Das Heilmittel gegen verschlüsselte E-Mails

"Können Sie das nicht einfach in einer E-Mail schicken?"

Guy Applebee war frustriert, als er in seinem Büro in der Hauptstraße von Chichester im Vereinigten Königreich saß. Als einer der Partner von Alpha Independent Mortgages war das Beheben von Fehlern seiner IT-Sicherheitssoftware das Letzte, worauf er seine Zeit verwenden wollte.

Der Versicherungs- und Hypothekarberater verwendete verschlüsselte E-Mails zum Teilen vertraulicher Daten, wie beispielsweise Ausweisdaten, Einkommensnachweise und Steuererklärungen. Guy telefonierte gerade mit dem neusten Klienten, der mit der Lösung unzufrieden war. "Können Sie das nicht einfach in einer E-Mail schicken?", fragte der Klient. Das Erwähnen der lähmenden Bußgelder, die für das Riskieren von Kundendaten anfallen, würde ihn nicht überzeugen − es war ihm egal. Sein einziges Interesse bestand darin, seine Hypothekaranfrage rechtzeitig einzureichen.

Sobald das Support-Telefonat beendet war, rief Guy seinen Businesspartner Graham an. Es war an der Zeit, den richtigen Weg zum Teilen von Dateien zu finden. Einfach genug, um von Klienten verwendet zu werden. Sicher genug, um deren Unternehmen zu schützen.

Kundenzufriedenheit versus Sicherheit?

Jahrelang verließ Alpha sich auf die reguläre Post und in seltenen Fällen auf E-Mail, um Dokumentation zu teilen. Die Post brauchte mehrere Tage, bevor sie den Empfänger erreichte. Zur gleichen Zeit begannen Nachrichten von gewaltigen Datenverlusten Schlagzeilen zu machen. Hypothekarzeitschriften veröffentlichten Horrormeldungen von Kleinunternehmen, die durch Hacker oder eine verlegte E-Mail in den Ruin getrieben wurden.

Im Gespräch über ihre tagtäglichen Probleme erklärt Guy − "Wenn die Dokumentation, die wir handhaben, gestohlen werden würde, könnten wir auf Fahrlässigkeit verklagt und unser Geschäft geschlossen werden. Wir könnten gefordert werden, unseren Klienten Schadensersatz zu zahlen. Und wir würden mit Sicherheit Bußgelder auferlegt bekommen."

Ein Bußgeld muss nicht unbedingt das Ende bedeuten, aber Studien haben gezeigt, dass 38% von Kunden die Geschäftsbeziehung mit einem Unternehmen, dem eine Datenschutzverletzung widerfahren ist, beenden. Dies kann für ein kleines Unternehmen fatal sein. Um den Datentausch zu sichern, wandte Alpha sich an einen führenden Anbieter von verschlüsselten E-Mails. Ihre Klienten waren nicht IT-versiert, aber jeder einzelne von ihnen nutze E-Mail, so ihre Begründung. Das Hinzufügen eines kleinen Schrittes zu dem Gesamtprozess wäre akzeptabel im Gegenzug für Sicherheit.

Um jedoch verschlüsselte E-Mails einzurichten, mussten die Klienten:

1. Ein E-Mail-Plugin herunterladen
2. Es installieren
3. Sich registrieren
4. Ein "öffentliches-privates Schlüsselpaar" erstellen
5. Den öffentlichen Schlüssel mit Alpha austauschen
6. E-Mails stückweise verschlüsseln und entschlüsseln

"Als wir sichere E-Mails verwendeten, war ungefähr 1 von 2 Klienten nicht dazu in der Lage, diese effektiv zu nutzen." Wenn Klienten Probleme widerfuhren, wendeten sie sich an Alpha, da der E-Mail-Service keinen Support für Konten von Kleinbetrieben anbot.

Das Unternehmen verlor wertvolle Zeit und das Vertrauen der Kunden. Viele Klienten, die mit dem System frustriert waren, begannen damit, wieder einfache E-Mails zu verwenden. Dies setzte Alpha Sicherheitsrisiken aus. Tagtäglich kam es zu Support-Anrufen. Die Sicherheit verlangsamte die Geschäfte.

Das Kopfzerbrechen beenden

Eine Zufallsbegegnung wendete das Schicksal von Alpha. Ein ortsansässiger Geschäftsmann empfahl einen neuen Service mit dem Namen Tresorit als Allheilmittel für all ihre Datenmanagementprobleme. "Bevor wir zu Tresorit wechselten, waren unsere wichtigsten Erwägungen: Ist das System wirklich so sicher, wie es behauptet wird? Und ist es nutzerfreundlich?" – sagt Guy.

Alpha befragten Freunde, die im Bereich IT-Sicherheit tätig sind, und recherchierten den Anbieter. Sie waren der Überzeugung, dass Tresorit ihre Sicherheitsbedürfnisse erfüllte. Tresorits $50.000-Hackerwettbewerb gab ihnen zusätzliche Gewissheit.

Um den Service zu testen, zogen sie einfach einen Ordner in die Tresorit-Anwendung. Das Verschlüsseln der Ordnerinhalte auf dem Gerät und die anschließende Synchronisation mit der Cloud liefen automatisch und in Sekundenschnelle ab. Klienten erhielten eine persönliche E-Mail-Einladung und hatten keinerlei Probleme, auf ihre sensiblen Dokumente zuzugreifen.

"Alle Dokumente, die wir in Tresorit ablegen, erscheinen unmittelbar auch auf dem Laptop unserer Klienten. Wir können telefonieren und gemeinsam in die Unterlagen schauen, anstatt alles per Post zu verschicken und 2-3 Tage zu warten."

Sobald Alpha von Tresorits Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit überzeugt waren, übertrugen sie all Ihre Geschäftsunterlagen in das System. Bis dato arbeiteten Guy and Graham an vertraulichen, internen Geschäftsdokumenten isoliert, bis sie die Gelegenheit hatten, sich persönlich zu treffen. Mit Tresorit verbesserte sich somit auch die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens. Nach nur einigen Aufträgen für wenige Klienten waren Alpha von Tresorit überzeugt.

Weniger Support, glücklichere Kunden

Guy fiel nach dem Wechsel die unmittelbare und drastische Reduzierung von Beschwerden und frustrierten Kunden auf. "Nur sehr wenigen Klienten widerfahren überhaupt irgendwelche Schwierigkeiten mit Tresorit. Wir verwenden viel weniger Zeit auf technischen Support und bieten unseren Klienten gleichzeitig mehr Sicherheit." Wenn doch irgendwelche Probleme auftreten, leistet das Tresorit-Support-Team innerhalb von 24 Stunden Hilfe.

Zu guter Letzt stellten Guy und Graham fest, dass einfach anwendbare Sicherheit auch ein Verkaufsargument für potentielle Neukunden sein kann. Es mag nicht immer an erster Stelle im Kopf der Klienten sein, wenn sie durch die Tür kommen, aber sobald Alpha das Thema ansprechen, wird ihnen der Bedarf klar. "Eines der ersten von uns erwähnten Themen, wenn wir mit einem neuen Klienten sprechen, ist Tresorit. Die Kunden sind von der Idee begeistert. Das hebt uns von unserer Konkurrenz ab."

Das Versprechen von Sicherheit hat sie nicht enttäuscht. Seitdem sie in 2013 zu Tresorit wechselten, sind Alpha keinerlei Datenschutzverletzungen widerfahren oder Bußgelder auferlegt worden.

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