale Signaturen sind eine Untergruppe elektronischer Signaturen mit einer zusätzlichen Sicherheitsebene. Laut dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) ist eine digitale Signatur eine elektronische Signatur, die auf asymmetrischen Kryptoalgorithmen basiert. So kann die Identität der unterschreibenden Person zweifelsfrei nachgewiesen und die Authentizität und Integrität der elektronischen Nachricht sichergestellt werden – egal, ob es sich dabei um eine E-Mail, eine Kreditkartentransaktion oder ein digitales Dokument handelt. Der Algorithmus erzeugt einen für die unterschreibende Person einzigartigen virtuellen Fingerabdruck, mithilfe dessen sie selbst identifiziert und der Inhalt der Nachricht geschützt wird.

Elektronische Signaturen: Anwendungsfälle und globale Auswirkung

Alltägliche Beispiele elektronischer Signaturen beinhalten die simple Eingabe des eigenen Namens über eine Tastatur oder das Zeichnen einer Unterschrift mithilfe einer Maus oder eines Touchpads, um eine Kreditvereinbarung zu unterschreiben; die Eingabe einer PIN, um die Einkommensteuererklärung einzureichen; das Klicken auf „Ich stimme zu“, um eine Einverständniserklärung zu den Geschäftsbedingungen einer Webseite abzugeben, oder das Erstellen einer elektronischen Signatur über den Touchscreen eines Handys oder Tablets, um die Zustellung eines Pakets zu bestätigen.

Forbes ist der Überzeugung, dass elektronische Unterschriften ihren handschriftlichen Gegenstücken mit Tinte auf Papier in nahezu jeder Hinsicht überlegen sind. Sie sind unmittelbar und beständig, tragbar, rechtsverbindlich und umweltfreundlicher. Darüber hinaus sparen sie Zeit und Portokosten, da der Aufenthaltsort des Empfängers keine Rolle spielt und sie in Sekundenschnelle fertiggestellt werden können. Da verwundert es kaum, dass elektronische Unterschriften sich im Zuge des letzten Jahrzehnts an zunehmender Popularität erfreut haben.

In den USA haben beispielsweise sogar zwei Gesetze dem elektronischen Signieren von Dokumenten rechtliche Anerkennung gewährt.

Der Electronic Signatures in Global and National Commerce Act oder E-Sign Act wurde im Jahr 2000 verabschiedet, um elektronischen Aufzeichnungen und Signaturen in kommerziellen Transaktionen oder mit Auswirkung auf diese über Staats- und Landesgrenzen hinaus allgemeine Gültigkeit zuzuschreiben. Das Gesetz gestattet ausdrücklich die Nutzung elektronischer Aufzeichnungen, um jegliche Statuten, Vorschriften oder Rechtsgrundsätze, die die schriftliche Bereitstellung derartiger Informationen verlangen, zu erfüllen, unter Voraussetzung der bestätigten und gültigen Zustimmung der unterschreibenden Personen.

Der Uniform Electronic Transactions Act oder UETA wurde im selben Jahr als Reaktion auf die Zunahme elektronischer Kommunikationsmittel und Businessaktivitäten verabschiedet. Das Gesetz dient als rechtliche Grundlage für die Verwendung dieser Mittel, vorausgesetzt, dass die beteiligten Parteien elektronischen Geschäftsverhandlungen zugestimmt haben. Wie Chief Attorney Sandra Norman-Eady betont, spricht UETA elektronischen und papierbasierten Transaktionen dieselbe rechtliche Grundlage zu, um Schranken im E-Commerce abzubauen.

Im Jahr 2014 wurde die Verordnung Nr. 910/2014 der Europäischen Union über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen, kurz eIDAS oder IVT, im gleichen Sinne verabschiedet – sprich, um grenzüberschreitende Transaktionen abzusichern und ein kalkulierbares regulatorisches Umfeld zu schaffen. Das Ergebnis ist ein sicheres und reibungsloseres Nutzererlebnis für EU-Bürger, u. a. beim Einreichen von Steuererklärungen, bei der Immatrikulation an ausländischen Universitäten, beim Eröffnen eines Bankkontos online und bei der Gründung eines neuen Unternehmens in einem der Mitgliedsstaaten.

Vorteile elektronischer Signaturen, die Sie sich nicht entgehen lassen sollten

1. Kürzere Bearbeitungszeiten

Laut Gartner können Verzögerungen bei den rechtlichen und Compliance-Aktivitäten eines Unternehmens dazu führen, dass der Vertragsprüfungszyklus 1,3-mal so lange dauert, 6,5 zusätzliche Tage für Produkteinführungsprozesse benötigt werden, 7 Millionen US-Dollar an Umsatzeinbußen verbucht werden oder Vertragsabschlüsse mit Dritten 32% länger dauern. Signaturen einzuholen und den Fortschritt des Vorgangs im Blick zu behalten, kann einen erheblichen Zeitaufwand beim Vertragsmanagementprozess darstellen. Dies kann drastisch reduziert werden, indem Nutzern das Signieren und Zurücksenden von Dokumenten mittels weniger Klicks oder Taps ermöglicht wird.

2. Verbessertes Mitarbeitererlebnis

Laut Kallidus geben 58% von Unternehmen an , dass es sich in ihrem Onboarding-Programm mehr um die Prozesse und den Papierkram als um die Menschen dreht. Wenn die abschreckenden administrativen Aufgaben des Mitarbeiter-Onboardings jedoch in den digitalen Raum verlagert werden, kann dies dabei helfen, dass Unternehmen ein guter Start mit ihren neuen Mitarbeitern gelingt, und alle am Prozess Beteiligten entlastet werden. Wenn man erwägt, dass sich die Anzahl der ortsunabhängig arbeitenden Personen allein in den USA bis zum Jahr 2025 nahezu verdoppeln soll, werden die mit dem Online-Signieren von Mitarbeiterdokumenten verbundene Geschwindigkeit und Einfachheit mit großer Wahrscheinlichkeit von einem Plus zu einer Priorität werden.

3. Sichere und gut organisierte Dokumente

Unsere eigene Recherche hat ergeben, dass der potenzielle Kontrollverlust über geteilte Dateien für 47% europäischer Unternehmen eine große Sorge ist. Nur weil ein Dokument auf Papier ausgedruckt und unterschrieben wurde, bedeutet dies noch lange nicht, dass es somit sicher ist. Studien haben gezeigt, dass eines von 20 Dokumenten verloren geht oder verlegt wird. Und für die 19 anderen, für die das nicht der Fall ist, lässt es sich trotzdem schwer nachverfolgen, wer auf sie Zugriff nehmen und sie möglicherweise zweckentfremden kann. Mit Tools für elektronische Signaturen können Sie die Produktivität steigern, ohne dabei Kompromisse im Hinblick auf Sicherheit, Compliance oder Kontrolle einzugehen.

4. Gesteigerter Komfort für Kunden

Ein uneinheitliches Kundenerlebnis ist für 72% der weltweiten Internetnutzer ein Dealbreaker – und zwar zu dem Maß, dass sie lieber zu einem anderen Serviceanbieter oder einer anderen Marke wechseln würden, als so etwas noch einmal mitzumachen. Oder sie beenden das Verhältnis: Die durchschnittliche Abbruchrate für die Eröffnung neuer Sparkonten liegt beispielsweise bei über 50%. Funktionalitäten für das Signieren online gestatten es Unternehmen, eine flüssige und konsistente Customer Journey von Touchpoint zu Touchpoint zu schaffen und für die Art von maßgeschneiderten und stressfreien Interaktionen zu sorgen, die Kunden heutzutage in zunehmendem Maße erwarten oder gar als selbstverständlich voraussetzen.

Dokumente mit Zuversicht elektronisch signieren: Tresorit eSign

Tresorits elektronische Signatur für Dokumente wurde mit derselben Vision designt, die wir für all unsere Lösungen hatten: Nutzern mehr Kontrolle über ihre Daten zu bieten. Zur Sicherung einer digitalen Wirtschaft gehört es, alle von Unternehmen verwalteten Datenbestände zu sichern, einschließlich der Dokumente, die eine Unterschrift verlangen. Nutzen Sie Tresorit eSign für Folgendes:

• Signieren Sie beliebige Dokumente – egal, ob Verträge über den Verkauf von Vermögenswerten, Mitarbeiterverträge oder Vertraulichkeitsvereinbarungen – schneller elektronisch, ohne dabei die Sicherheit aufs Spiel zu setzen.
• Richten Sie differenzierte Zugriffskontrollen für Dokumente ein und teilen Sie diese auf sichere Weise mit internen oder externen Unterschreibenden über verschlüsselte E-Mails oder mithilfe verschlüsselter Links.
• Behalten Sie den Überblick über fertiggestellte, ausstehende oder abgelehnte Anfragen und richten Sie einen sicheren Speicher für Verträge ein, um abteilungsübergreifend zusammenzuarbeiten – alles an einem Ort.
• Erledigen Sie den Signaturprozess in drei einfachen Schritten: Erstellen Sie eine eSign-Anfrage, teilen Sie den Link für die Anfrage mit Ihren Kollaborationspartnern und erhalten Sie eine Benachrichtigung, wenn alles fertig ist.