HR ohne Unterbrechung: der Weg eines Start-ups zum Erfolg und zur Sicherheit

Die zwei Seiten einer Erfolgsgeschichte

PayFit, ein wachsendes Software-als-Service-Unternehmen, setzt - um es auf den Punkt zu bringen - alles daran, den Arbeitsalltag angenehmer zu gestalten. Oder wenigstens müheloser, wenn es um die Verwaltung von Lohnabrechnungen und andere HR-Aufgaben geht. "Unser Hauptsitz befindet sich in Frankreich, aber wir bieten auch Services für Kunden in Spanien, Deutschland und im Vereinigten Königreich", sagt Guillaume Gohin, Leiter der Sicherheitsabteilung bei PayFit. Die vierjährige Geschichte der Firma ist ein Paradebeispiel für Start-up-Unternehmen. PayFit wurde im Jahr 2015 aus einer ambitionierten Idee geboren, und zwar um die arbeitsrechtlichen Vorschriften in Frankreich zu digitalisieren und diese in ein leistungsfähiges Personalmanagement-Tool zu integrieren - und dann zum nächsten Land zu gehen und den Prozess zu wiederholen. Die Ingenieure des Unternehmens entwickelten eine völlig neue Programmiersprache, JetLang, mit dem konkreten Ziel, die Komplexität der Aufgabe erfolgreich zu bewältigen.

Ihre Anstrengungen haben sich definitiv ausgezahlt. Denn heute verlassen sich mehr als 3000 kleine und mittelständische Unternehmen aus allen möglichen Branchen darauf, dass PayFit sich um das gesamte Spektrum ihrer HR-Aktivitäten kümmert - vom Onboarding neuer Mitarbeiter über das Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement bis hin zur Verwaltung von Betriebsausgaben. Das 300 Mitarbeiter zählende Personal arbeitet derzeit in Paris, Barcelona, Berlin und London. Allein im Januar dieses Jahres beschaffte das Unternehmen eine neue Investitionsrunde con Eurazeo und Bpifrance in Höhe von 70 Millionen Euro. Mit der neuen Finanzierung plant das Unternehmen, seine Software weiterzuentwickeln, weitere Standorte europaweit zu öffnen und die Mitarbeiterzahl bis 2020 auf 600 und bis 2021 auf 1000 zu erhöhen. So erfolgreich PayFits Lösung auch sein mag, war es dennoch herausfordernd sicherzustellen, dass sie alle Sicherheitsanforderungen erfüllte.

Eine anspruchsvolle Arbeitsumgebung

"Die Daten, die wir über unsere Klienten speichern, sind per definitionem höchst vertraulich, wie z. B. Gehaltsabrechnungsdaten, Identitätsdokumente und Gesundheitsinformationen. Wir arbeiten stetig daran, unsere Tools und Prozesse sicherer zu machen“, erklärt Guillaume. Er fügt hinzu: "Was uns dazu bewegte, nach einer Lösung wie Tresorit zu suchen, war, dass wir beim Onboarding neuer Klienten eine sichere Umgebung für ihre Daten einrichten mussten. Darüber hinaus brauchten wir auch ein Tool zum Teilen von Daten innerhalb und außerhalb der Organisation." Sie setzten zunächst G Suite ein, um diesen Bedarf abzudecken. Doch kurz vor dem Eintritt des Unternehmens in den deutschen Markt meldeten die ortsansässigen Mitarbeiter umgehend ihre mit der Lösung verbundenen ernsthaften Sicherheitsbedenken. Es hätte keinen besseren Zeitpunkt geben können.

"Es war ein guter Anlass, uns endlich nach anderen Lösungen auf dem Markt umzuschauen, die sicherer als G Suite, aber genauso nutzerfreundlich wie die Dropbox-Lösung sind“, sagt Guillaume. Sein Team erstellte eine tiefgreifende Analyse über die branchenführenden Anbieter und entschied sich dafür, Tresorit eine Chance zu geben. "Letztendlich kommt alles auf die Sicherheit an. Wir wollten sicherstellen, dass, auch wenn unsere Daten von irgendeinem Dritten gehackt werden sollten, diese immer noch geschützt bleiben. Ausschließlich Tresorits Ende-zu-Ende-Verschlüsselung kann dies garantieren“, unterstreicht der Sicherheitsexperte. Es wurde schnell ein kleines deutsches Team mit Mitgliedern aus allen geschäftlichen Bereichen zusammengestellt, um die neue Kollaborationssoftware zu testen. Und schon bald wurde die Lösung zum Teilen von Dateien im gesamten Unternehmen verwendet.

Sichere Datenfreigabe und Zusammenarbeit innerhalb und außerhalb des Büros

"Es gibt drei Anwendungsfälle. Beim Onboarding neuer Klienten fordern wir sie auf, ihre Informationen mit Tresorit zu senden. Also sichern wir zunächst den Datentransfer ab. Der zweite Bereich ist die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens. Die Mitarbeiter können Ordner untereinander teilen und in diese Dateien hochladen, um an ihnen gemeinsam zu arbeiten. Und zu guter Letzt benutzen wir Tresorit, um sensible Daten abzusichern. Der Großteil unserer Mitarbeiter verwendet Laptops. Wenn diese verloren gehen oder gestohlen werden, bleiben alle Dateien auf dem Gerät dank Tresorit geschützt und können einfach mit dem neuen Laptop synchronisiert werden“, erklärt Thierry Dang, IT-Manager. Er sorgt dafür, dass sich Mitarbeiter von PayFit dieser Anwendungsfälle bewusst sind und diese konsequent verfolgen.

"Wir haben sehr hart daran gearbeitet, unsere Kollegen in Sachen Datenschutz zu sensibilisieren. Beim Onboarding neuer Mitarbeiter laden wir sie zu unserem Unternehmenskonto ein und im Rahmen einer kurzen Demo präsentieren wir ihnen, wie man Links zum Teilen erstellt, Dateien hochlädt und diese synchronisiert“, erklärt er. Die Nutzung von Tresorit wurde zum wichtigen Bestandteil von PayFits Geschäftsalltag. Besonders seitdem das Unternehmen neue interne Richtlinien eingeführt hat, um die Übermittlung vertraulicher und personenbezogener Informationen über E-Mail, Slack oder andere unsichere Kanäle zu unterbinden. "Doch wir ermutigen generell alle dazu, Tresorit-Links zu nutzen, unabhängig von dem zu teilenden Datentyp“, fügt Thierry hinzu.

Und seine Kollegen scheinen ein offenes Ohr dafür zu haben. "Vor kurzem hat jemand in unserem Finanzteam seinen Laptop im Flughafen verloren. Nun ist es so, dass die Mitarbeiter der Finanzabteilung das ausführlichste Datenschutztraining erhalten, denn sie handhaben die sensibelsten Informationen. Daher kontaktierte uns unsere Mitarbeiterin umgehend und, da alle wichtigen Dokumente in Tresorit abgesichert worden waren, konnten wir diese über die Distanz schnellstmöglich von dem Computer löschen“, erinnert er sich. Auf die Frage nach dem größten Vorteil von Tresorit betonen beide Experten die Nutzerfreundlichkeit und Sicherheit. "Tresorit bietet ein erhöhtes Sicherheitslevel an - ohne den Arbeitsprozess zu hindern. Es ist nicht einfach, eine ähnliche Lösung auf dem Markt zu finden."

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